1.3 Кадрова служба організації

У цій темі ми розглянемо структурні особливості кадрової служби організації, а також поняття посади, оскільки, на наш погляд, ці два моменти є основними з огляду на організаційні аспекти управління персоналом.

В ідеальній компанії немає місця відділу людських ресурсів – управління персоналом повністю здійснюється керівниками підрозділів. Однак у реальному житті практично кожна організація має потребу у внутрішній міні-організації, що займається винятково цим питанням. Йдеться про кадрову службу організації.

Кадрова служба організації – це сукупність спеціалізованих структурних підрозділів у сфері управління організацією разом з зайнятими в них посадовими особами (керівники, спеціалісти, виконавці), які покликані управляти персоналом у рамках вибраної кадрової політики.

Головне призначення кадрової служби полягає у тому, щоб не тільки керуватись у здійсненні кадрової політики інтересами підприємства, але й діяти з урахуванням трудового законодавства, реалізації соціальних програм, прийнятих як на федеральному, так і на територіальному рівні.

Функції, структура і задачі кадрової служби тісно пов’язані з характером розвитку економіки, розумінням керівництвом організації ролі персоналу у виконанні цілей і задач, які стоять перед виробництвом (організацією).

В умовах орієнтації економіки на використання екстенсивних методів роботи кадрової служби було запроваджено так звані відділи кадрів, функції яких на вітчизняних підприємствах зводилися в основному до найму і звільнення робочої сили, ведення діловодства. Це призвело до заміщення відділу кадрів на другорядний структурний підрозділ, який фактично виконував лише вказівки керівництва підприємства, а також замовлення керівників структурних підрозділів щодо прийому робочої сили за найманням.

У той же час різноманітні види кадрової роботи виконували інші підрозділи заводоуправління: відділ праці і заробітної плати (розрахунок чисельності кадрів, організація, нормування і оплата праці), плановий відділ (планування чисельності, планування витрат на робочу силу), профспілка (організація побуту, культурного відпочинку тощо), відділ техніки безпеки, служба головного технолога (формування операційного розподілу праці, який визначає підготовку робітників і їх розташування, зміст праці), відділ технічного навчання (підготовка кадрів) та ін.

Значне розгалуження цих вузькоспеціалізованих структурних підрозділів зменшило ефективність роботи з кадрами, не дозволяло комплексно вирішувати задачі формування і тим більше ефективного використання кадрів. Значний обсяг роботи, який пов’язаний, насамперед, з підбором, розташуванням і використанням кадрів, виконували лінійні керівники (начальники цехів), які майже не мали ні необхідних знань, ні часу, оскільки їх головна задача полягала у забезпеченні своєчасного і якісного виконання виробничих завдань. А їх спілкування з відділом кадрів, відділом підготовки кадрів носило більш оперативний характер і нагадувало систему “чергового обслуговування”, тобто оперативне виконання відділом кадрів замовлень конкретного виробництва з набору кадрів за найманням.

Кадрова служба не була наділена функціями планування, організації, координування, стимулювання, контролю, не брала участі у виробленні кадрової політики, обмежуючись поточною роботою з кадрами. На більшості вітчизняних підприємств самої кадрової служби як сукупності взаємозв’язаних структурних підрозділів, які беруть участь в управлінні персоналом, не було. Поява за останні роки посади замісника генерального директора з кадрів не врятувала ситуації, тому що йому, як правило, підпорядковувалися лише відділ кадрів, відділ підготовки кадрів і помічник директора з побуту.

Великі недоліки мали місце в технічному і інформаційному забезпеченні кадрів підприємства (організації). Технічні можливості, які закладені в інформаційній системі АСУ “Кадри”, виявилися непотрібними через вузькість задач, які стоять перед управлінням кадрами підприємства.

Із зміною задач і орієнтирів в управлінні персоналом змінилися і задачі кадрової служби, її функції і структура.

Мова йде про формування на підприємстві багатофункціональної кадрової служби як єдиного цілого, про організацію (координацію) всієї роботи структурних підрозділів у системі управління виробництвом, у тій чи іншій мірі, пов’язаних з роботою людей під єдиним керівництвом.

