5. Основной этап исследования системы управления организации

В начале основного этапа исследования системы управления организацией было проведено анкетирование всех сотрудников, с целью проверки соответствия кадрового обеспечения установленным требованиям (пункт 4.3.), а также для определения квалификации сотрудников для работы в отделе маркетинга.

Анкетирование проводилось непосредственно на рабочем месте, чтобы обстановка была знакома опрашиваемому – для создания комфортной атмосферы. Для избежания различных подозрений и конфликтных ситуаций перед анкетированием объясняются цели его проведения (определения квалификации сотрудников для работы в отделе маркетинга).

Вопросы для проведения анкетирования работников организации:

*Просим Вас отнестись к данному анкетированию предельно серьезно, честно и внимательно отвечая на поставленные вопросы*

1. Каков Ваш уровень образования?

2. Специальность, на которой Вы обучались?

3. Проходили ли Вы обучение/стажировку за границей? Если проходили, то поясните где проходило обучение/стажировка.

4. Какие иностранные языки Вы знаете?

5. Уровень владения иностранными языками.

6. Каков Ваш опыт и уровень работы с ПК?

7. Перечислите программы, с которыми умеете работать на ПК.

8. Отметьте галочкой () те личные качества, которые соответствуют Вам:

• Трудолюбие

• Ответственность

• Пунктуальность

• Стремление к достижению поставленных целей

• Развитые творческие способности

• Нестандартное мышление

• Склонность к аналитике

• Доброжелательность

• Коммуникабельность

9. Перечислите Ваши увлечения/хобби.

10. Отметьте галочкой () те умения и навыки, которыми Вы владеете (для сотрудников отдела маркетинга):

• Проводить сбор, обработку информации о рынке, потребителях и конкурентах

• Проводить SWOT-анализ

• Проводить анализ динамики и взаимосвязей финансово-экономических показателей деятельности компании

• Работать с фокус-группами, планировать и проводить интервью и анкетирования

• Готовить аналитические отчеты

уровень образования
высшее	27
незаконченное высшее	2
среднее	1

специальность
менеджмент	2
маркетинг	2
юриспруденция	2
бухгалтерский учет	4
мировая экономика	3
логистика	5
коммерция	4
оптические технологии	1
природопользование	1
таможенное дело	5

обучение/стажировка за границей
проходил(а) обучение/стажировку	17
не проходил(а) обучение/стажировку	13
стажировка за границей	14
обучение за границей	3

Знание иностранных языков
Английский	12
Немецкий	6
Испанский	1
Китайский	1

Уровень знания иностранного языка
Elementary	1
Pre-intermediate	5
Intermediate	11
Upper-intermediate	2
Advanced	1

Первый уровень: Beginner – начальные знания языка. Считается, что на данном этапе человек должен суметь рассказать о себе, а также владеть навыками простого бытового диалога.

Второй уровень: Elementary. Представляет собой базовые знания языка: беглое чтение иностранных текстов, хорошее произношение, а также знания основных конструкций грамматики, используемых в речи.

Третий уровень: Pre-intermediate. Дословно «перед средним». На данном этапе человек владеет базовыми знаниями и начинает развивать способности улавливания текста на слух.

Четвертый уровень: Intermediate («средний»). Подразумевает грамотное общение на различный бытовые темы, что в свою очередь предполагает знание всех форм глагола и глубокий словарный запас. Иными словами, этот уровень позволяет вести переписку с иностранцами, деловые переговоры.

Пятый уровень: Upper-intermediate. Этот уровень присваивается человеку, который может абсолютно легко рассуждать на любые темы, способен понимать иностранное радио и телевизионные программы. Иными словами, очень хорошо знает иностранный язык.

Шестой уровень: Advanced. Самый высокий уровень владения английским языком. Границы между знанием родного и иностранного языка размываются, они становятся практически равными друг другу.

Знание и умение работы на ПК
Уверенный пользователь ПК	24
Низкий уровень пользования ПК	6
Умение работать в Microsoft Office	23
Поисковые системы	24
Графические редакторы (Photoshop)	1

Личные качества
Трудолюбие	27
Ответственность	29
Пунктуальность	20
Стремление к достижению поставленных целей	29
Развитые творческие способности	11
Нестандартное мышление	6
Склонность к аналитике	22
Доброжелательность	27
Коммуникабельность	21

Умения и навыки(необходимые для отдела маркетинга)
Проводить сбор, обработку информации о рынке, потребителях и конкурентах	26
Проводить SWOT-анализ	15
Проводить анализ динамики и взаимосвязей финансово-экономических показателей деятельности компании	13
Работать с фокус-группами, планировать и проводить интервью и анкетирования	10
Готовить аналитические отчеты	15

Проанализировав все диаграммы можно придти к выводу, что сотрудники достаточно квалифицированы, обладают необходимыми знаниями и навыками.

90% сотрудников имеют высшее образование по различным экономическим специальностям. Более половины (57%) проходили обучение/стажировку за границей.

