- •2.Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций
- •Реферат
- •Введение
- •1 Общие положения
- •1.1 Термины и определения
- •2 Экспертиза ценности электронных документов
- •2.1 Нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов
- •2.2 Организация проведения экспертизы ценности электронных документов
- •2.3 Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов
- •2.4 Порядок оформления результатов экспертизы ценности электронных документов.
- •3 Комплектование архива
- •3.1 Комплектование архива электронными документами.
- •3.2 Источники комплектования.
- •3.3 Состав электронных документов, подлежащих передаче в архив.
- •3.4 Включение электронных документов в номенклатуру организации.
- •3.5 Порядок подготовки электронных документов к передаче в архив электронной документации организации.
- •3.6 Миграция электронных документов.
- •3.7. Запись документов на электронные носители.
- •3.8 Требования к оформлению носителей с электронными документами, передаваемых в архив.
- •3.9 Составление и оформление сдаточной описи электронных документов, подготовленной в структурном подразделении.
- •3.9.4 Оформление удостоверяющего листа к сдаточной описи.
- •3.10 Составление и оформление сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленной в структурном подразделении.
- •3.11 Передача электронных документов в архив организации.
- •4 Обеспечение сохранности документов архива
- •4.1 Система мер обеспечения сохранности электронных документов
- •4.1.2 Создание оптимальных условий хранения документов на электронных носителях.
- •4.2 Требования к помещениям и хранилищам
- •4.3 Режимы хранения электронных документов
- •4.3.1 Световой режим.
- •4.3.2 Температурно-влажностный режим.
- •4.3.3 Акклиматизация электронных носителей.
- •4.3.4 Санитарно-гигиенический режим.
- •4.3.5 Эксплуатационный режим.
- •4.3.6 Охранный режим.
- •4.4 Размещение электронных документов.
- •4.5 Средства хранения электронных носителей.
- •4.5.4 Топографирование.
- •4.6 Порядок выдачи электронных документов из архива
- •4.6.6 Транспортировка и перемещение документов.
- •4.7 Специальная физическая и техническая обработка электронных документов
- •4.7.1 Резервные и рабочие экземпляры электронных документов в архиве электронных документов организации
- •4.7.2 Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах
- •4.8 Контроль наличия и состояния электронных документов
- •4.9 Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ
- •5 Организация документов в архиве электронной документации
- •5.1 Электронная документация в составе фонда организации
- •5.2 Определение принадлежности электронных документов к составу фонда организации
- •5.3 Организация электронных документов в пределах архивного фонда
- •6 Учет электронных документов в архиве электронной документации
- •6.1 Общие требования к учету электронных документов в архиве
- •6.2 Единицы учета электронных документов
- •6.3 Система учетных документов архива электронной документации
- •6.4 Порядок ведения основных учетных документов архива
- •6.4.2 Книга учета поступления документов на электронных носителях.
- •6.4.3 Книга учета единиц хранения электронных документов.
- •6.4.4 Список фондов архива электронных документов.
- •6.4.5 Лист учета электронных документов фонда.
- •6.4.6 Архивная опись единиц учета электронных документов.
- •6.4.6.1 Удостоверяющий лист к описи.
- •6.4.7 Реестр описей единиц учета электронных документов.
- •6.4.8 Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах.
- •6.4.9 Карточка единицы хранения электронных документов.
- •6.4.10 Дело фонда.
- •6.4.11 Учет электронных документов временного (до 10 лет) хранения.
- •6.5 Ведение учетных баз данных в архиве организации.
- •7 Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к документам архива электронной документации
- •7.1 Архивная опись единиц учета электронных документов
- •7.1.3 Состав и характеристика описательных статей архивной описи по видам единиц учета электронных документов.
- •7.1.6 Оформление справочного аппарата к архивной описи.
- •7.2 Историческая справка к фонду
- •7.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат
- •8 Использование электронных документов
- •8.1 Порядок доступа к документам архива электронной документации и формы их использования
- •8.2 Информационное обеспечение пользователей архива электронной документации
- •8.2.1 Организация работы читального зала архива электронной документации.
- •8.2.2 Создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц.
- •8.3 Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
- •8.3.1 Порядок исполнения запросов.
