- •2.Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций
- •Реферат
- •Введение
- •1 Общие положения
- •1.1 Термины и определения
- •2 Экспертиза ценности электронных документов
- •2.1 Нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов
- •2.2 Организация проведения экспертизы ценности электронных документов
- •2.3 Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов
- •2.4 Порядок оформления результатов экспертизы ценности электронных документов.
- •3 Комплектование архива
- •3.1 Комплектование архива электронными документами.
- •3.2 Источники комплектования.
- •3.3 Состав электронных документов, подлежащих передаче в архив.
- •3.4 Включение электронных документов в номенклатуру организации.
- •3.5 Порядок подготовки электронных документов к передаче в архив электронной документации организации.
- •3.6 Миграция электронных документов.
- •3.7. Запись документов на электронные носители.
- •3.8 Требования к оформлению носителей с электронными документами, передаваемых в архив.
- •3.9 Составление и оформление сдаточной описи электронных документов, подготовленной в структурном подразделении.
- •3.9.4 Оформление удостоверяющего листа к сдаточной описи.
- •3.10 Составление и оформление сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленной в структурном подразделении.
- •3.11 Передача электронных документов в архив организации.
- •4 Обеспечение сохранности документов архива
- •4.1 Система мер обеспечения сохранности электронных документов
- •4.1.2 Создание оптимальных условий хранения документов на электронных носителях.
- •4.2 Требования к помещениям и хранилищам
- •4.3 Режимы хранения электронных документов
- •4.3.1 Световой режим.
- •4.3.2 Температурно-влажностный режим.
- •4.3.3 Акклиматизация электронных носителей.
- •4.3.4 Санитарно-гигиенический режим.
- •4.3.5 Эксплуатационный режим.
- •4.3.6 Охранный режим.
- •4.4 Размещение электронных документов.
- •4.5 Средства хранения электронных носителей.
- •4.5.4 Топографирование.
- •4.6 Порядок выдачи электронных документов из архива
- •4.6.6 Транспортировка и перемещение документов.
- •4.7 Специальная физическая и техническая обработка электронных документов
- •4.7.1 Резервные и рабочие экземпляры электронных документов в архиве электронных документов организации
- •4.7.2 Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах
- •4.8 Контроль наличия и состояния электронных документов
- •4.9 Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ
- •5 Организация документов в архиве электронной документации
- •5.1 Электронная документация в составе фонда организации
- •5.2 Определение принадлежности электронных документов к составу фонда организации
- •5.3 Организация электронных документов в пределах архивного фонда
- •6 Учет электронных документов в архиве электронной документации
- •6.1 Общие требования к учету электронных документов в архиве
- •6.2 Единицы учета электронных документов
- •6.3 Система учетных документов архива электронной документации
- •6.4 Порядок ведения основных учетных документов архива
- •6.4.2 Книга учета поступления документов на электронных носителях.
- •6.4.3 Книга учета единиц хранения электронных документов.
- •6.4.4 Список фондов архива электронных документов.
- •6.4.5 Лист учета электронных документов фонда.
- •6.4.6 Архивная опись единиц учета электронных документов.
- •6.4.6.1 Удостоверяющий лист к описи.
- •6.4.7 Реестр описей единиц учета электронных документов.
- •6.4.8 Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах.
- •6.4.9 Карточка единицы хранения электронных документов.
- •6.4.10 Дело фонда.
- •6.4.11 Учет электронных документов временного (до 10 лет) хранения.
- •6.5 Ведение учетных баз данных в архиве организации.
- •7 Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к документам архива электронной документации
- •7.1 Архивная опись единиц учета электронных документов
- •7.1.3 Состав и характеристика описательных статей архивной описи по видам единиц учета электронных документов.
- •7.1.6 Оформление справочного аппарата к архивной описи.
- •7.2 Историческая справка к фонду
- •7.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат
- •8 Использование электронных документов
- •8.1 Порядок доступа к документам архива электронной документации и формы их использования
- •8.2 Информационное обеспечение пользователей архива электронной документации
- •8.2.1 Организация работы читального зала архива электронной документации.
- •8.2.2 Создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц.
- •8.3 Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
- •8.3.1 Порядок исполнения запросов.
- •8.3.2 Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
- •9 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив
- •9.1 Временное хранение электронных документов Архивного фонда Российской Федерации
- •9.2 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение
- •Приложения
- •1. Форма номенклатуры дел организации
- •2. Форма Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении
- •3. Пример составления Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении
- •4. Форма Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
- •5. Пример составления Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
- •6. Сдаточная опись единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленная в структурном подразделении
- •7. Книга учета поступления и выбытия электронных документов
- •8. Книга учета единиц хранения электронных документов
- •9. Список фондов
- •10. Лист учета электронных документов фонда
- •11. Форма Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
- •(Описание видов единиц учета в файловой структуре)
- •12. Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
- •Приложение № 13
- •13. Форма Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
- •14. Пример заполнения Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
- •15. Архивная опись единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения
- •(Описание видов единиц учета в файловой структуре)
- •16. Удостоверяющий лист к архивной описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения
- •17. Реестр описей единиц учета электронных документов
- •18. Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах
- •19. Пример заполнения карточки единицы хранения электронных документов
- •Заверительная надпись:
- •Контроль физического и технического состояния
- •Ведомость записи электронных документов на электронный носитель
- •20. Книга учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения
- •Паспорт архива электронных документов организации на 1 декабря 20_07__года
- •22. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению
- •Оборотная сторона Акта
- •23. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов
- •24. Акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов
- •25. Акт о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны
- •26. Акт приема–передачи электронных документов из другой организации, от юридического или физического лица
- •27. Акт приема–передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив
- •28. Пример оформления Акта создания рабочего (резервного) экземпляра электронного документа
- •29. Акт записи, копирования электронных документов на единицу хранения
- •30. Пример оформления Акта проведения миграции электронных документов
- •31. Акт о технических ошибках в учетных документах
- •32. Акт об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.Д.
