7.1 Архивная опись единиц учета электронных документов

7.1.1  Опись единиц учета электронных документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц учета электронных документов, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Сдаточные описи электронных документов (приложение 2, 3) составляются и оформляются в структурных подразделениях перед передачей документов на хранение.

Сдаточная опись состоит из описательных статей и справочного аппарата к ней. К описи в электронном виде прилагается удостоверяющий лист, в который включается итоговая запись (приложение 4, 5).

Сдаточные описи, подготовленные в структурных подразделениях, служат основой для подготовки архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения (приложение 11, 12) и описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 15). К архивной описи в электронном виде прилагается удостоверяющий лист (приложение 13, 14, 16), в который включается итоговая запись.

В архиве также составляются архивные описи на поступившие неописанные электронные документы, создаваемые экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах и в процессе переработки некачественных описей.

Архив должен иметь четыре экземпляра архивных описей электронных документов постоянного хранения в традиционном или электронном виде.

На первой странице архивной описи дается общее описание электронных документов, включенных в опись, и носителей, на которые они записаны:

– гриф утверждения описи ЦЭК (ЭК);

– номер описи;

– название описи;

– крайние даты электронных документов;

– отметка об ограничении доступа к документам и дату снятия ограничения;

– статус документов;

– тип формата документов;

– форматы документов.

В «Отметку об ограничении доступа к документам и дату снятия ограничения» вносится гриф ограничения доступа к документам или иная формулировка, определяющая характер ограничения доступа (персональные данные, по договору с собственником и т.п.), а также дата, после которой наложенные ограничения должны быть сняты.

В пункте «Статус документов» указывается статус электронных документов, на которые составлена опись: подлинные электронные документы или копии электронных документов. В пункте «Тип формата документов» указывается, в каких форматах сохранены электронные документы: в страховых форматах или в пользовательских форматах. Допускается указание двух типов форматов как страховых, так и пользовательских. В пункте «Форматы документов» указываются обозначения компьютерных форматов, в которых хранятся электронные документы (например, «XML», «PDF», «TIFF», «RTF», «Windows-текст», «HTML», «MS Word», «MS Excel», «DBF», «MS SQL Server», «Oracle» и т.п.).

В описи указываются характеристики единиц хранения, на которые записаны электронные документы (резервные и рабочие экземпляры электронных документов):

– инвентарный номер единицы хранения в рамках описи;

– тип;

– емкость;

– фирма-производитель

– производственный (заводской) номер.

Объектом описания в описи является единица учета электронных документов.

7.1.2  Описание единиц учета электронных документов заключается в последовательном заполнении граф описательных статьей и оформлении ссылочных строк. Состав и содержание описательной статьи единицы учета зависит от вида этой единицы учета.

В архивную опись электронных документов организации постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут входить:

– папка с электронными документами – «п»;

– файл с электронными документами – «ф».