7.1.6 Оформление справочного аппарата к архивной описи.

В справочный аппарат архивной описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; список расширений компьютерных файлов; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

Каждый элемент справочного аппарата к архивной описи может составляться в виде отдельного компьютерного файла в текстовом формате.

На титульном листе архивной описи помещаются:

– полное название архива организации,

– название фонда,

– номер фонда,

– номер описи,

– название описи,

– крайние даты электронных документов, внесенных в опись.

В содержании (оглавлении) перечисляются: предисловие, список сокращений, список расширений компьютерных файлов, названия основных разделов описи (по томам описи), указатели.

К архивной описи составляется предисловие. Предисловие может составляться как общее, ко всем томам сдаточной описи, так и к каждому тому в отдельности. Общее предисловие к описи помещается в первом томе.

В предисловии, общем ко всем архивным описям электронных документов фонда, излагаются история фондообразователя, история фонда, аннотация состава и содержания электронных документов фонда (см. п. 7.2.2–7.2.3); состав справочного аппарата к архивным описям электронных документов. В случае появления дополнительных данных по истории структурного подразделения или истории комплекса электронных документов, в предисловие вносятся изменения и оно пересоставляется (создается новый файл с предисловием).

При составлении отдельных предисловий к каждой архивной описи электронных документов все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

Кроме того, в предисловии к каждой архивной описи указываются:

– принципы датировки электронных документов (по датам последнего изменения файлов, датам внесения записей в базу данных, датам опубликования документов на интернет-сайте организации, датам подлинных документов и т.п.);

– форма удостоверения подлинности электронных документов;

– периодичность передачи электронных документов в архив;

– создавались ли документы изначально в электронной форме или являются результатом конвертированием традиционных документов в электронный вид;

– информация об условиях доступа и использования электронных документов: грифы ограничения доступа (персональные данные, коммерческая тайна, для служебного пользования и т.п.); ссылки на положения законодательных и нормативных правовых актов, договоров и т.п., ограничивающих доступ к электронным документам; дата снятия ограничений; сведения об авторских правах на комплексы электронных документов, ссылки на соответствующие документы (договоры, акты) и способы ознакомления с ними; единицы учета, на которые распространяется авторское право; поисковые данные хранения;

– технологические условия и программное обеспечение, необходимые для воспроизведения электронных документов;

– форма представления описей (в виде документа на бумажной основе и/или в электронной форме);

– наличие экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах;

– правила формирования поисковых данных при использовании электронных документов;

– местонахождение и идентификация смежных и родственных групп документов организации, в том числе документов на бумажной основе;

– нормативные и организационные условия создания и эксплуатации информационной системы, в которой создавались электронные документы: нормативные правовые акты – основания для разработки и введения в промышленную эксплуатацию информационной системы; ссылки на акты приема информационной системы в опытную, опытно-промышленную и промышленную эксплуатацию; организации – заказчик разработки информационной системы, владельцы и основные пользователи электронными документами; регистрационный номер информационной системы, базы данных в государственных регистрационных реестрах;

– структурная организация данных (иерархическая файловая система, реляционная база данных, мультимедиа-продукт и т.п.);

– программное и техническое обеспечение, использованное при создании электронных документов: операционная система, система управления базами данных (СУБД), прикладное программное обеспечение, виды записывающих устройств на электронных носители, скорость записи информации на оптические диски и т.п.;

– описание взаимосвязей между таблицами реляционной базы данных;

– классификаторы, справочники и словари к базам данных: название и содержание, макеты кодировок, классификационные схемы и т.п.;

– описание базы данных с нереляционной структурой: названия и виды объектов, справочников и классификаторов, описание взаимосвязей между объектами, состав объектов (поля), описание полей (тип и формат данных, длина поля и т.п.) и т.д.;

– проведение миграций электронных документов: основания для проведения миграции (причины, название и № документа, его дата, где хранится); кем проводилась процедура миграции; техническое задание, технический проект на проведение миграции (№ документа, дата, где хранится); крайние даты миграции; прежняя программная среда (ОС, СУБД, прикладное ПО, форматы); новая программная среда (ОС, СУБД, прикладное ПО, форматы); верификация процедуры миграции (метод верификации, № и дата акта о проведении миграции, где хранится).

Все сокращения (и аббревиатуры), применяемые в тексте архивной описи, вносятся в список сокращенных слов. В список не включаются общепринятые сокращения слов (например, «г.» – год, «р.» – река, «кг» – килограмм).

Сокращения (и аббревиатуры) в списке помещаются слева, затем через дефис следует их полное написание. Сокращения в списке располагаются в алфавитном порядке.

Все расширения компьютерных файлов, включенных в архивную опись, вносятся в список расширений компьютерных файлов. Расширения в списке помещаются слева, затем через дефис следует его расшифровка (например, html – Hyper Text Markup Language (язык гипертекстовой разметки)), указание на формат данных (текстовый, графический и т.п.) или функциональное назначение файла, на программные приложения в которых возможно воспроизведение или использование файлов с таким расширением. Расширения в списке располагаются в алфавитном порядке.

К архивной описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные): тематический, именной, географический, хронологический, организаций. Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц учета электронных документов.