Р Рис. 7. Примерная карточка резолюции ис. 6. Примерная регистрационная карточка

Рис. 8. Примерные карточки согласования документов

В условиях корпоративной системы появляется возможность (не осуществимая при традиционной технологии) вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе территориально удаленных.

В общем случае серверная часть универсальной СУД состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и сервиса полнотекстовой индексации (рис. 9, 10). Под хранилищем документов понимают обычно хранилище содержимого документов.

Серверная часть суд

СУБД
	Хранилища атрибутов (карточек)			Хранилище документов			Сервис полнотекстовой индексации
			Клиентские места СУД

Рис. 9. Логическая схема универсальной системы управления документами

Рис. 10. Структура системы автоматизации документооборота организации

С точки зрения традиционной технологии отечественного делопроизводства, авто­матизированными системами должны поддерживаться следующие обязательные функции.

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу;

• возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль;

• списание документа в дело;

• атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа);

• возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без привлечения разработчика.

Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, таких как:

• возможность работы с электронной копией документа;

• интеграция со средствами пакета MS Office;

• автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте;

• поддержка средств электронной цифровой подписи;

• возможность задания логических связей между документами;

• полнотекстовый поиск по электронным копиям документов;

• разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов;

• Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Internet);

• ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати описей вложений;

• ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных документов между сотрудниками учреждения);

• возможность проектирования произвольных (связанных со сложной логической обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика;

• распознавание текстов отсканированных документов;

• ведение электронных архивов документов;

• поддержка средств криптографической защиты информации.

В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается поддержка специальных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом текстов доку­ментов:

• автоаннотирование — автоматическое составление аннотации документа по его полному тексту;

• авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той или иной тематической рубрике;

• автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между документами;

• семантический анализ, результатом которого может быть указание пользователю о недостаточности информации для успешного поиска документа в дальнейшем (например, в качестве аннотаций документов вводятся схожие тексты);

• формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).

Основные требования, предъявляемые к системам автоматизации документооборота, не зависят от масштаба предприятия. Это, прежде всего, функциональная полнота, эффективность, надежность и гибкость.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая удалением из архива.

Полнофункциональная система не только организовывает сложные маршруты движения, но и позволяет контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Например, отсутствие функции полнотекстового индексирования может существенно снизить эффективность поиска документа.

Эффективность также зависит от эргономических качеств пользовательского интерфейса — он должен быть интуитивно понятным, с защитой от несанкционированного доступа, реализацией привычных навыков работы.

Критерии системы электронного документооборота:

• обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;

• ведение всей истории работы с документами;

• интеграция с MS Office, с существующими в организации приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования.

• Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями организации черезWeb-браузер, по электронной почте и SMS.

• Средства групповой работы с документами.

• Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.

• Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.

• Реализация на Web-технологиях.

Гибкость системы позволяет, не останавливая рабочий процесс, быстро перенастроить логику поведения и интерфейс программного обеспечения, например, при изменении порядка регистрации документов.

Дополнительные требования:

• масштабируемость (образно выражаясь, архив должен быть резиновым);

• открытость (наличие открытых интерфейсов программирования и соответствие стандартам);

• переносимость (поддержка различных платформ: Windows NT, Unix, Novell NetWare);

• безопасность (разграничение и контроль доступа);

• поддержка распределенного режима работы (в том числе с использованием технологий Internet / intranet;

• удобство администрирования.