- •8.3.2 Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
- •9 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив
- •9.1 Временное хранение электронных документов Архивного фонда Российской Федерации
- •9.2 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение
- •Приложения
- •1. Форма номенклатуры дел организации
- •2. Форма Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении
- •3. Пример составления Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении
- •4. Форма Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
- •5. Пример составления Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
- •6. Сдаточная опись единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленная в структурном подразделении
- •7. Книга учета поступления и выбытия электронных документов
- •8. Книга учета единиц хранения электронных документов
- •9. Список фондов
- •10. Лист учета электронных документов фонда
- •11. Форма Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
- •(Описание видов единиц учета в файловой структуре)
- •12. Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
- •Приложение № 13
- •13. Форма Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
- •14. Пример заполнения Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
- •15. Архивная опись единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения
- •(Описание видов единиц учета в файловой структуре)
- •16. Удостоверяющий лист к архивной описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения
- •17. Реестр описей единиц учета электронных документов
- •18. Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах
- •19. Пример заполнения карточки единицы хранения электронных документов
- •Заверительная надпись:
- •Контроль физического и технического состояния
- •Ведомость записи электронных документов на электронный носитель
- •20. Книга учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения
- •Паспорт архива электронных документов организации на 1 декабря 20_07__года
- •22. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению
- •Оборотная сторона Акта
- •23. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов
- •24. Акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов
- •25. Акт о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны
- •26. Акт приема–передачи электронных документов из другой организации, от юридического или физического лица
- •27. Акт приема–передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив
- •28. Пример оформления Акта создания рабочего (резервного) экземпляра электронного документа
- •29. Акт записи, копирования электронных документов на единицу хранения
- •30. Пример оформления Акта проведения миграции электронных документов
- •31. Акт о технических ошибках в учетных документах
- •32. Акт об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.Д.
- •33. Пример оформления Акта выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах
- •34. Пример оформления Акта проверки физического и технического состояния электронных документов
- •1.1. Проверка электронного носителя
- •1.2. Проверка единиц учета на электронном носителе.
- •35. Карточка поврежденных единиц учета электронных документов карточка поврежденных единиц учета электронных документов
- •36. Лист проверки наличия и состояния электронных документов
- •37. Акт проверки наличия и состояния электронных документов
- •38. Карточка учета необнаруженных единиц хранения электронных документов
- •39. Карточка учета необнаруженных единиц учета электронных документов
- •40. Примерный перечень страховых компьютерных форматов
- •41. Заказ на выдачу документов на электронных носителях
- •42. Акт о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование
- •43. Книга выдачи электронных документов из хранилища
- •Книга выдачи электронных документов из хранилища
- •Титульный лист книги выдачи документов на электронных носителях из хранилища
- •44. Лист использования единицы хранения электронных документов
- •Лист использования единицы хранения электронных документов
- •45. Журнал регистрации выданных экземпляров электронных документов
12. Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
Фонд №_1_ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № _1_ Наименование должности
единиц учета электронных документов руководителя организации
постоянного хранения
Подпись Расшифровка
подписи
« 08 » августа 2007 г.
Название описи: Регистрационно-контрольные карточки и электронные копии распорядительных документов Государственного унитарного предприятия «Микрон»
Крайние даты: 25.12.2002 – 31.12.2003
Отметка об ограничении доступа к документам и дата снятия ограничения: ДСП, 01.01.2009 г.
