5.3 Организация электронных документов в пределах архивного фонда

5.3.1  В пределах архивного фонда базовыми единицами учета электронных документов являются компьютерные папки (директории) и компьютерные файлы.

Единицы учета электронных документов должны быть описаны, систематизированы, и внесены в описи таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

Единицы учета электронных документов систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация единиц учета проводится:

– в делопроизводстве при формировании папок–«дел»;

– в архиве организации.

Систематизация единиц учета электронных документов в пределах архивного фонда складывается из двух процессов:

– разработки схемы систематизации единиц учета электронных документов;

– распределения единиц учета в соответствии со схемой систематизации.

5.3.2  Схема систематизации единиц учета электронных документов является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

5.3.3  Распределение единиц учета электронных документов внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

– технологического (в соответствии с технологическими особенностями информационной системы, в которой создавались электронные документы, логической структурой и взаимосвязями данных: характером и видом операционной системы, прикладной программы или приложения, системы управления базами данных (СУБД), компьютерного формата данных и т.п.);

– номинального (от видового состава документов – управленческие, по личному составу, научно-технические, интернет-издания и т.п.);

– структурного (в соответствии с принадлежностью единиц учета к структурным подразделениям организации);

– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы учета);

– функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц учета);

– корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались электронные документы);

– географического (в соответствии с территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание электронных документов, их авторы, корреспонденты);

– авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами электронных документов).

Единицы учета электронных документов группируются последовательно, по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп электронных документов фонда.

Технологически-номинальная схема систематизации единиц учета электронных документов применяется в первую очередь. Все остальные схемы систематизации применяются в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», п. 5.4.3 для систематизации единиц учета электронных документов в рамках фонда.

При файловой организации совокупности электронных документов, единицы учета группируются в компьютерные папки (директории). В рамках директории вложенные папки и компьютерные файлы сортируются в алфавитном порядке.

В делопроизводстве электронные документы в составе баз данных (как записи баз данных) могут группироваться в электронные «папки–дела» с помощью прикладных программных средств.