- •33. Пример оформления Акта выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах
- •34. Пример оформления Акта проверки физического и технического состояния электронных документов
- •1.1. Проверка электронного носителя
- •1.2. Проверка единиц учета на электронном носителе.
- •35. Карточка поврежденных единиц учета электронных документов карточка поврежденных единиц учета электронных документов
- •36. Лист проверки наличия и состояния электронных документов
- •37. Акт проверки наличия и состояния электронных документов
- •38. Карточка учета необнаруженных единиц хранения электронных документов
- •39. Карточка учета необнаруженных единиц учета электронных документов
- •40. Примерный перечень страховых компьютерных форматов
- •41. Заказ на выдачу документов на электронных носителях
- •42. Акт о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование
- •43. Книга выдачи электронных документов из хранилища
- •Книга выдачи электронных документов из хранилища
- •Титульный лист книги выдачи документов на электронных носителях из хранилища
- •44. Лист использования единицы хранения электронных документов
- •Лист использования единицы хранения электронных документов
- •45. Журнал регистрации выданных экземпляров электронных документов
4. Форма Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
Наименование организации
Наименование структурного подразделения организации
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя подразделения
_______________________________
Подпись Расшифровка подписи
УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЛИСТ «____»______________________ г.
К СДАТОЧНОЙ ОПИСИ
файлов и папок
Название описи ________________________________________________
Крайние даты: _________________________________________________________
Срок хранения электронных документов ________________________________________________
Отметка об ограничении доступа к документам и дата снятия ограничения: ______________________
Статус документов__________________________________________________________________
(подлинные электронные документы или экземпляры электронных документов)
Тип формата документов______________________________
(в страх. форматах, в пользов. форматах, в оригин. форматах)
Форматы документов____________________________
Характеристика носителя с резервным экземпляром электронных документов:
1) ___________________________________________________________________________________________
(тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер
2) _____________________________________________________________________________________________
(тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер
В опись внесено: _______________________ ед.уч. с № ___ по № ____
(цифрами и прописью)
Итого по описи: количество ед. уч. ___________________ общим объемом___________________/______ (байт/Мб),
в составе _____________________/_________________________ файлов/папок
Электронные документы записаны на ______________________ ед. хр. в папку с именем: ___________________
Алгоритм расчета контрольной суммы файла _________________________________________________________
Контрольные характеристики файла с описью:
Имя файла ____________________________________, объем (байт) _____________,
дата и время последнего сохранения __________________________ контрольная сумма файла: ______________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ______________ № _________
Электронным носителям:
1) произв. № ______________________ присвоен номер ед. хр.: ___________________________
2) произв. № ______________________ присвоен номер ед. хр.: ___________________________
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 5
5. Пример составления Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
Государственное унитарное предприятие «Микрон»
Отдел документационного обеспечения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя подразделения
_______________________________
Подпись Расшифровка подписи
УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЛИСТ « 15 » ноября 2006 г.
К СДАТОЧНОЙ ОПИСИ
файлов и папок
Наименование организации: ГУП «Микрон»
Наименование структурного подразделения организации: Отдел ДОУ
Название описи: Регистрационно-контрольные карточки и электронные копии распорядительных документов Государственного унитарного предприятия «Микрон»
Крайние даты: 25.12.2002 – 31.12.2003
Срок хранения электронных документов постоянно
Отметка об ограничении доступа к документам и дата снятия ограничения: ДСП, 01.01.2009 г.
Статус документов: подлинные
(подлинные электронные документы или экземпляры электронных документов)
Тип формата документов: в страховых форматах
(в страх. форматах, в пользов. форматах, в оригин. форматах)
Форматы документов: TXT, RTF, TIFF
1) Характеристика носителя с резервным экземпляром электронных документов:
CD-R, 700 Мб, Verbatim Corporation, 2057 47RI96456 2159 80
тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер
2) Характеристика носителя с рабочим экземпляром электронных документов:
CD-R80, 700 Мб, TDK, 07193R12G31821504
тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер
В опись внесено: 252 (двести пятьдесят две) ед.уч.
(цифрами и прописью)
с № 1 по № 252
Итого по описи: количество ед. уч.: 252 (двести пятьдесят две) общим объемом 20931554 (двадцать миллионов девятьсот тридцать одна тыс. пятьсот пятьдесят четыре) байта / 20 (двадцать) Мб,
в составе 230 (двести тридцать) файлов / 22 (двадцать две) папки.
Электронные документы записаны на 2 (две) ед. хр. в папку с именем: Распорядительные документы – 2003
Алгоритм расчета контрольной суммы файла: CRC-32 (Cyclic Redundancy Codes на 32 бита)
Контрольные характеристики файла с описью:
Имя файла: _ opis-01_DOU.txt , объем 15 849 байт,
дата и время последнего сохранения _14.11.2006, 12:15:25_,
контрольная сумма файла: __FD93A09E _
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
« 14 » ноября 2006 г.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _15.11.2006_ № _7_
Приложение № 5 (продолжение)
Наименование должности ответственного за архив Расшифровка подписи
Наименование должности представителя Отдела ДОУ Расшифровка подписи
« 20 » января 2007 г.
Электронным носителям:
1) произв. № 2057 47RI96456 2159 80 присвоен номер ед. хр.: 1
2) произв. № 07193R12G31821504 присвоен номер ед. хр.: 2
Должность Подпись Расшифровка подписи
« 20 » января 2007 г.
Приложение № 6