Тема 6 процес управління у торговельному підприємстві

6.1 Сутність і зміст процесу управління підприємством.

6.2 Технологія процесу управління підприємством.

6.3 Значення, зміст і етапи проектування процесу управління підприємством. 6.4 Стандартизація процесу управління підприємством.

6.5 Методи і засоби проектування процесу управління підприємством.

6.6 Ефективність процесу управління підприємством і шляхи її підвищення.

6.1 Сутність і зміст процесу управління підприємством

Процес управління характеризує його динаміку, на відміну від структури управління, що відображає його статику.

Менеджмент доцільно розглядати як процес, оскільки діяльність щодо досягнення мети – не разова дія, а серія безперервних взаємозв’язаних дій, що також є процесами і виступають як функції менеджменту.

Процес управління в найпростішому вигляді – це діяльність керівника в підконтрольному йому колективі, за допомогою якої відбувається з'єднання праці членів цього колективу. Таке з'єднання досягається не одиничними актами, а безупинним процесом управлінської діяльності, що включає не тільки поточні розпорядження керівника (дискретний процес), але і постійно діючі регламенти і нормативи (безупинний процес), за допомогою яких здійснюється вплив.

Процес управління – загальний обсяг безперервних взаємозв’язаних дій або функцій в рамках підприємства. Процес управління - це функціонування прийнятої організаційної структури, що відображає хід виконання функцій управління і характеризує його динаміку.

Процес менеджменту може розглядатися з трьох точок зору:

• послідовне виконання функцій управління;

• процес прийняття і реалізації управлінських рішень;

• інформаційний процес.

Як наукове поняття процес управління виступає в єдності трьох сторін: змісту, структури, технології менеджменту.

• Зміст процесу управління розкривається в його функціях. В змістовному аналізі процесу управління прийнято розділяти: функції, підфункції, роботи, завдання.

• Структура – відображає порядок взаємодії керівних ланок системи, а також взаємодії між керівними і підлеглими ланками, тобто просторова взаємодія суб'єкта і об'єкту управління. При аналізі розрізняють – організаційну структуру, рівень, ланки і взаємозв'язки.

• Технологія процесу управління – це взаємозв'язок і чергування в часі його стадій і етапів. Виділяють операції, алгоритми і цикли управління.

Процес управління в порівнянні з іншими елементами (категоріями) системи управління в значній мірі залежить від людського фактора, що утрудняє його формалізацію. Як усяке реальне функціонування процес управління найбільш повно і розгорнуто характеризує систему управління в цілому. У той же час він найбільш складний для аналізу.

Процес управління:

• визначається характером розв'язуваних задач;

• має специфічні властивості;

• може бути класифікований на основі окремих операцій у залежності від конкретних умов.

Характер змісту процесу управління визначається характером розв'язуваних задач. У залежності від цього розрізняють наступні аспекти змісту процесу управління: методологічний, економічний, соціальний, організаційний, функціональний, інформаційний.

1. Методологічний зміст процесу управління обумовлений характером основних стадій і його обов’язкових етапів.

Основні стадії процесу управління реалізують загальні функції менеджменту. Кожна стадія включає в себе ряд етапів, а етап, в свою чергу, складається з сукупності управлінських робіт.

Стадія – це часовий інтервал, що відрізняється від попереднього (і наступного) змістом управлінської діяльності, необхідної для реалізації функцій управління. Основними стадіями є ті, на яких реалізуються загальні функції управління: планування, організація, мотивація, контроль, координація. В окремих випадках стадії і етапи можуть співпадати.

Етап – це сукупність управлінських робіт, що відрізняються якісною визначеністю і однорідністю, і що відображають послідовну закономірність їх здійснення. Основними етапами процесу управління являються цілеполягання, оцінка ситуації, визначення проблеми, розробка і прийняття управлінського рішення (рис. 6.3) .

1 етап. Цілеполягання. Ціль – це уявлення керівника про те, якою повинна бути керована їм система, тобто це ідеальний образ бажаного, можливого і необхідного стану. Процес управління починається із з'ясування, визначення і постановки мети впливу. Категорія "ціль" означає планований результат, що виступає як єдність бажаного і можливого.