20 человек владеют иностранными языками (60% английский язык). 11 сотрудников владеют иностранным языком на уровне «Intermediate», что подразумевает грамотное общение на различный бытовые темы, что в свою очередь предполагает знание всех форм глагола и глубокий словарный запас. Иными словами, этот уровень позволяет вести переписку с иностранцами, деловые переговоры.

80% являются уверенными пользователями ПК и умеют работать в Microsoft Office и пользоваться поисковыми системами.

Абсолютное большинство сотрудников обладают необходимыми личными качествами, кроме нестандартного мышления (11) и творческих способностей (6).

Что касается навыков необходимых для отдела маркетинга, то анкетирование выявило, что 26 сотрудников умеют проводить сбор, обработку информации о рынке, потребителях и конкурентах, 15 – проводить SWAT-анализ и готовить аналитические отчёты, 13 - проводить анализ динамики и взаимосвязей финансово-экономических показателей деятельности компании, 10 - работать с фокус-группами, планировать и проводить интервью и анкетирования.

Анкетирование показало, что квалификация сотрудников является причиной неблагополучного положения в выбранной функциональной области организации, а именно выявилась недостаточная квалификация начальника рекламно-издательского отдела. Также анкетирование выявило хорошую подготовку и высокий уровень знаний остальных сотрудников организации.

Далее проводился анализ штатного расписания и текущей системы управления. Анализ выявил, что используемая структура не соответствует структуре, приведенной в пункте 4.2., которая является наиболее верной. И было выявлено, что, помимо структуры, отделу не хватает квалифицированных специалистов, т.к. он состоит только из одного начальника рекламно-издательского отдела.

Далее проводилась беседа с начальником рекламно-издательского отдела, непосредственно на рабочем месте (знакомая, близкая человеку обстановка - создает комфортную атмосферу).

Вопросы для беседы были составлены с учетом компетенции опрашиваемого и так, чтобы побуждать опрашиваемых на откровенные ответы.

Вопросы для проведения беседы с начальником рекламно-издательского отдела:

1. Расскажите о действующей рекламной стратегии организации, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития.

2. Каково Ваше мнение о действующей структуре управления маркетинговой деятельностью в организации?

3. Расскажите о действующей рекламной компании (компаниях). Какие цели они преследуют?

4. На какие сроки рассчитана действующая рекламная компания, с какими затратами для организации она (рекламная компания) связана?

5. Кто занимается составлением и ведением сметы рекламных расходов в вашей организации?

6. Кто занимается разработкой рекламных и информационных материалов, текстов, основных идей рекламных компаний и акций, проводимых в организации?

7. Расскажите об участии компании в выставках, ярмарках, конференциях. Насколько это участие было удачным для организации? (заключение новых договоров, поступление новых коммерческих предложений)

8. Кто занимается подготовкой персонала организации к участию в выставках, ярмарках?

9. Кто принимал участие в разработке фирменного стиля организации, и каково Ваше мнение о нем?

10. Расскажите о внешних связях организации в маркетинговой сфере, есть ли у организации деловые рекламные партнеры?

При проведении беседы ведется запись с использованием диктофона или подобных технических средств. Позже ведется анализ сделанной записи и заполняется таблица, исходя из полученных ответов.

Полнота ответа и уверенность отвечающего оценивается по шкале от 1 до 5; где 1 – вопрос раскрыт крайне не полно и отвечающий ведет себя не уверенно, а 5 – дан полный ответ и отвечающий ведет себя уверенно.

Вопросы беседы:	ответ на поставленный вопрос	Полнота ответа, раскрытие поставленного вопроса	Уверенность отвечающего	Как ответ на вопрос характеризует профессиональные качества отвечающего (+/-)
1)    Расскажите о действующей рекламной стратегии организации, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития.	Как таковой рекламной стратегии у организации нет, т.к. она не является коммерческой. ТПП принимает участие в выставках и различных ярмарках (малый, средний бизнес), я считаю этого достаточно.	5	5	-
2)    Каково Ваше мнение о действующей структуре управления маркетинговой деятельностью в организации?	Я положительного мнения о существующей структуре управления маркетингом, хотя структура далека от идеала; мне не помешал бы квалифицированный заместитель в отдел.	3	5	+/-
3)    Расскажите о действующей рекламной компании (компаниях). Какие цели они преследуют?	Рекламная компания отсутствует. Реклама осуществляется только по средствам издаваемой нами газеты "КОТЛИН". В ближайшем будущем мы планируем ее разработку и проведение, но точных сроков сказать пока что не могу.	3	3	-
4)    На какие сроки рассчитана действующая рекламная компания, с какими затратами для организации она (рекламная компания) связана?	В принципе реклама проводимая через газету "КОТЛИН" не рассчитана на какой-либо определенный срок, ничего конкретного сказать не могу.	2	3	-
5)    Кто занимается составлением и ведением сметы рекламных расходов в вашей организации?	Составлением и ведением сметы занимаюсь лично я.	4	5	+
6)    Кто занимается разработкой рекламных и информационных материалов, текстов, основных идей рекламных компаний и акций, проводимых в организации?	Разработкой занимаюсь непосредственно я сам. Генерацией идей занимаюсь также я, в некоторых случаях поступают предложения и идеи от генерального директора и других сотрудников ТПП.	4	4	+
7)    Расскажите об участии компании в выставках, ярмарках, конференциях. Насколько это участие было удачным для организации? (заключение новых договоров, поступление новых коммерческих предложений)	Мы ежегодно организовываем ярмарку от лица ТПП г. Кронштадта в ВЗ "ПЛАНТ", предназначенную для развития малого, среднего бизнеса и поиска новых деловых партнеров. Каждая такая ярмарка заканчивается пополнением состава ТПП новыми участниками (порядка 15) и заключением ряда договоров (более 10).	5	5	+
8)    Кто занимается подготовкой персонала организации к участию в выставках, ярмарках?	Подготовкой занимаюсь я.	2	5	+/-
9)    Кто принимал участие в разработке фирменного стиля организации, и каково Ваше мнение о нем?	Разработкой логотипа и фирменного стиля занимался генеральный директор ТПП г. Кронштадта. Я считаю, что все выглядит лаконично и выдержанно, с использованием стандартной символики ТПП.	4	4	+
10) Расскажите о внешних связях организации в маркетинговой сфере, есть ли у организации деловые рекламные партнеры?	Внешних связей в данной сфере пока что нет. Что касается деловых рекламных партнеров то они были, но сейчас их к сожалению нет, причины назвать не могу.	4	3	-

Проанализировав таблицу, можно сделать вывод, что начальник рекламно-издательского отдела недостаточно компетентен и не выполняет всех своих должностных обязанностей, т.к. вопросы для беседы составлялись на основе положения об отделе маркетинга:

1. Отвечающий полностью ответил на поставленный вопрос, дав предельно ясный и уверенный ответ. Но этот ответ отрицательно охарактеризовал его профессиональные качества, т.к. у организации отсутствует какая-либо рекламная стратегия, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития.

2. Отвечая на этот вопрос, начальник рекламно-издательского отдела держится также уверенно, хотя дает не полный ответ. Полученный ответ характеризует отвечающего как с положительной, так и с отрицательной стороны; т.к. видно, он осознает, что не справляется со своими обязанностями в одиночку (что характеризует его положительно), но и признает действующую структуру управления маркетингом в организации верной (что характеризует его отрицательно).

3. Ответ на вопрос вышел «скомканным», отвечающий ведет себя не уверенно. Констатируется факт об отсутствии какой-либо рекламной компании в организации, а сроки планируемой не назывались, что отрицательно характеризует отвечающего.

4. Ответ на вопрос вышел еще более «скомканным» и некорректным, чувствуется неуверенность отвечающего. Конкретного срока проведения рекламы через газету «КОТЛИН» не было названо, что еще раз характеризует отвечающего отрицательно.

5. Получен уверенный ответ о ведении и составлении сметы затрат, что характеризует опрашиваемого положительно.

6. Получен достаточно уверенный и полный ответ о генерации, разработке идей, касающихся рекламной деятельности. Становится ясна причина загруженности отвечающего – всю работу он берет на себя; следовательно, ему необходим заместитель или специалист в отдел для делегирования полномочий и обязанностей.

7. Дан предельно полный, уверенный ответ, характеризующий отвечающего с положительной стороны. Отдел организует ярмарки, благодаря которым заключаются новые договора и контракты, а также пополняется список членов ТПП.

8. Получен короткий, уверенный ответ, не позволяющий достаточно точно оценить профессиональные качества отвечающего.

9. Дан полный ответ, характеризующий отвечающего положительно. Видна компетентность в ответе на поставленный вопрос.

10. Получен сравнительно полный ответ, чувствуется неуверенность отвечающего. Констатируется факт об отсутствии внешних связей в маркетинговой сфере и деловых рекламных партнеров. Причины названы не были. Все вышесказанное характеризует отвечающего с отрицательной стороны.

Проблема управления маркетингом

Некорректная структура управления маркетингом

Недостаточная квалификация персонала

Отсутствие внешних связей в маркетинговой сфере и отсутствие деловых рекламных партнеров

Отсутствие конкретной рекламной стратегии

Карта мнений. 1 уровень.

Карта мнений. 2 уровень.

Отсутствие внешних связей в маркетинговой сфере и отсутствие деловых рекламных партнеров

Отсутствие поиска внешних связей в маркетинговой сфере и деловых рекламных партнеров

Незаинтересованность потенциальных партнеров в сотрудничестве с нашей организацией

Отсутствие конкретной рекламной стратегии

Недостаточная работа отдела маркетинга, невыполнение части служебных обязанностей

Некомпетентность сотрудников отдела

Некорректная структура управления маркетингом

Отдел недостаточно укомплектован, не хватает квалифицированных сотрудников; структура требует совершенствования

В результате проведенных исследований были выявлены следующие причины установленной проблемы:

• Некомпетентность сотрудников отдела;

• Недостаточная работа отдела маркетинга, невыполнение части служебных обязанностей;

• Отсутствие поиска внешних связей в маркетинговой сфере и деловых рекламных;

• Отдел недостаточно укомплектован, не хватает квалифицированных сотрудников; структура требует совершенствования.