Статус документов: Подлинные электронные документы
(подлинные электронные документы или копии электронных документов)
Тип формата документов: В страховых форматах
(в страх. форматах, в пользов. форматах)
Форматы документов: TXT, RTF, TIFF
1) Характеристика носителя с резервным экземпляром электронных документов:
№01, CD-R, 700 Мб, Verbatim Corporation, 2057 47RI96456 2159 80
(инв. номер по описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер
2) Характеристика носителя с рабочим экземпляром электронных документов:
№02, CD-R80, 700 Мб, TDK, 07193R12G31821504
(инв. номер по описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер
\Распорядительные документы - 2003\
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя папки |
Объем в байтах |
Количество вложенных |
Аннотация документов |
Крайние даты документов |
Примечания |
|
|
файлов |
папок |
|||||||
|
1 |
<пр> |
<1-Тексты документов> |
3280480 |
120 |
17 |
Файлы в формате RTF с текстами распорядительных документов ГУП «Микрон» |
04.01.2003 – 29.12.2003 |
|
|
2 |
<пр> |
<2-Копии документов> |
17438120 |
95 |
2 |
Файлы в формате TIFF с оцифрованными копиями распорядительных документов ГУП «Микрон» |
04.01.2003 – 29.12.2003 |
|
|
3 |
<пд> |
<3-БД РКК> |
212954 |
15 |
0 |
Файлы базы данных в страховом формате с регистрационно-контрольными карточками распорядительных документов ГУП «Микрон» |
25.12.2002 – 31.12.2003 |
|
Приложение № 12 (продолжение)
\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов (#1)
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя папки |
Объем в байтах |
Количество вложенных |
Заголовок дела (Аннотация) |
Крайние даты документов |
Делопр-нный индекс |
|
|
файлов |
папок |
|||||||
|
4 |
<пд> |
<01-01-Приказы-Т> |
1913010 |
55 |
15 |
Файлы в формате RTF с текстами приказов по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №№1–30 |
16.01.2003 – 26.12.2003 |
01-01 |
|
5 |
<пд> |
<01-02-Распоряжения-Т> |
1367470 |
65 |
0 |
Файлы в формате RTF с текстами распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №№1–65 |
04.01.2003 – 29.12.2003 |
01-02 |
\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-01-Приказы-Т (#4)
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя папки |
Объем в байтах |
Количество вложенных |
Аннотация документов |
Примечания |
|
|
файлов |
папок |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
6 |
<п> |
<01-01-Приказ-01> |
75534 |
2 |
0 |
Файлы с текстами приложений к приказу №1 от 16.01.2003 г.; ед. уч. №21 |
|
|
7 |
<п> |
<01-01-Приказ-04> |
42748 |
1 |
0 |
Файлы с текстами приложений к приказу №4 от 22.01.2003 г.; ед. уч. №24 |
|
|
8 |
<п> |
<01-01-Приказ-10> |
59831 |
3 |
0 |
Файлы с текстами приложений к приказу №10 от 12.02.2003 г.; ед. уч. №30 |
|
|
-//- |
|
|
|
|
|
|
|
–//–
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя файла с расширением |
Объем в байтах |
Последнее изменение файла |
Контрольная сумма |
Аннотация |
Примечания |
|
|
Дата |
Время |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
21 |
<ф> |
01-01-Приказ-01.rtf |
34702 |
14.01.2003 |
11:24:46 |
E37B0427 |
Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №1 от 16.01.2003 г. |
|
|
22 |
<ф> |
01-01-Приказ-02.rtf |
18937 |
19.01.2003 |
09:25:00 |
37EBAB8C |
Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №2 от 19.01.2003 г. |
|
|
23 |
<ф> |
01-01-Приказ-03.rtf |
20647 |
22.01.2003 |
17:30:32 |
016B9115 |
Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №3 от 22.01.2003 г. |
|
|
24 |
<ф> |
01-01-Приказ-04.rtf |
53081 |
21.01.2003 |
10:32:16 |
BE9ACE8D |
Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №4 от 22.01.2003 г. |
|
|
-//- |
|
|
|
|
|
|
|
|
–//–
\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-01-Приказы-Т\01-01-Приказ-01 (#6)
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя файла с расширением |
Объем в байтах |
Последнее изменение файла |
Контрольная сумма |
Примечания |
|
|
Дата |
Время |
||||||
|
51 |
<ф> |
Положение.rtf |
63499 |
10.01.2003 |
19:51:20 |
F203ECAA |
|
|
52 |
<ф> |
Список.rtf |
12035 |
14.01.2003 |
15:36:28 |
044D1913 |
|
|
-//- |
|
|
|
|
|
|
|
–//–
Приложение № 12 (продолжение)
\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-02-Распоряжения-Т (#5)
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя файла с расширением |
Объем в байтах |
Последнее изменение файла |
Контрольная сумма |
Аннотация |
Примечания |
|
|
Дата |
Время |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
76 |
<ф> |
01-01-Распоряжение-01.rtf |
34702 |
04.01.2003 |
15:21:42 |
DE8CEFB6 |