Лише у цьому випадку можливе комплексне вирішення не тільки питань кадрового забезпечення виробництва, але й вирішення головної задачі кадрової служби у нових економічних умовах – поєднати цілі розвитку виробництва з потребами робітників, які реалізують ці цілі, збалансувати стратегію розвитку підприємства (організації, фірми) і зайнятих на ньому кадрів.

Управління персоналом – функція не лише кадрової служби. За тим чи іншим напрямком у рамках свої компетенції безпосередню участь беруть також інші суб’єкти управління – лінійні керівники виробничих підрозділів разом з підлеглими їм спеціалістами.

У вищих ешелонах управління (дирекції) вирішується питання стратегічного порядку: формується кадрова політика, стратегія і тактика її реалізації, завдання на розроблення методичних і нормативних матеріалів (документів), здійснюється контроль за їх виконанням і загальне керівництво всіма підрозділами по роботі з кадрами.

На рівні окремих виробництв робота з управління персоналом носить в основному оперативний характер. Розгалуження функцій управління кадрами між апаратом дирекції і керівниками окремих виробничих структур повинно бути достатньо чітким, виключаючи паралельність у роботі, що підвищує відповідальність за результати діяльності.

Функції управління кадрами на рівні цеху виконують лінійні керівники цеху (начальники цеху, бригадири, майстри), а також спеціалісти цехових управлінських структур (економісти, інженери-організатори), цехові громадські організації (передусім профспілка). Лінійні керівники беруть участь у наборі персоналу, а майстри разом із спеціалістами забезпечують умови для високопродуктивної праці, а також використання робітника згідно його здібностей.

Кадрова служба в сучасних умовах повинна бути організатором і координатором всієї роботи з кадрами на підприємстві. Вона покликана виконувати функцію контролю за реалізацією кадрової політики в структурних підрозділах, здійснювати нагляд за оплатою праці, медичним обслуговуванням робітників, а також створювати соціально-психологічний клімат у колективі і соціальний захист робітників.

Ефективність роботи кадрової служби на підприємстві залежить від:

• її структуризації і конкретизації функцій кожної структурної одиниці;

• взаємозв’язаності роботи структурних підрозділів у середині самої служби;

• органічного зв’язку роботи кадрової служби з роботою технічної і економічної служби підприємства;

• кадрового забезпечення служби.

При організації кадрової служби, структурування її складу необхідно виходити із таких посилань. Перелік роботи, пов’язаний із забезпеченням ефективного управління персоналом, має відносно стандартний вигляд для всіх підприємств. Це означає, що їх реалізація є необхідною і достатньою умовою реалізації задач і функцій управління.

Принципова побудова кадрової служби в сучасних умовах не має загальновизначеної форми. Один з її варіантів запропонований на рис. 1.2. Він орієнтований на стандартний набір робіт і реалізацію стратегічного підходу в кадровій політиці одночасно з розвитком організації.

Конкретна побудова кадрової служби, розподіл кадрової роботи між структурними підрозділами, а в середині структурного підрозділу між виконавцями, може варіювати у великому діапазоні, оскільки залежить від багатьох компонентів. Серед них слід відзначити, передусім, розмір підприємства (чисельність зайнятого на ньому персоналу), обсяг управлінських робіт кожного виду, розуміння керівництвом задач управління персоналом; незважаючи на ефективність комплексного підходу до управління персоналом, на одних підприємствах більш-менш головним є, наприклад, підбір кадрів, на других – планування трудової кар’єри, на третіх – оцінка результатів і оплата праці. Значний вплив має стиль і методи керівництва адміністрації підлеглими тощо.

При проектуванні структури служби управління персоналом і організації її роботи необхідно виходити з того, що існування будь-якого структурного підрозділу виправдано лише у певних умовах (при визначеній чисельності персоналу, обсягу управлінських робіт даного виду). За інших умов дана функція може бути доручена (передана) іншому структурному підрозділу або ж окремій особі у складі будь-якого структурного підрозділу.

Передусім обсяг робіт повинен бути достатнім для завантаження як мінімум двох-трьох чоловік, щоб можна було виділити окрему групу у складі відділу.

Вивчення вітчизняної практики організації управління персоналом показує, що робота з кадрами на підприємствах будується за схемою, яка значно відрізняється від запропонованої на рис. 2.8. Організаційна робота з кадрами залишається розгалуженою за багатьма функціональними підрозділами заводоуправління. Більш того, самостійної кадрової служби з єдиним адміністративним і методичним керівництвом взагалі може не бути.

