11. Форма Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения

Наименование организации

Фонд №_____________ УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ № __________ Наименование должности

единиц учета электронных документов руководителя организации

постоянного хранения

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Название описи ______________________________________

Крайние даты: ________________________________________

Отметка об ограничении доступа к документам и дата снятия ограничения: ___________________________________

Статус документов____________

(подлинные электронные документы или экземпляры электронных документов)

Тип формата документов____________

(в страх. форматах, в пользов. форматах)

Форматы документов____________

Характеристика носителя с резервным экземпляром электронных документов:

_________________________________________________________________________________________________

(инв. номер по описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер

Характеристика носителя с рабочим экземпляром электронных документов:

_________________________________________________________________________________________________

(инв. номер по описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер

(Описание видов единиц учета в файловой структуре)

\(Имя папки, в которую записаны документы\

Папка–раздел:

№ пп.	Вид ед. уч.	Имя папки	Объем в байтах	Количество вложенных		Аннотация документов	Крайние даты доку­ментов	Примечания
				файлов	папок
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Папка–дело:

№ пп.	Вид ед. уч.	Имя папки	Объем в байтах	Количество вложенных		Заголовок дела (Аннотация)	Крайние даты доку­ментов	Делопроизводственный индекс
				файлов	папок
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Папка:

№ пп.	Вид ед. уч.	Имя папки	Объем в байтах	Количество вложенных		Аннотация документов	Примечания
				файлов	папок
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение № 11 (продолжение)

Файл с электронными документами:

№ пп.	Вид ед. уч.	Имя файла с расширением	Объем в байтах	Последнее изменение файла		Контрольная сумма	Аннотация	Примечания
				Дата	Время
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Ссылочная строка описи:

АААААА\ББББББББ\ВВВВВВВВ\ГГГГГ (#000000)

(путь папке, файлу БД или ЭТ на ед. хр.) (уч. № соответствующей ед. уч.)

В опись внесено_________________________________________________________________________ед.уч.

(цифрами и прописью)

с №______________________________по №________________________________________, в том числе:

литерные номера ______________________ пропущенные номера__________________________

номера выбывших ед. уч.____________________________________________________________________

причины выбытия:_________________________________________________________________________

номера невоспроизводимых ед. уч._____________________________________________________________

номера неисправимо поврежденных ед. уч._____________________________________________________________

Итого по описи: количество ед. уч. ___________________ общим объемом_____________________/____ (байт/Мб),

в составе ________________________/______________________ файлов/папок

Из них количество ед. уч. по видам:

файлов в электронными документами: ______________________________________

папок: ______________________________________

папок–дел: ______________________________________

папок–разделов: ______________________________________

Электронные документы записаны на ______________________ ед. хр. в папку с именем: ________________________

Алгоритм расчета контрольной суммы файла __________________________________________________________

Составитель:

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя

Хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи

Зав. (отделом) архивохранилищем Подпись Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ______________ № ______________ от ______________ № ______________

Электронным носителям:

1) инв.№_____, произв. № ___________________ присвоен номер ед. хр.: ___________________________

2) инв.№_____, произв. № ___________________ присвоен номер ед. хр.: ___________________________

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 11 (продолжение)

Ведомость записи на электронные носители и миграции единиц учета электронных документов, входящих в опись:

Дата	Запись / перезапись электронных документов				Миграция электронных документов (номер описи экземпляров ЭД)		№, дата, название акта	Должность и подпись работника
	С носителя: ед. хр. № / производ. № носителя	резервный экземпляр	рабочий экземпляр	объем на носителе (Мбайт)	в страховой формат	в пользо­вательский формат
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение № 12