Введение

«Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций» подготовлены на основе ныне действующих нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства, с учетом практики работы с электронными документами как в организациях, так и в государственных архивах разных уровней. Пособие носит экспериментальный характер. Оно представляет собой первый методический документ такого рода, где наиболее полно отражены все виды архивных работ с электронными документами, создаваемыми в организациях.

Методические рекомендации могут применяться в работе организациями любого уровня и любой формы собственности. Очевидно, что наиболее эффективным их применение может быть там, где накопленные информационные массивы электронной документации уже перешли в стадию архивного хранения и возникает вопрос о возможности их передачи на постоянное хранение в государственный архив или их длительном хранении в архиве. Принимая во внимание разнообразие организационных форм и то, что долговременное хранение электронных документов может проводиться не только в архиве организации, но и в других структурных подразделениях, в пособии используется обобщенное понятие – «архив электронных документов организации».

Очевидно, что сегодня еще далеко не все организации даже федерального уровня могут в полной мере выполнять весь комплекс работ с электронными документами, предусмотренный методическими рекомендациями. Однако это не должно служить препятствием их внедрения. Все положения рекомендаций могут применяться организациями в зависимости от их специфики и конкретных возможностей.

К методическим рекомендациям приложены формы и примеры документов, обеспечивающих работу с архивными электронными документами.

1 Общие положения

1.1 Термины и определения

В методических рекомендациях используются следующие термины и определения:

архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

архивная коллекция – совокупность документов, образовавшаяся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

архивное дело – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

временное хранение архивных документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее – федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее – государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

доступ к архивным документам – предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов (ГОСТ Р 51141–98).

муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информацией (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочно) (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»);

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 г.);

информация в электронно-цифровой форме – совокупность закодированных и структурированных данных, которые предназначены для воспроизведения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, в виде, доступном для восприятия человеком;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа (ГОСТ Р 51141–98);

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствия искажения информации в электронном документе (ФЗ «Об электронной цифровой подписи» № 1 ФЗ от 10.01.2002 г.);

метаданные – данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов и этапы работы с документами на протяжении определенного времени (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»)¹;

подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (ГОСТ Р 51141–98);

целостность документа – полнота и неизменность документа после его создания; то, что после создания документа ни в его реквизиты, ни в содержание не вносилось никаких изменений, добавлений, исключений и т.п. (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»);

электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации в электронно-цифровой форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами;

проверка воспроизводимости электронных документов – процедура воспроизведения электронных документов, в ходе которой проверяются возможности информационной системы организации по технологическому преобразованию включенной в компьютерный файл закодированной информации в вид, доступный для восприятия и понимания человеком. Проверка воспроизводимости состоит из проверки того, «открывается» ли компьютерный файл с помощью применяемых программных средств, и оценке качества отображения информации на мониторе компьютера и при распечатке;

архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.);

государственные информационные ресурсы – информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы (ст. 14, п.9 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.06.2006 г.)

информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств (ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27.06.2006 г.);

единица хранения электронных документов – физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. п.3.3.1);

единица учета электронных документов – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. п.3.3.1);

миграция (migration) (электронных документов) – действие по перемещению записей из одной системы в другую систему при сохранении их аутентичности, целостности, надежности и удобства в использовании. (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»);

конвертирование (conversion) (электронных документов) – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»).