Файл с текстом распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №1 от 04.01.2003 г. |
|
|
77 |
<ф> |
01-01-Распоряжение-02.rtf |
18937 |
05.01.2003 |
11:32:28 |
1B863B4C |
Файл с текстом распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №2 от 06.01.2003 г. |
|
|
-//- |
|
|
|
|
|
|
|
|
–//–
\Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов (#2)
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя папки |
Объем в байтах |
Количество вложенных |
Заголовок дела (Аннотация) |
Крайние даты документов |
Делопр-нный индекс |
|
|
файлов |
папок |
|||||||
|
141 |
<пд> |
<01-01-Приказы-К> |
11020020 |
30 |
0 |
Файлы в формате TIFF с копиями приказов по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №№1–30 |
16.01.2003 – 26.12.2003 |
01-01 |
|
142 |
<пд> |
<01-02-Распоряжения-К> |
6418100 |
65 |
0 |
Файлы в формате TIFF с копиями распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №№1–30 |
04.01.2003 – 29.12.2003 |
01-02 |
\Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов\01-01-Приказы-К (#141)
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя файла с расширением |
Объем в байтах |
Последнее изменение файла |
Контрольная сумма |
Аннотация |
Примечания |
|
|
Дата |
Время |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
143 |
<ф> |
01-01-01.tif |
352879 |
16.01.2003 |
10:09:16 |
921DD792 |
Файл с копией приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №1 от 16.01.2003 г. |
|
|
139 |
<ф> |
01-01-02.tif |
213019 |
19.01.2003 |
12:35:11 |
E102D91A |
Файл с копией приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №2 от 19.01.2003 г. |
|
|
-//- |
|
|
|
|
|
|
|
|
–//–
\Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов\3-БД РКК (#3)
|
№ пп. |
Вид ед. уч. |
Имя файла с расширением |
Объем в байтах |
Последнее изменение файла |
Контрольная сумма |
Аннотация |
Примечания |
|
|
Дата |
Время |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
238 |
<ф> |
kart-1.txt |
104875 |
06.09.2006 |
10:09:16 |
51B00E7F |
Файл в текстовом формате (с разделителями) с таблицей базы данных «Основные реквизиты документов» |
|
|
239 |
<ф> |
kart-2.txt |
67093 |
06.09.2006 |
12:35:11 |
6C50821F |
Файл в текстовом формате (с разделителями) с таблицей базы данных «Дополнительные реквизиты документов» |
|
Приложение № 12 (продолжение)
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
-//- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
252 |
<ф> |
ssylki-t.txt |
5674 |
07.09.2006 |
15:57:36 |
2267A664 |
Файл в текстовом формате (с разделителями) со справочником базы данных «Ссылки на локализацию и имена файлов с текстами распорядительных документов» |
|
В опись внесено: 252 (двести пятьдесят две) ед.уч.
(цифрами и прописью)
с № 1 по № 252
Итого по описи: количество ед. уч.: 252 (двести пятьдесят две) общим объемом 20931554 (двадцать миллионов девятьсот тридцать одна тыс. пятьсот пятьдесят четыре) байта / 20 (двадцать) Мб,
в составе 230 (двести тридцать) файлов / 22 (двадцать две) папки.
Из них количество ед. уч. по видам:
файлов с электронными документами: 230
папок с электронными документами: 15
папок–дел: 5
папок–разделов: 2
Электронные документы записаны на 2 (две) ед. хр. в папку с именем: Распорядительные документы – 2003
Алгоритм расчета контрольной суммы файла: CRC-32 (Cyclic Redundancy Codes на 32 бита)
Составитель:
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
составителя
Хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи
Зав. (отделом) архивохранилищем Подпись Расшифровка подписи
« 10 » июля 2007 г.
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от 02.08.2007 г. № 6 от 15.07.2007 г. № 3
Электронным носителям:
1) инв.№ 1 , произв. № 2057 47RI96456 2159 80 присвоен номер ед. хр.: 1
2) инв.№ 2 , произв. № 07193R12G31821504 присвоен номер ед. хр.: 2
Должность Подпись Расшифровка подписи
« 10 » августа 2007 г.
Ведомость записи на электронные носители и миграции единиц учета электронных документов, входящих в опись:
|
Дата |
Запись / перезапись электронных документов |
Миграция электронных документов (номер описи экземпляров ЭД) |
№, дата, название акта |
Долж ность и подпись работника |
||||
|
С носителя: ед. хр. № / производ. № носителя |
резервный экземпляр |
рабочий экземпляр |
объем на носителе (Мбайт) |
в страховой формат |
в пользовательский формат |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
20.02.2008 |
1 / 2057 47RI96456 2159 80 |
9 / 4246 50MJ 085109 |
– |
20 |
– |
– |
Акт создания рабочего (резервного) экземпляра электронного документа, №1 от 17.02.2008 г. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|