2 етап. Оцінка ситуації. Ситуація – це стан керованої системи, оцінюваний щодо мети. Ситуація характеризується сукупністю факторів, що враховуються, вимірюваних показників (змінних) і їхньою оцінкою. Стан системи ніколи не може бути тотожний меті. Отже, завжди існують ситуації, які потрібно оцінювати.

3 етап. Визначення проблеми. Проблема – це протиріччя між бажаним (метою) і дійсністю (ситуацією). Для її розв’язання і наближення системи до мети необхідний вплив. Протиріччя, на розв’язання якого повинний бути спрямований вплив, і є проблема. Без визначення проблеми неможливо ніяке управлінське рішення.

4 етап. Розробка і прийняття рішення. Управлінське рішення як заключний етап процесу управління являє собою перебування шляхів розв’язання проблеми й організаційну роботу з практичного її розв’язання в керованій системі. Рішення є заключним етапом процесу управління, імпульсом впливу керуючої системи на керовану.

2. Економічний зміст процесу управління обумовлений використанням в процесі управління матеріально-технічних, трудових, фінансових, інформаційних ресурсів – від оцінки їхньої наявності до перетворення в продукт. Таким чином, економічний зміст процесу управління виявляється при виконанні таких етапів:

• визначення потреби в ресурсах;

• оцінка наявності ресурсів;

• розподіл ресурсів;

• використання ресурсів.

3. Соціальний зміст процесу управління обумовлений роллю людини в його здійсненні. Кожен етап цього процесу (цілеполягання, оцінка ситуації, визначення проблеми, прийняття управлінського рішення) припускає неодмінну участь людини.

4. Організаційний зміст процесу управління виявляється в послідовності використання організаційних важелів впливу – етапів:

• регламентування (регламент – сукупність правил, положень, що визначають порядок виконання робіт);

• нормування – показника, що характеризує відносну величину (ступінь) використання знарядь і предметів праці, живого труда, коштів і ін., їх витрати на одиницю продукції, площі, ваги і т.п.;

• інструктування – роз'яснення порядку і способу виконання якої-небудь роботи чи дії;

• вказівки на міру відповідальності за невиконання чи неправильне виконання дорученої роботи.

5. Функціональний зміст процесу управління виявляється в масштабній послідовності і перевазі реалізації основних функцій управління. Тут можна виконати наступні етапи прояву цілеспрямованого впливу на колективи людей (рис. 6.4):

• планування, прогнозування – вироблення і постановка цілей і задач у сфері управління підприємством, а також визначення шляхів і засобів реалізації планів для досягнення встановлених цілей;

• організація – створення нових і упорядкування функціонуючих організаційних структур управління як елементи процесу реалізації планів;

• координація, регулювання – забезпечення необхідної погодженості дій людей як елементи процесу реалізації визначених планів;

• стимулювання, активізація – спонукання людей до дії, що передбачає забезпечення підвищення ефективності діяльності системи керування як елемент процесу реалізації планів;

• контроль, аналіз, облік – систематичне спостереження за діяльністю людей для виявлення відхилень від установлених норм, правил і вимог у процесі реалізації планів.

6. Інформаційний зміст процесу управління виявляється в послідовності виконання робіт у процесі управління на наступних етапах:

• пошук інформації;

• комплектування інформації;

• обробка інформації;

• передача інформації.

Процес управління має специфічні властивості, які відображають його особливості: мінливість, безперервність, послідовність, стійкість, дискретність, циклічність (рис. 6.5).

• Властивість мінливості (динамічності) виявляється у постійній зміні напрямку, проблематики і характеру здійснення процесу управління, а також у динамічності взаємодії різних його етапів і операцій. Процес управління переходить з одного ступеня системи управління на інший при різній взаємодії рівнів ланок управління.

• Властивість стійкості виявляється у виникненні в процесі управління і відповіднім закріпленні визначених каналів його здійснення. Вони створюють закономірну структурну основу системи управління, яка закріплюється у організаційних актах її стабілізації і служить системоутворюючим фактором процесу управління. Завдяки такої властивості й утворюється власне система управління, яка являє собою сукупність тривалих зв’язків процесу управління між ланками, які його здійснюють.

• Властивість безперервності процесу управління може виявлятися залежно від рівня управління, властивостей самого процесу.

