7.2 Историческая справка к фонду

7.2.1   В историческую справку – историю фонда – отдельным разделом (подразделом) рекомендуется включать сведения, касающиеся электронных документов:

– дата первого поступления электронных документов фонда в архив электронной документации, их объем и крайние даты;

– изменения в составе и объеме электронных документов фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, проведение миграции, запись документов на более емкие электронные носители, утраты, незадокументированные периоды);

– степень сохранности электронных документов;

– особенности формирования, описания и систематизации (виды единицы учета, порядок систематизации и т.п.) электронных документов, сведения о наличии электронных документов, выходящих за хронологические границы фонда;

– сведения о наличии электронных документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

– сведения о наличии электронных документов других организаций или лиц (фондовые включения);

– состав научно-справочного аппарата к электронным документам фонда;

- библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

7.2.2  В информацию об условиях доступа и использования электронных документов следует включать:

– классификацию защиты данных, грифы ограничения доступа (персональные данные, коммерческая тайна, для служебного пользования и т.п.);

– ссылки на положения законодательных и нормативных правовых актов, договоров и т.п., ограничивающих доступ к электронным документам;

– длительность периода закрытости информации и дата снятия ограничений (дата, после которой с документа снимаются любые ограничения);

– сведения об авторских правах на комплексы электронных документов (владелец личных авторских прав, владелец имущественных авторских прав, владельцы смежных прав и т.п.); ссылки на соответствующие документы (договоры, акты) и способы ознакомления с ними;

– технологические условия, необходимые для воспроизведения электронных документов.

7.2.3  Третий раздел исторической справки включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов, в том числе групп электронных документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда; о научно-справочном аппарате к фонду (в том числе указание на форму представления описей электронных документов – в виде документа на бумажной основе и/или в электронной форме).

При характеристике групп электронных документов фонда следует также указывать следующие сведения:

– статус электронных документов (подлинники или копии);

– виды компьютерных форматов (в оригинальных, страховых или пользовательских форматах);

– форма удостоверения подлинности;

– периодичность передачи электронных документов в архив;

– создавались ли документы изначально в электронной форме или являются результатом конвертированием аналоговых документов в электронный вид;

– структурная организация данных (иерархическая файловая система, реляционная база данных, мультимедиа-продукт и т.п.);

– программное и техническое обеспечение, использованное при создании электронных документов;

– проведение миграций электронных документов.

7.2.4  Разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

7.2.5  Разделы и подразделы исторической справки, связанные с электронными документами, подписываются составителем и заведующим архивов электронной документации.

Историческая справка оформляется в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один экземпляр помещается в дело фонда в архиве организации, хранящем архивные документы на бумажной основе.

7.2.6  Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (дополнения к исторической справке) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.