8.2 Информационное обеспечение пользователей архива электронной документации

8.2.1 Организация работы читального зала архива электронной документации.

При отсутствии сетевого доступа электронные документы могут предоставляться на выделенном рабочем месте в читальном зале.

Архив предоставляет для использования технические средства (компьютеры), необходимые для работы с электронными документами.

Для предотвращения несанкционированного копирования документов в читальном зале блокируется возможность работы со съемными носителями (дискетами, компакт-дисками, устройствами внешней памяти с USB-интерфейсом и аналогичными). Также не допускается (блокируется) работа в сети Интернет для предотвращения копирования информации через электронную почту и другие интернет-сервисы.

8.2.2 Создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц.

По запросам физических и юридических лиц в установленном руководством организации порядке архив производит запись экземпляров архивных электронных документов (подлинных электронных документов и экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах) на внешние электронные носители.

Объем, сроки, виды и расценки на подобные экземпляры архивных электронных документов устанавливаются приказом руководителя организации или определяются на договорной основе.

Создание экземпляров архивных электронных документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами. Создание экземпляров архивных электронных документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учетом норм закона Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».

Экземпляры архивных электронных документов, изготовленные по запросам физических и юридических лиц, снабжаются удостоверяющими листами, заверенными архивом электронной документации, с указанием поисковых данных документов.

Экземпляры архивных электронных документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам и могут быть высланы по указанным адресам.

В случае поступления от юридического лица запроса на копирование в виде электронного сообщения, подписанного электронной цифровой подписью, и при наличии в организации соответствующего аппаратно-программного обеспечения, экземпляры архивных электронных документов могут удостоверяться в установленном порядке электронной цифровой подписью и высылаться заявителю по электронной почте.

Учет выданных экземпляров архивных электронных документов ведется в журнале регистрации (приложение 45).

8.3 Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера

8.3.1 Порядок исполнения запросов.

В целях настоящих методических рекомендаций используются следующие понятия:

– архивная справка – документ архива, составленный на бланке организации, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных тех архивных электронных документов, на основании которых она составлена;

– архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием его поисковых данных, заверенная в установленном порядке; архивная копия архивного электронного документа – распечатка документов, сведений из архивной информационной системы (базы данных);

– архивная выписка – документ архива, составленный на бланке организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного электронного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием его поисковых данных;

– информационное письмо – письмо, составленное на бланке организации по запросу пользователя или по инициативе организации, содержащее информацию о хранящихся в архиве электронных документах по определенной теме.

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Запрос пользователя может поступать как в традиционной форме (письменное заявление в форме бумажного документа), так и в электронной форме в виде интернет-обращения (через интернет-сайт организации или по электронной почте).

Интернет-обращения физических лиц включают следующие реквизиты:

– наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

– изложение существа обращения;

– фамилия, имя, отчество заявителя;

– почтовый адрес места жительства;

– контактные телефоны;

– адрес электронной почты;

– дата отправления письма.

Интернет-обращения юридических лиц включают следующие реквизиты:

– наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

– изложение существа обращения;

– наименование юридического лица;

– почтовый адрес юридического лица;

– исходящий номер;

– адрес электронной почты юридического лица;

– дата отправления письма;

– должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего обращение;

– контактные телефоны.

Не подлежат рассмотрению интернет-обращения, не содержащие фамилии и почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению интернет-обращения, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания; рекламную; коммерческую, агитационную и т.п. информацию, а также дубликаты (повторы) ранее принятых обращений.

При поступлении Интернет-обращения заявителю направляется Интернет-уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Оценка обращения и принятие его к рассмотрению либо отказ осуществляется уполномоченным сотрудником организации или архива электронной документации, принимающего Интернет-обращения. Интернет-уведомления направляются заявителям при первичном приеме Интернет-обращения, до его распечатки. Отказ в приеме должен быть мотивирован в тексте Интернет-уведомления.

Интернет-обращение, требующее проведения поиска, оформления и пересылки запрашиваемых сведений, содержащихся в архивных документах, может распечатываться на бумажном носителе (с простановкой штампа «электронная почта») и передаваться на регистрацию в порядке, установленном для письменных обращений с обязательным Интернет-уведомлением об этом заявителя. В дальнейшем работа по его исполнению ведется в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими порядок рассмотрения письменных запросов.

Интернет-обращения справочного характера, не требующие дополнительного выявления документов, рассматриваются в течение 2 дней и на него дается ответ в виде электронного сообщения (информации, рекомендации и т.д.) по существу поставленных вопросов.

При отсутствии в Интернет-обращении почтового адреса, но имеющихся в нем фамилии и электронного адреса, оно рассматривается также как Интернет-обращение, не требующее дополнительного выявления документов.

При невозможности рассмотрения вопросов, содержащихся в Интернет-обращении без дополнительных сведений, заявитель в течение 5 дней уведомляется о необходимости предоставления соответствующей информации и последующем порядке его исполнения (в виде письменного ответа в форме бумажного документа или электронного сообщения) в зависимости от содержания запрашиваемых (полученных) сведений.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в организации архивных электронных документов, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию.

Запрос социально-правового характера исполняется безвозмездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 30 дней со дня регистрации запроса. С разрешения руководства организации этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя.