69. Службові листи.

Службовий лист — це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управ­ління процесами діяльності організацій, установ та їх струк­турних підрозділів.

За функціональними ознаками службові листи поділяють­ся на два типи: .

1. Листи, що потребують відповіді — листи-запити, лис-ти-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтверджен-ня, листи-запрошення, комерційні листи, супровідні листи, гарантійні листи, рекламні листи, рекомендаційні листи та ін.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну ад­ресу, тільки останній укладається від імені декількох органі­зацій чи установ. Циркулярний — завжди надсилається керів­ною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службових листів повинен бути простим і розкри­вати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстра­цію і контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то до­водиться робити копії.

Головна мета ділового листа — поінформувати, пояснити, впевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одер­жувача). Діловий лист є документом, тому він повинен бутичітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Безперечна умова — дотримання міри, доречності й такту.

Кореспонденція — ваша візитка та обличчя установи, фірми, компанії, яку ви репрезентуєте. Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа,

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його поса­да, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа («про...»).

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч). Ю.Печатка (якщо необхідно).

11.Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Уже написаний лист не відправляйте відразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам'ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспондеція — це свідчення вашої поваги до 'адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адре­сатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно грунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Як правило, службові листи укладаються на офіційному бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи,

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернен­ня чи запит до адресата. Листи-відповіді змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, прохан­ням та ін., на дату й номер яких повинно бути обов'язкове посилання.

Супровідний лист — документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.

Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерцій­ними документами (рахунком-фактурою, накладними, чека­ми тощо), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо і виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.

Супровідний лист може бути також доповненням, прохан­ням, рекомендацією-характеристикою і виконувати роз'ясню­вальні функції щодо службової особи у відрядженні.

Гарантійний лист — документ, що е юридичним гаран­том виконання викладених у ньому зобов'язань.

Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов'язань і має підвищену пра­вову функцію.

Цим листом організація, установа, заклад гарантує погашен­ня кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Рекламаційний лист — це документ, який обгрунтовано до­водить про виявлення певних недоліків або дефектів у вико­наній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі.

Контрольний лист — це специфічний документ-талон для індивідуальної реєстрації документів, який містить резолю­цію на конкретний документ та його стислий зміст.

Рекомендаційний лист — документ, близький до характе­ристики, але не обов'язковий. Незважаючи на вільний ви­клад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника у данл'ї організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною і виваженою, оскільки це справа честі ц імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Лист-вітання — це зовсім не обов'язковий офіційний набір заяложених та безликих висловів-штампів до державних свят

Комерційний лист — специфічний вид ділового спілкуван­ня, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці.

70. Стилі сучасної української мови. Літературна мова реалізується в усній і писемній формах. Вона поділяється на стилі. мовний стиль - сукупність засобів, вибір яких зумовлюється змістом, метою та характером висловлювання. Залежно від практичної мети, місця та предмета висловлювання ми вибираємо із національної мовної системи слова, прийоми їх уживання, поєднання і застосування в мовній практиці. Розрізняють такі стилі сучасної української літературної мови: науковий, офіційно-діловий, публіцистичний, художній, розмовний, епістолярний та конфесійний. Кожний стиль має: - сферу поширення і вживання (коло мовців); - функціональне призначення (регулювання стосунків, повідомлення, вплив, спілкування); - систему мовних засобів (лексику, фразеологію, граматичні форми, типи речень); - характерні ознаки (форма та спосіб викладу). - підстилі, тобто різновиди. Науковий стиль - це мова науки, техніки, освіти. Мета мовлення - повідомлення про результати наукових досліджень. Основні ознаки наукового стилю: - ясність (зрозумілість) і предметність тлумачень; - логічна послідовність і доказовість викладу; - об'єктивний аналіз; - точність і лаконічність висловлювань; - аргументація і переконливість тверджень; - детальні висновки. Форма реалізації наукового стилю - монолог. Публіцистичний стиль. Сфера використання публіцистичного стилю -громадсько-політична, суспільно-виробнича, культурно-освітня діяльність, навчання. Основні мовні засоби публіцистичного стилю: - поєднання елементів наукового, офіційного, художнього й розмовного стилів; - лексика насичена суспільно-політичними та соціально-економічними термінами, закликами, гаслами (електорат, багатопартійність, приватизація); - наявність багатозначної образної лексики, емоційно-оцінних слів (політична еліта, епохальний вибір); експресивних сталих словосполучень (інтелектуальний потенціал, одностайний вибір, рекордний рубіж), перифрази (чорне золото - вугілля, нафта; голубі магістралі — ріки; легені планети—ліси); - уживання у переносному значенні наукових, спортивних, музичних, військових та інших термінів (орбіти співробітництва, президентський старт, правофлангові змагання); - короткі прості речення, часто питального або окличного характеру, звертання. Художній стиль реалізується в художній літературі. Він є всеосяжним, оскільки може поєднувати і узагальнювати всі стилі мови. Художній стиль широко використовується у творчій діяльності, різних видах мистецтв, у культурі й освіті. Крім інформаційної, художній стиль виконує найсуттєвішу - естетичну функцію. Основні мовні засоби художнього стилю: - лексика найрізноманітна; емоційно-експресивна (синоніми, антоніми, омоніми, фразеологізми); - запровадження авторських новотворів; - уведення до творів із стилістичною метою історизмів, архаїзмів, діалектизмів, просторічних елементів); - широке використання різноманітних типів речень. Розмовний стиль обслуговує повсякденне усне спілкування людей у побуті та на виробництві. Розрізняють неформальне й формальне спілкування. Перше - нерегламентоване, його мета і характер визначаються особистими (суб'єктивними) стосунками мовців. Друге - обумовлене соціальними функціями мовців, регламентоване за формою і змістом. Основні мовні засоби: емоційно-експресивна лексика (синоніми, порівняння, метафори); прості, переважно короткі речення; часте використання займенників; фразеологізми, діалектизми, професійні та просторічні слова. Епістолярний стиль - приватне листування. Основні ознаки епістолярного стилю - наявність певної композиції: початок, що містить шанобливе звертання; головна частина, у якій розкривається зміст листа; остання частина, де підсумовується написане, та іноді постскриптум (Р.S. - приписка до закінченого листа після підпису). Основні мовні засоби епістолярного стилю - поєднання елементів художнього, публіцистичного та розмовного стилів. Конфесійний стиль. Сфера використання - релігія і церква. Призначення конфесійного стилю - обслуговувати релігійні потреби як окремої людини, так і всього суспільства. Основні мовні засоби конфесійного стилю:- суто церковна термінологія і слова-символи; - непрямий порядок слів у реченні та словосполученні (Не може родить добре дерево плоду лихого, ані дерево зле плодів добрих родити); - значна кількість метафор, алегорій, порівнянь (Я зрушую цей храм рукотворний, — і за три дні збудую інший, нерукотворний); - наявність архаїзмів (рече, воістину). Конфесійний від інших стилів відрізняє небуденна урочистість, піднесеність, наявність виражальних засобів. Офіційно-діловий стиль — це функціональний різновид мови, який використовується для спілкування у державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Офіційно-діловий стиль - це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, заяв, автобіографій, протоколів, наказів, розписок та ін. Найважливіші риси, які визначають діловий стиль: 1. Виклад інформації в діловому тексті робиться відповідно до таких принципів: а) об'єктивність змісту. б) повнота інформації у стислій формі. в) логічність і послідовність. г) обґрунтованість. д) нейтральний тон. Останній принцип дотримується завдяки використанню слів, позбавлених емоційних відтінків. 2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень речень (у зв'язку з, відповідно до, згідно з, ми, що підписалися нижче; винести догану, у зв'язку з тим, що, зважаючи на те, що, зважаючи на викладене вище та ін.). Стандарт потрібний для того, щоб досягти однозначності і достовірності інформації. 3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення. 4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. 5. Для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти. 6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (рішення надсилається, виробнича рада розглядає). 7. Найхарактерніші речення - прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо).