8.4 Організація робочого місця керівника органу виконавчої влади

Робоче місце керівника органу виконавчої влади - зона праці, оснащена необ­хідними матеріальними засобами, технікою і певним чином організована. *

Важливе значення має додержання норм площі на 1 робоче місце. Робоче міс­це повинно займати мінімум площі службового приміщення, мати меблі та сучасну оргтехніку, які забезпечують виконання робіт у відповідності з технологією процесу управління і мінімальними фізичними зусиллями з боку керівника.

При організації робочого місця необхідно враховувати не тільки загальні ви­моги, але і'особливості трудових процесів керівників, спеціалістів і технічних вико-- навців.

Необхідно забезпечити додержання принципу прямоточності, згідно якого робочі місця розміщуються в порядку послідовності виконання операцій, через що шлях проходження документів скорочується до мінімуму.

При організації робочих місць керівників органів виконавчої влади необхідно дотримувати ряд економічних, ергономічних і естетичних вимог: ^ матеріальна і морапьна зацікавленість: повинна існувати система мотивів, що

спонукають керівників систематично поліпшувати режим і умови їхньої праці; ^ зручність меблів: задача полягає в тому, щоб обрати габарити і форму меблів з обліком антропометричних даних особистості;

наявність засобів оргтехніки: робоче місце повинно бути обладнане відповідною оргтехнікою, а отже, створена технологія ефективного її використання; ^ раціональний режим праці і відпочинку;

^ сприятливі санітарно-гігієнічні і естетичні умови праці. У приміщенні повинні бути оптимальними температурний режим, освітлення, вологість повітря, колір стін, меблів і т.п. Умови, за яких відбувається трудовий процес керівників органу виконавчої влади, безпосередньо впливають па організм людини. Так, освітлення службового приміщення, його кольорове вирішення виливають на органи зору і нервову систему. Шум, який виникає в процесі роботи, впливає на органи слуху і нервову систему. Температурний режим приміщення виливає на загальний фізи­чний стан. Повітрообмін впливає на органи дихання і кровообіг.

8.5 Організація особистої праці керівника органу виконавчої влади

- В XX столітті менеджмент у досконалостітшапував мистецівом ігідвнтцоння ефективності фізичної праці. Завдання менеджменту в XXI столітті - навчитися управляти ефективністю управлінської й творчої праці.

Частково це завдання вирішує тайм-менеджмсит (управління часом, організа­ція часу). Але лише частково. Проблема в тому, що класичні технології управління особистим часом розроблялися для вільного застосування людьми, уже мотивова­ними на підвищення особистої ефективності.

У кожного робітника є обмежена тривалість робочого часу, визначена йому трудовим законодавством - 8-ми часовий робочий день. Таким чином, він повинен так організувати свою особисту працю, щоб максимально ефективно використову­вати робочий час.

Організація особистої праці - це не особиста справа робітника. Невпорядкова­ність робочого дня, вічна зайнятість керівника, невміння організувати свою працю створюють у колективі обстановку невизначеності, психологічної нервозності.

В організації особистої праці робітника виділяються два напрямки:

1) Планування особистої роботи - це складання плану роботи на рік, квар­тал, місяць, тиждень і на кожний день. Планувати роботу необхідно починати з дов­гострокового плану (рік, квартал, місяць). Для цього складається перелік найбільш важливих робіт року, кварталу, місяця, які постійно повторюються, а потім установ­люються строки їхнього початку й закінчення.

Оперативне планування роботи здійснює п.ся, як правило, не більш, ніж на по­точний тиждсн4*г-па основі якого складаються план на кожний день - розпорядок дня. Розпорядок дня па іилирисмаш дисциплінує не тільки керівника, але й підлеглих.

Для виконання повторюваних робіт виділяють певний час дня або певний день тижня. Наприклад, у певні дні планується прийом відвідувачів, наради, а в певні го­динники - робота з документами, обхід підрозділів і т.д.

При плануванні особистої роботи сшд враховувати фізіологічні особливості людини. Па основі детальних спостережень було встановлено чергування періодів вищої працездатності і стомлення управлінських працівників протягом робочого дня (рис. 8.1).

Зміна функціональних показників

Як видно, працездатність людини змінюється протягом робочого дім і може бути поділена па гри фази. Тривалість першої фази (фаза впрацьовування (а) у зале­жності від виду праці коливається від декількох хвилин до 1 год. У завершенні цієї фази організм працівника переходить у так званий "стійкий стан" (Ь), що характери­зується найвищою для даного індивіда ефективністю і стійкістю. Тривалість цієї фа­зи за.піджить від інтенсивності праці, умов зовнішнього середовища і суб'єктивного відношення людини до своєї роботи.

