6.4.6 Архивная опись единиц учета электронных документов.

Архивная опись единиц учета электронных документов является первичным учетным документом для учета электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Архив организации должен иметь не менее четырех экземпляров описи единиц учета электронных документов. Опись может составляться, храниться и использоваться исключительно в электронном виде (в виде компьютерного файла). В последнем случае файл с описью записывается на единицы хранения с рабочими и резервными экземплярами электронных документов, включенных в опись, а также на электронные носители, содержащие файлы со всеми описями архива электронных документов.

Учетный номер присваивается описи по разделу 4 листа учета электронных документов фонда в валовом порядке. Если электронные документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласуется с этим архивом.

К учетному номеру описи экземпляров электронных документов в страховых или пользовательских форматах добавляется буквенный индекс:

– «сф» – документы в страховых форматах;

– «пф» – документы в пользовательских форматах.

Единицы учета электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.

Если описи единиц учета электронных документов составляется на бумажной основе, в конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц учета (цифрами и в круглых скобках – прописью); первый и последний номера единиц учета по описи; указываются пропущенные номера; литерные номера; номера выбывших единиц учета и основание их выбытия; номера невоспроизводимых и неисправимо поврежденных единиц учета.

В итоговой записи к описи также указываются: объем единиц учета электронных документов в байтах и мегабайтах; количество файлов и папок, составляющих электронные документы; количество единиц учета электронных документов по видам; общее количество единиц хранения (рабочих и резервных); имя компьютерной папки, в которую записаны электронные документы; другие количественные контрольные характеристики (если есть), а также наименование и стандарт алгоритма расчета контрольных сумм файлов.

Законченные описи электронных документов комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Если опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому тому (части). К каждому последующему тому (части) составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).

Каждое изменение объема единиц хранения и единиц учета в описи, связанное с поступлением, выбытием документов, объединением или расформированием «папок–дел», на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи.

Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

В случае перемещения единиц учета электронных документов, входящих в опись, с одной единицы хранения на другую сведения об этой процедуре включаются в ведомость записи на электронные носители и миграции единиц учета электронных документов, прилагаемой к описи или удостоверяющему листу к описи.

Если опись пересоставлена, то файл ранее действовавшей описи включается во вновь составленную опись как единица учета за последним учетным номером.

При выбытии всех единиц учета электронных документов по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается; в описи или удостоверяющем листе к описи ставится штамп «Выбыло».

Сдаточные описи единиц учета электронных документов структурных подразделений служат учетными документами для составления соответствующего годового раздела сводной архивной описи электронных документов постоянного хранения организации, утверждения на ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение.

Архивным описям и сдаточным описям структурных подразделений, поступающим в архив в неописанном виде, учетные номера присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались электронные документы, включенные в опись.

Учет единиц учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах ведется по описям единиц учета электронных документов. Требования к составлению описей электронных документов в страховых и пользовательских форматах такие же, как и к составлению описей подлинных электронных документов. Однако в этом случае в описи в «Статусе документов» указывается «копии документов», а в «Типе формата документов» – страховой или пользовательский формат. В описях подлинных электронных документов в «Ведомости записи на носители и миграции электронных документов, входящих в опись» указывается номер описи электронных документов в страховых или пользовательских форматах и дата завершения миграции.