Рисунок 1.2 – Організаційна структура кадрової служби підприємства

Разом з тим можна прослідити позитивні тенденції, зокрема перетворення відділів кадрів у відділи управління персоналом, що насамперед, істотно не відображається на ефективності роботи з персоналом. Інші підприємства йдуть значно далі і підпорядковують керівнику з кадрів не лише такі традиційні управлінські структури, як відділ кадрів, відділ підготовки кадрів, але й соціологічні підрозділи, відділ праці і заробітної плати та ін.

Розширення самостійності підприємств, зміна форм власності, процес модернізації підприємств і створення на базі структурних підрозділів самостійних малих підприємств істотно змінюють сформовану кадрову роботу на підприємстві. Часто за модернізацією підприємств йде і реорганізація заводоуправління, у тому числі і відділу кадрів: багато його функцій передаються малим підприємствам, де цією роботою займаються один-два чоловіки. Має місце і збереження централізованої кадрової служби, послугами якої у підборі кадрів, їх підготовці і перепідготовці, оцінки тощо на договірній основі користуються малі підприємства.

Після визначення функціональної структури кадрової служби вирішується питання про перелік задач кожного структурного підрозділу, його функцій, чисельного складу і належної структури зайнятих робітників, посадових обов’язків кожного з них, а також про взаємовідносини підрозділів у рамках кадрової служби і з іншими підрозділами підприємства щодо вхідної і вихідної інформації, відносно методичного забезпечення кадрової роботи, реалізації функцій контролю і нагляду за її проведенням.

Перейдемо до розгляду посадових аспектів управління персоналом.

Посада – це штатна одиниця організації, первинний елемент у структурі управління нею, що характеризується сукупністю прав і обов’язків та відповідальністю робітника, виконуваними ним трудовими функціями, межами компетенції, правовим положенням.

Згідно статті 30 КЗпП, працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством.

Персональне юридичне закріплення посади робить її носія посадовою особою. Останній має право здійснювати в межах компетенції владні дії, що призводять до правових наслідків (видавати й затверджувати або реєструвати правові акти, підписувати грошові документи тощо). Оскільки більшість таких дій оформляється у вигляді документів, межі участі в їх підготовки та реалізації визначають обсяг прав посадових осіб.

Так, можливість розпоряджатися людськими, матеріальними та інформаційними ресурсами виражається правом підпису посадовою особою відповідних документів; можливість сприяти або перешкоджати тим або іншим діям – має право візувати документ, який підписується або затверджується керівництвом; можливість пропонувати власні варіанти дій і оцінювати пропозиції інших – має право брати участь у розробці документи; нарешті, можливість посадової особи перевіряти, як реалізуються відображені в документі рішення, – в наданні йому права контролю над ними.

Функції посади повинні відповідати середнім здібностям і можливостям людини, бути різноманітними, потрібними, чітко сформульованими, органічно поєднуватися з функціями інших робітників, дозволяти робітнику планувати свої дії, давати можливість самовираження. Бажано мати критерії і кількісні показники реалізації кожної функції, причому визначені з однаковою точністю.

У результаті полегшується підбір, оцінка, цільова підготовка, перепідготовка і спеціалізація персоналу; спрощується визначення норм його чисельності, меж відповідальності; планування робіт і розподілення задач, запровадження сучасних форм діловодства; прискорюється проходження інформації; швидше виявляються порушення та помилки; підвищується трудова дисципліна і самостійність людей, послаблюються тенденції до перестрахування; полегшується мотивація, забезпечується більш справедлива винагорода.

Будь-яка посада має своє найменування, яке відображає зміст і характер роботи, виконуваної особою, що її займає. Це найменування складається з базового елементу й додаткових відомостей про сферу діяльності, її зміст, місце і час здійснення. Наприклад, “інженер-електрик”, “змінний адміністратор”. Якщо ж базове найменування вичерпує весь зміст функцій, то використовується тільки воно.

Кожна посада є носієм певних повноважень, тобто сукупності офіційно наданих прав і обов’язків самостійно приймати рішення, віддавати розпорядження і здійснювати ті чи інші дії в інтересах організації.