6.4 Порядок ведения основных учетных документов архива

6.4.1  Электронные документы поступают на хранение в архив на основании:

– сдаточных описей структурных подразделений, ответственных за оперативное хранение электронных документов (приложение 2, 3);

– сдаточных описей единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленными в структурными подразделениями (приложение 6);

– акта приема-передачи электронных документов из другой организации, от юридического или физического лица (приложение 26).

Электронные документы выбывают из архива на основании:

– акта о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению (приложение 22);

– актов о неисправимых повреждениях единиц хранения и единиц учета электронных документов (приложения 23, 24);

– акта о необнаружении документов на электронных носителях, пути розыска которых исчерпаны (приложение 25);

– акта приема–передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив (приложение 27);

В архиве выполняются следующие работы:

– описание электронных документов;

– создание рабочего (или резервного) экземпляра электронных документов;

– копирование электронных документов на более емкие электронные носители, в результате которого единицы учета, хранившиеся на разных единицах хранения, могут быть переписаны на одну единицу хранения;

– миграция электронных документов, после которой одна единица учета может быть разделена на несколько единиц учета или несколько единиц учета могут быть объединены в одну единицу учета;

– создание экземпляров электронных документов в страховых форматах и составления описей электронных документов в страховых форматах;

– проверка наличия и состояния электронных документов;

– выверка учетных документов.

По результатам выполнения указанных работ оформляются:

– архивные описи электронных документов (приложения 11, 12, 15);

– акт создания рабочего (резервного) экземпляра электронных документов (приложение 28);

– акт записи, копирования электронных документов на единицу хранения (приложение 29);

– акт проведения миграции электронных документов (приложение 30);

– акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 31);

– акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. (приложение 32);

6.4.2 Книга учета поступления документов на электронных носителях.

Книга учета поступления электронных документов предназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме электронных документов, связанных с их приемом на хранение в архив электронных документов организации. Книга учета поступления электронных документов служит основой для составления листов учета электронных документов фонда и паспорта архива.

Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда. Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия электронных документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.

Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия электронных документов после его присвоения по списку фондов. Если поступившие в архив документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы¹, то в графе «крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись» делается отметка: «неописаны».

На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год электронных документов.