4.6.6 Транспортировка и перемещение документов.

При транспортировке единиц хранения электронных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных упаковок, обеспечивающих их защиту от влаги, осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка единиц хранения электронных документов производится в вертикальном положении при плотной укладке электронных носителей, исключающей возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и различных сотрясений.

Не допускается совместная и одновременная транспортировка или перемещение рабочих и резервных экземпляров электронных документов.

Для перемещений внутри организации могут использоваться передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки единиц хранения электронных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.

Транспортировка единиц хранения электронных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

4.7 Специальная физическая и техническая обработка электронных документов

Специальная обработка электронных документов проводится с целью:

– устранения причин, приводящих к утрате единиц хранения и единиц учета электронных документов;

– создания условий для воспроизведения и использования электронных документов в долговременной перспективе.

Основными видами специальной обработки электронных документов являются:

– очистка поверхности электронных носителей от пыли и частиц грязи вручную или на специальном очистительном оборудовании;

– удаление вредоносных компьютерных программ (компьютерных вирусов);

– создание (замена) рабочих и резервных экземпляров электронных документов, в случае их утраты;

– создание экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах.

Работы по специальной обработке электронных документов подразделяются на плановые, выполняемые в режиме очередности, и внеочередные.

К внеочередным относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением электронных носителей огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

В зависимости от масштабов поражения внеочередной обработке подвергаются отдельные единицы хранения, группы единиц хранения, отдельные массивы электронных документов и, соответственно, отдельные средства хранения и места хранения или все хранилище целиком.

Плановая специальная обработка электронных документов проводится по результатам проверки их физического и технического состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам и архива. Приоритет отдается особо ценным электронным документам.

При ручной очистке электронных носителей:

– прилипшие частицы пыли или грязи удаляют сухой мягкой тканью;

– серьезное загрязнение рабочей поверхности, в том числе вызванное прикосновением пальцев, удаляются влажной мягкой тканью;

– загрязнения маслом или жиром удаляют мягкой материей, смоченной в растворе этилового или нашатырного спирта.

Чистящий раствор следует наносить на ткань, а не на поверхность диска. Диск следует протирать в радиальном направлении, чтобы свести к минимуму возможность нанесения царапин по направлению его окружности. Другой способ очистки дисков – обработать его очищенным сжатым воздухом или азотом при давлении менее 275 кПа.

После проведения работ по очистке электронных носителей они должны быть подвергнуты акклиматизации в специальном помещении.

В целях снятия копирэффекта и статического напряжения магнитные ленты необходимо прокручивать каждые 1,5 года.

Перед размещением магнитных лент в хранилище их следует перемотать в конец кассеты или картриджа.