3.7. Запись документов на электронные носители.

3.7.1. При записи электронных документов для передачи на временное (свыше 10 лет) и постоянное хранение в архиве электронной документации используются электронные носители с однократной записью (CD-R, DVD-R, DVD+R или Blue-Ray Disk).

Рекомендуется приобретать электронные носители известных производителей и одной марки, ориентированные на архивное хранение данных, в индивидуальных упаковках. В дальнейшем в ходе архивного хранения производится ежегодное выборочное тестирование дисков внутри партии на способность считывать с них информацию.

3.7.2. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив электронной документации одни и те же единицы учета записываются на два отдельных электронных носителя. Запись резервных и рабочих экземпляров одних и тех же единиц учета электронных документов следует осуществлять на электронные носители разных производителей для снижения рисков от использования некачественных партий носителей.

При записи электронных документов на носитель соблюдается принцип размещения на одном носителе документов одного срока хранения. Не допускается размещение на одном носителе документов временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения.

При записи электронных документов, внесенных в автоматизированную полнотекстовую учетную систему нет необходимости создавать на диске систему иерархических папок. Все документы представлены в виде файлов, имеющих уникальные имена-идентификаторы в системе и могут размещаться на диске в корневой директории. В другом случае на диске может создаваться структура папок, отражающая номенклатуру дел организации, при необходимости – с разбивкой по годовым разделам.

Запись электронных документов на внешние электронные носители состоит из следующих этапов:

– проверка физического и технического состояния электронных носителей, документы с которых подлежат копированию (п. 4.8.3);

– проверка физического и технического состояния электронных носителей, на которые должны быть записаны, скопированы электронные документы;

– запись комплекса электронных документов на подготовленные электронные носители;

– проверка качества записи, состава и воспроизводимости записанных электронных документов;

– оформление соответствующих актов (приложение 29).

3.7.3  Программа для записи документов на оптические диски или другие сменные носители должна обязательно поддерживать функцию верификации, т.е. проверки идентичности записанной на диск информации с исходными данными.

3.7.4  По окончании записи документов на электронный носитель он помещается в считывающее устройство и проводится проверка успешности записи (возможности считать записанную информацию). Затем сведения об электронном носителе, на который были записаны документы, вносятся в соответствующие разделы сдаточной описи (удостоверяющего листа к сдаточной описи).

3.8 Требования к оформлению носителей с электронными документами, передаваемых в архив.

При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив проводится оформление вкладышей футляров электронных носителей.

Каждый футляр электронного носителя, передаваемого в архив, снабжается вкладышем, на котором указывается:

– сокращенное название организации;

– сокращенное название структурного подразделения организации;

– производственный (заводской) номер электронного носителя;

– статус электронного носителя: «Раб.» (рабочий) или «Рез.» (резервный);

– номера сдаточных описей передаваемых электронных документов;

– дата записи электронных документов на носитель;

– при необходимости отметки «ОЦД» (особо ценные документы) и «ОД» (документы с ограниченным доступом).

Вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.