Основные прикладные программы, используемые в документационном обеспечении управления

Класс программных продуктов	Программные продукты
Текстовые процессоры	Microsoft Word Lotus WordPro
Табличные процессоры	Microsoft Excel for Windows Lotus 1-2-3 for Windows
СУБД (системы управления базами данных)	Access for Windows Oracle MS SQL Server
Коммуникационные программы	MS Outlook, MS Outlook Express MS Exchange Lotus Notes
Программы оптического распознавания текста для перевода информации с бумажного носителя в электронный вид при помощи сканера	OCR CuneiForm CuneiForm Gold FineReader PRO
Электронные словари и переводчики	STYLUS Lingvo
Интегрированные пакеты	Microsoft Office for Windows Lotus SmartSuite

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых докумен­тов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютерных технологий.

Создание технологической базы для развития систем автоматизации документационного обеспечения управления не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами.

При этом природа данных технологий опреде­ляется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами тра­диционного делопроиз-водства.

C переходом на компьютерную обработку деловой документации эффективность документационного обеспечения управления как составной части управленческой деятельности существенно повышается:

1. В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

2. Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3. Не менее важная задача документационного обеспечения управления — это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов и СУБД.

4. Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении организации установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая  государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения документационного обеспечения управления называют безбумажной технологией.

5. Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ оптического распознавания текста.

В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки. Так, привычный порядок, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управ­ления документами. Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хране­ния документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повто­рить порядок традиционного поиска: в «своем электронном кабинете» исполни­тель открывает электронный «шкаф», «папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке (например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит нужный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы поиска, но зачастую визуальное отображение созданного пользо­вателем «хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.

Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что какой-либо тип документа (например, накладная) по правилам данной организации дол­жен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управ­ления ходом работ. Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий. Например, если в платежном документе обозначена сумма до тысячи долларов, то он направ­ляется на подпись финансовому директору, а свыше — только президенту компа­нии. Примером среды разработки таких систем является, например, пакет Staffware.

С другой стороны, правила документооборота могут, наоборот, требовать полной свободы в определении маршрута движения документа. При этом каждый преды­дущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть передан доку­мент на очередном этапе.

Технология, поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила название workgroup management.

Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная работа с доку­ментом нескольких исполнителей. Такая работа требует неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной части документа влияет на содержание другой. С появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать параллельную работу с доку­ментом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одно­временно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, вне­сенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса. При кажущейся простоте постановки вопроса обеспечение группового доступа к документу породило множество проблем (например, как реа­гировать на одновременную правку одного и того же фрагмента текста), которые нашли свое разрешение в системах, реализующих технологию группового доступа (groupware), например, в пакетах Lotus Notes.

Во многих компаниях автоматизация документационного обеспечения управления базируется на двух простых технологиях: электронной почте, позволяющей обмениваться данными, и системе управления документооборотом, позволяющей осуществлять единый контроль над всеми документами организации.

При автоматизации процессов документационного обеспечения управления часто путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Как говорилось выше, делопроизводство — это термин, применяемый для обозначения формального набора правил работы с документами, а документооборот — движение документов в организации.

Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть и системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила — задача не тривиальная.