- •2.Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций
- •Реферат
- •Введение
- •1 Общие положения
- •1.1 Термины и определения
- •2 Экспертиза ценности электронных документов
- •2.1 Нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов
- •2.2 Организация проведения экспертизы ценности электронных документов
- •2.3 Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов
- •2.4 Порядок оформления результатов экспертизы ценности электронных документов.
- •3 Комплектование архива
- •3.1 Комплектование архива электронными документами.
- •3.2 Источники комплектования.
- •3.3 Состав электронных документов, подлежащих передаче в архив.
- •3.4 Включение электронных документов в номенклатуру организации.
- •3.5 Порядок подготовки электронных документов к передаче в архив электронной документации организации.
- •3.6 Миграция электронных документов.
- •3.7. Запись документов на электронные носители.
- •3.8 Требования к оформлению носителей с электронными документами, передаваемых в архив.
- •3.9 Составление и оформление сдаточной описи электронных документов, подготовленной в структурном подразделении.
- •3.9.4 Оформление удостоверяющего листа к сдаточной описи.
- •3.10 Составление и оформление сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленной в структурном подразделении.
- •3.11 Передача электронных документов в архив организации.
- •4 Обеспечение сохранности документов архива
- •4.1 Система мер обеспечения сохранности электронных документов
- •4.1.2 Создание оптимальных условий хранения документов на электронных носителях.
- •4.2 Требования к помещениям и хранилищам
- •4.3 Режимы хранения электронных документов
- •4.3.1 Световой режим.
- •4.3.2 Температурно-влажностный режим.
- •4.3.3 Акклиматизация электронных носителей.
- •4.3.4 Санитарно-гигиенический режим.
- •4.3.5 Эксплуатационный режим.
- •4.3.6 Охранный режим.
- •4.4 Размещение электронных документов.
- •4.5 Средства хранения электронных носителей.
- •4.5.4 Топографирование.
- •4.6 Порядок выдачи электронных документов из архива
- •4.6.6 Транспортировка и перемещение документов.
- •4.7 Специальная физическая и техническая обработка электронных документов
- •4.7.1 Резервные и рабочие экземпляры электронных документов в архиве электронных документов организации
- •4.7.2 Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах
- •4.8 Контроль наличия и состояния электронных документов
- •4.9 Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ
- •5 Организация документов в архиве электронной документации
- •5.1 Электронная документация в составе фонда организации
- •5.2 Определение принадлежности электронных документов к составу фонда организации
- •5.3 Организация электронных документов в пределах архивного фонда
- •6 Учет электронных документов в архиве электронной документации
- •6.1 Общие требования к учету электронных документов в архиве
- •6.2 Единицы учета электронных документов
- •6.3 Система учетных документов архива электронной документации
- •6.4 Порядок ведения основных учетных документов архива
- •6.4.2 Книга учета поступления документов на электронных носителях.
- •6.4.3 Книга учета единиц хранения электронных документов.
- •6.4.4 Список фондов архива электронных документов.
- •6.4.5 Лист учета электронных документов фонда.
- •6.4.6 Архивная опись единиц учета электронных документов.
- •6.4.6.1 Удостоверяющий лист к описи.
- •6.4.7 Реестр описей единиц учета электронных документов.
- •6.4.8 Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах.
- •6.4.9 Карточка единицы хранения электронных документов.
- •6.4.10 Дело фонда.
- •6.4.11 Учет электронных документов временного (до 10 лет) хранения.
- •6.5 Ведение учетных баз данных в архиве организации.
- •7 Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к документам архива электронной документации
- •7.1 Архивная опись единиц учета электронных документов
- •7.1.3 Состав и характеристика описательных статей архивной описи по видам единиц учета электронных документов.
- •7.1.6 Оформление справочного аппарата к архивной описи.
- •7.2 Историческая справка к фонду
- •7.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат
- •8 Использование электронных документов
- •8.1 Порядок доступа к документам архива электронной документации и формы их использования
- •8.2 Информационное обеспечение пользователей архива электронной документации
- •8.2.1 Организация работы читального зала архива электронной документации.
- •8.2.2 Создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц.
- •8.3 Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
- •8.3.1 Порядок исполнения запросов.
- •8.3.2 Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
- •9 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив
- •9.1 Временное хранение электронных документов Архивного фонда Российской Федерации
- •9.2 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение
- •Приложения
- •1. Форма номенклатуры дел организации
- •2. Форма Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении
- •3. Пример составления Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении
- •4. Форма Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
- •5. Пример составления Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
- •6. Сдаточная опись единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленная в структурном подразделении
- •7. Книга учета поступления и выбытия электронных документов
- •8. Книга учета единиц хранения электронных документов
- •9. Список фондов
- •10. Лист учета электронных документов фонда
- •11. Форма Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
- •(Описание видов единиц учета в файловой структуре)
- •12. Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
- •Приложение № 13
- •13. Форма Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
- •14. Пример заполнения Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
- •15. Архивная опись единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения
- •(Описание видов единиц учета в файловой структуре)
- •16. Удостоверяющий лист к архивной описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения
- •17. Реестр описей единиц учета электронных документов
- •18. Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах
- •19. Пример заполнения карточки единицы хранения электронных документов
- •Заверительная надпись:
- •Контроль физического и технического состояния
- •Ведомость записи электронных документов на электронный носитель
- •20. Книга учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения
- •Паспорт архива электронных документов организации на 1 декабря 20_07__года
- •22. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению
- •Оборотная сторона Акта
- •23. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов
- •24. Акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов
- •25. Акт о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны
- •26. Акт приема–передачи электронных документов из другой организации, от юридического или физического лица
- •27. Акт приема–передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив
- •28. Пример оформления Акта создания рабочего (резервного) экземпляра электронного документа
- •29. Акт записи, копирования электронных документов на единицу хранения
- •30. Пример оформления Акта проведения миграции электронных документов
- •31. Акт о технических ошибках в учетных документах
- •32. Акт об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.Д.