Як правило, через 3-4 години працездатність починає знижуватися, увага роз­сіюється, рухи сповільнюються, зростає кількість помилок (період с). Звичайно до цього періоду пристосовують обідню перерв> (а). Після обідньої перерви організм знову проходить через фазу впрацьовування.

При плануванні й розподілі робочого часу керівникові рекомендується врахо­вувати закономірності, які визначені італійським економістом Вильфредом Парето у так званому прішципі Парето (співвідношенім 80:20). Перенесення цієї закономір­ності на робочу ситуацію керівника означає, що в процесі роботи за перші 20% часу, що витрачається, досягається 80% результатів. Тому керівникові в повсякденній ро-

боті необхідно планувати на початку робочого дня рішення важливих проблем, а

потім другорядних. Деякі керівники, інтуїтивно усвідомлюючи важливість ВИКОНаН- гг оОО

ня відразу складних завдань, у своєму режимі роботи планують для цього час із 8 до 10⁰⁰, при цьому не плануючи виконання інших питань. *

При плануванні особистої роботи слід пам'ятати, що плануванню підлягає лише 60% робочого часу, інший час слід залишати па вирішення поточних завдань, що з'являються протягом дня.

2) Раціональний розподіл часу для виконання конкретних робіт і визначен­ня пріоритетів має велике значення в організації праці керівника.

-* Перевантаження керівника є наслідком перетинання числеііни^^вдань^-які йому необхідно вирішувати одночасно. Тому дуже важливо в роботі керівника про­аналізувати всі управлінські завдання, які необхідно вирішити, визначити важливі питання й другорядні, правильно вибрати пріоритети.

Професіоналізм керівника у вирішальній мері визначається вмінням установ­лювати пріоритети при рішенні управлінських завдань. Визначення пріоритетних завдань є складним процесом, тому в теорії менеджменту є рекомендації, які полег­шують вибір пріоритетних справ. Це використання методу АБВ-аналізу й принципу Ейзенхауера.

Метод вибору пріоритетів за допомогою АБВ-аналізу засіюваний на таких за­кономірностях, які підтверджені досвідом:

1. Найважливіші завдання (категорія А) становлячі, приблизно 15% всіх за­вдань, які вирішує керівник. Значимість цих завдань становить приблизно 65%.

2. На важливі завдання (категорія Ь) доводиті>ся в середньому 20% загального числа і їхня значимість у результатах також становить 20%.

3. Менш важливі й несуттєві завдання (категорія В) становлять 65% загально­го числа завдань, а їхня значимість 15%.

Рекомендуються найважливіші роботи, що приносять найбільший результат, виконувати в першу чергу і їх не можна передоручити виконувати іншим. Важливі завдання (Б) можуть виконуватися керівником або їх можна доручити виконувати іншим виконавцям - заступникам, фахівцям. Завдання В - менш значимі, хоча їхня кількість велике (65%). Рішення цих завдань можна безболісно доручити виконува­ти підлеглим, щоб у керівника була можливість зосередитися на виконанні важли­вих справ.

У ситуаціях, коли треба швидко прийняти рішення якому завданню віддати "перевагу, рекомендується користуватися простим "допоміжним засобом, занропоїкь ваним американським генералом Д. Ейзепхауером.

Відповідно до цього принципу, пріоритети встановлюють за такими критерія­ми, як терміновість і важливість. За цією ознакою різняться чотири можливості їх­нього виконання (рис. 8.2):

1. Завдання А - термінові й важливі справи.

2. Завдання Б - менш термінові, але важливі справи.

3. Завдання В - термінові, але менш важливі.

4. Менш термінові, менш важливі справи*

Простота й корисність цього принципу полягає в наступному: завдання А ви­конуються відразу, без зволікання; завдання Б виконуються в попередньо встанов­лений термін; завдання В виконуються тими, кому керівник їх доручає, інші (менш важливі й менш термінові) можна викинути в кошик для паперів.

4

Важливість

Ношдклад/псіь

Рис. 8.2-Матриця Нйзенхаусра

Необхідно відзначити, що застосування цього принципу вимагає від керівника високого професіоналізму, ділової інтуїції у визначенні важливих завдань (А) і осо­биста мужність при «скиданні» якихось завдань у паперовий кошик.