• Властивість дискретності доповнює властивість безперервності і у певному смислі протилежна йому. Вона визначається у тому, що процес управління протікає нерівномірно, спочатку як би накопичуючи потенціал впливу при постановці цілі, оцінці ситуації, визначені проблеми і далі перетворюючи у імпульс для активної організаційної роботи на етапі рішення. Ця властивість відображує специфіку управлінської діяльності і не заперечує необхідність рівномірного ритму праці.

• Властивість послідовності. Як вже говорилось процес управління може бути побудований у наступній послідовності етапів: ціль, ситуація, проблема, рішення. Наприклад, якщо рішення розробляється лише на основі цілі управління, без достатньо ретельного обліку поточного стану справ, реальних умов роботи, сформованих обставин, то такий процес управління не може бути ефективним, тому що у цьому випадку рішення виявляються або помилковими, або передчасними, або просто валюнтаризкими. Можлива і інша крайність, коли у процесі управління недостатньо уваги приділяється цілепокладанню. У цьому випадку рішення, які створюються переважно на ситуаційній основі, без достатнього з'ясування кінцевих цілей, бувають недостатньо ефективними, часто суперечливими, позбавленими перспективи у довгостроковій орієнтації. Ціль систиматизує рішення, додає їм загальну спрямованість та перспективу; ситуація визначає реальність та практичну значимість рішення; чітка постановка проблеми забезпечує його конкретність і ефективність. Кожний з етапів процесу управління обов’язковий, як і дотримання послідовності їх виконання.

• Властивість циклічності. Кожний акт впливу закінчується переходом керованої системи у новий стан. Це викликає необхідність (в залежності від стану) або постановки нової цілі управління, або коригування, доповнення та уточнення цілей, для досягнення якої необхідний новий акт впливу. Процес впливу повторюється заново, здійснюється новий його цикл.

Розуміння властивостей процесу управління має велике значення для вдалого вирішення проблем його вдосконалення, а також підвищення ефективності управління підприємством.

Характер протікання процесу управління дозволяє представити протікання процесу ухвалення рішення в залежності від обстановки, що складається, і пошуку підходів до вирішення. Розрізняють лінійний, коригований, розгалужений, ситуаційний, пошуковий тип процесу управління.

1. Лінійний тип процесу управління (рис. 6.6) характеризується строгою послідовністю здійснення його етапів і використовується тоді коли є повна чи достатня визначеність щодо мети впливу, ситуації і т.д., а також можливість повного здійснення кожного з етапів у рамках властивих йому робіт. Найчастіше лінійний тип управління використовується в типових ситуаціях і тоді, коли приймаються повторювані або елементарні рішення.

2. Коригований тип процесу управління (рис. 6.6) припускає необхідність додаткового коректування кожного з етапів процесу управління після проходження наступного етапу. Цей тип використовується в тому випадку, коли існує деяка невизначеність, яку можна усунути лише після проходження наступного етапу процесу керування за допомогою коригування вже пройденого етапу.

3. Розгалужений процес управління (рис. 6.8) полягає в методологічному поділі робіт з частин на визначених етапах. Він використовується тоді, коли неможливо виконати узагальнену оцінку ситуації і виділити ключову проблему або прийняти управлінське єдине рішення в даній ситуації.

4. Ситуаційний процес управління (рис. 6.9) виникає як би з ситуації, при якій з її ж головним чином виходять і пошук проблеми, і розробка рішення. Він використовується в умовах невизначеності щодо цілі впливу; ця невизначеність усувається після проходження наступних етапів. У цьому випадку спочатку формується попередня мета впливу, що уточнюють після оцінки ситуації, визначення проблеми чи навіть прийняття рішення.

5. Пошуковий тип процесу управління (рис. 6.10), навпаки, припускає повну ясність мети впливу, однак у цьому випадку не можливо досить добре оцінити існуючу ситуацію щодо даної мети і, отже, сформулювати основну проблему. Тоді рішення виробляється виходячи з цілей і загальної оцінки ситуації, а потім уже на основі рішення уточнюється ситуація. Далі відбувається коректування рішення відповідно до обраною і з формульованою метою і новими можливостями оцінки ситуації.