- •33. Пример оформления Акта выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах
- •34. Пример оформления Акта проверки физического и технического состояния электронных документов
- •1.1. Проверка электронного носителя
- •1.2. Проверка единиц учета на электронном носителе.
- •35. Карточка поврежденных единиц учета электронных документов карточка поврежденных единиц учета электронных документов
- •36. Лист проверки наличия и состояния электронных документов
- •37. Акт проверки наличия и состояния электронных документов
- •38. Карточка учета необнаруженных единиц хранения электронных документов
- •39. Карточка учета необнаруженных единиц учета электронных документов
- •40. Примерный перечень страховых компьютерных форматов
- •41. Заказ на выдачу документов на электронных носителях
- •42. Акт о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование
- •43. Книга выдачи электронных документов из хранилища
- •Книга выдачи электронных документов из хранилища
- •Титульный лист книги выдачи документов на электронных носителях из хранилища
- •44. Лист использования единицы хранения электронных документов
- •Лист использования единицы хранения электронных документов
- •45. Журнал регистрации выданных экземпляров электронных документов
6. Сдаточная опись единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленная в структурном подразделении
Наименование организации
Наименование структурного подразделения организации
УТВЕРЖДАЮ
Фонд №_____________ Наименование должности
руководителя подразделения
_______________________________
Сдаточная опись № ________ Подпись Расшифровка подписи
единиц хранения электронных «____»______________________ г.
документов временного
(до 10 лет) хранения
|
№ ед. хр. |
Тип, емкость, фирма-производитель |
Производственный номер |
Характеристика электронных документов |
Крайние даты |
Срок хранения |
Объем (Мбайт) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по описи: _________________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
с № __________________________ по № ______________________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________
пропущенные номера: ___________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 7
7. Книга учета поступления и выбытия электронных документов
|
№ пп |
Дата поступления или выбытия док-тов |
Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (выбыли) документы |
Наименова-ние, номер и дата до-кумента, по которому поступили или выбы-ли док-ты |
Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов |
Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись |
Поступление документов |
Выбытие документов |
||||||||||||||
|
постоянного хранения |
свыше 10 лет |
постоянного хранения |
свыше 10 лет |
||||||||||||||||||
|
ед. хр. |
ед. уч. |
объем в Мб |
состав сопров. техн. док-ции |
ед. хр. |
ед. уч. |
объем в Мб |
состав сопров. техн. док-ции |
ед. хр. |
ед. уч. |
объем в Мб |
состав сопров. техн. док-ции |
ед. хр. |
ед. уч. |
объем в Мб |
состав сопров. техн. док-ции |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
|
1 |
20.01.2007 |
Отдел ДОУ |
Сдаточная опись № 1-н, 2-н |
ГУП «Микрон», Ф.1, Оп. 1-н, 2-н |
не описаны |
2 |
252 |
20 |
– |
2 |
115 |
54 |
– |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
12.03.2007 |
Отдел ОАИТ |
Сдаточная опись № 3-н |
ГУП «Микрон», Ф. 1, Оп. 3-н |
не описаны |
2 |
2387 |
596 |
Техн. проект на ИС |
– |
– |
– |
– |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого на 01.01.2008 г. в числится 2754 ед. уч. объемом 670 Мб. на 6 ед. хр.
В том числе поступило в 2007 г.: 2754 ед. уч. объемом 670 Мб. на 6 ед. хр.
выбыло в 2007 г.: 0 ед. уч. __________________________
Итого в 2007 году поступило 2754 (две тысячи семьсот пятьдест четыре) ед. уч. объемом 670 (шестьсот семьдесят) Мб. на 6 (шести) ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
В том числе постоянного хранения 2639 (две тысячи шестьсот тридцать девять)ед. уч. объемом 611 (шестьсот шестьнадцать) Мб. на 4 (четырех) ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
свыше 10 лет 115 (сто пятнадцать) ед. уч. объемом 54 (пятьдесят четыре) Мб. на 2 (двух) ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
неописанных 2754 (две тысячи семьсот пятьдест четыре) ед. уч. объемом 670 (шестьсот семьдесят) Мб. на 6 (шести) ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Выбыло 0 (ноль) ед. уч. объемом ____________________ Мб. на_______________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
В том числе постоянного хранения ____________ ед. уч. объемом ___________________ Мб. на_______________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
свыше 10 лет _______________ ед. уч. объемом ___________________ Мб. на________________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
неописанных _______________ ед. уч. объемом _____________________ Мб. на______________________ ед. хр.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Наименование
должности работника подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение № 8