4.5.4 Топографирование.

Все помещения архива, а также стеллажи (ряды шкафов), шкафы (juke-box), сейфы, полки, ящики шкафов, коробки, боксы, в которых размещаются единицы хранения и учетные документы, нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, сейфы нумеруются слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах и ящики в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. Коробки и боксы на полках и в ящиках нумеруются слева на право по рядам в глубину.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров. Допускается автоматизированное ведение топографических указателей.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. При необходимости архивом может проводиться топографирование хранящихся электронных документов с учетом структурных подразделений организации.

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов. При необходимости составляются новые топографические указатели. Устаревшие топографические указатели сохраняются до первой проверки наличия, производимой после упомянутых изменений.

4.6 Порядок выдачи электронных документов из архива

4.6.1  Единицы хранения с электронными документами выдаются из хранилища:

– для использования работниками организации;

– для использования гражданами в помещении архива для научных и иных исследований;

– во временное пользование правоохранительным органам, судам, прокуратурам;

– для проведения архивных работ с электронными документами (научно-технического описания, усовершенствования научно-справочного аппарата, выполнения тематических и правовых запросов, экспертизы ценности документов и т.п.);

– для проведения работ по созданию рабочих и резервных экземпляров электронных документов, экземпляров документов в страховых пользовательских форматах; создания экземпляров электронных документов по запросам организаций и частных лиц; другой специальной обработки электронных документов.

Не рекомендуется выдавать единицы хранения с электронными документами во временное пользование иным организациям. Для этих целей предусмотрено создание и выдача внешним организациям экземпляров электронных документов по их запросам (см. п. 8.2.2).

4.6.2  Единицы хранения электронных документов выдаются во временное пользование из хранилища на срок, не превышающий:

– одну неделю – работникам архива для служебных и производственных целей;

– один месяц – для использования работниками других структурных подразделений организации;

– один месяц – для использования гражданами в помещении архива.

Срок выдачи электронных документов для создания экземпляров документов в страховых и пользовательских форматах, их специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ сторонними организациями.

Правоохранительным органам, судам, прокуратурам единицы хранения с рабочими экземплярами электронных документов выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи электронных документов во временное пользование, в том числе правоохранительным органам, судам, прокуратурам допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности электронных документов.

4.6.3  Выдача единиц хранения из хранилища оформляется следующими документами:

– заказами (требованиями) на выдачу электронных документов работникам организации или гражданам (приложение 41);

–актами о выдаче электронных документов во временное пользование правоохранительным органам, судам и прокуратурам (приложение 42);

– заказами на проведение работ по созданию рабочих и резервных экземпляров электронных документов, экземпляров документов в страховых пользовательских форматах.

Выдача электронных документов из хранилищ регистрируется в книгах выдачи электронных документов (приложение 43), которые ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи:

– в рабочие помещения архива;

– работникам других структурных подразделений организации;

– гражданам в помещение архива;

– во временное пользование правоохранительным органам, судам, прокуратурам.

Выдача электронных документов во временное пользование правоохранительным органам, судам, прокуратурам оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве организации, а другой выдается получателю. Подписи в актах скрепляются печатями. После возвращения единиц хранения в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда архива организации.

Заказ на проведение работ по созданию рабочих и резервных экземпляров электронных документов, экземпляров документов в страховых пользовательских форматах оформляется по форме акта о выдачи во временное пользование другой организации.

Выдача экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах оформляется заказами на выдачу электронных документов или актами о выдаче электронных документов во временное пользование и регистрируется в книгах выдачи электронных документов из хранилища на общих основаниях.

Исполненные заказы (требования) исследователей (граждан) хранятся в личных делах исследователей, все прочие – до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и технического состояния электронных документов.

4.6.4  Электронные документы, находящиеся в плохом физическом или техническом состоянии, не имеющие полного комплекта рабочих и резервных экземпляров, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.

Единицы хранения, выдаваемые из хранилища, должны иметь учетный номер и другие поисковые данные, а также лист использования единицы хранения электронных документов (приложение 44).

Перед выдачей единиц хранения из хранилища проверяется соответствие данных из заказа (требования) на выдачу (номера фондов, единиц хранения, номеров и названий описей, номеров единиц учета) со сведениями из описи. Сверка учетного номера единицы хранения, номеров и названий описей предполагает проверку правильности оформления вкладыша в футляре единицы хранения. При наличии ошибок вкладыш переоформляется.

На место выдаваемых из хранилища единиц хранения с электронными документами подкладывается карта-заместитель единицы хранения электронного документа, в которой указывается:

– номер фонда;

– номер единицы хранения;

– номера описей единиц учета электронных документов;

– топографический шифр единиц хранения;

– кому и куда выдана единица хранения;

– дата выдачи;

– дата возврата;

– подпись работника, выдавшего единицу хранения с указанием должности.

После возвращения единицы хранения в хранилище карта-заместитель изымается.

4.6.5  При возвращении единиц хранения электронных документов в хранилище в присутствии лица, возвращающего документы, должно быть проверено физическое состояние электронного носителя и с помощью специализированного программного обеспечения – техническое состояние электронных документов. В книгах выдачи электронных документов делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их лиц.

Если выявлены повреждения возвращаемых единиц хранения и записанных на них электронных документов, составляется акт в двух экземплярах, который подписывается работником хранилища и лицом, возвращающим документы. Одни экземпляр акта предоставляется лицу, возвращающему документы, или руководителю организации, использовавшей электронные документы, второй – остается в архиве электронных документов организации.