1.3. Документооборот

Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено сохранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

ГОСТ Р 51141-98 дает следующее определение документообороту:

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следовательно, документооборот — это движение документов в рамках документационного обеспечения управления, система создания, интепретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Чем крупнее организация, тем больше документов циркулирует в нем, то есть тем больше у него документооборот. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достовер­ности управляющей информации.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов:

• входящие документы, поступившие из внешних организаций;

• внутренние документы для рассылки внутри организации;

• исходящие документы для отправки во внешние организации.

Документ должен быть исполнен своевременно. Стимулом к исполнению документа в срок является контроль исполнения документа. Цель контроля — отследить момент нарушения сроков исполнения документа. Это достигается путем заведения на каждый документ регистрационной карточки, в которой фиксируются фамилии исполнителей и сроки исполнения документов. Регистрационные карточки (журналы регистрации) группируются в картотеки, которые ответственный за контроль периодически просматривает и напоминает исполнителю о близости сроков исполнения документов. Картотеки позволяют фиксировать последовательность передачи документов другим исполнителям, чем снижается вероятность потери документа.

Документооборот документов в организации в зависимости от потока документов приведен на рис. 3, 4, 5.

Рис. 3. Документооборот входящих документов: 1. Прием конвертов, проверка правильности адресования. Вскрытие конвертов и проверка правильности вложений. Предварительное рассмотрение документов. Простановка отметки о поступлении на документе. 2. Регистрация и передача документов руководителю. 3. Рассмотрение документа руководителем (резолюция). 4. Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал. Постановка на контроль. Передача документов исполнителю. 5. Исполнение документов. 6. Снятие с контроля. 7. Подшивка документа в дело.

Рис. 4. Документооборот исходящих документов: 1. Составление проекта документа. 2. Согласование проекта документа. 3. Проверка правильности оформления проекта. 4. Подписание документа руководителем. 5. Регистрация документа. Подшивка второго экземпляра в дело. 6. Отправка документа адресату.

Рис. 5. Документопоток внутренних документов:

1. Подготовка проекта документа. 2. Проверка оформления. 3. Согласование проекта документа 4. Подписание проекта документа. 5. Регистрация документа.

6. Резолюция. 7. Постановка на контроль. 8. Исполнение документа. 8. Снятие с контроля. 9. Передача в архив

Электронный документооборот — процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Задачи электронного документооборота:

1. Обеспечение целостности и надежности хранения документации.

2. Контроль потоков документов и работ, выполняемых на предприятии.

3. Сокращение времени доступа пользователей к информации (получения из архива документов по запросу) и прохождения документов между исполните-лями.

4. Организация автоматизированного получения различных отчетов для руководства.

5. Снижение накладных расходов (количества распечатываемых документов, бумаги и расходных материалов для копировальной техники и др.).

6. Повышение экологической чистоты производственных процессов.

В системе электронного документооборота исполнитель готовит проект документа на компьютере. При этом он использует типовые (трафаретные) формы документов, другие аналогичные документы по данному вопросу, имеющиеся как в его компьютере, так и доступные ему в сети. После этого исполнитель инициирует процесс движения документа. Сообщение о поступлении документа появляется на экране компьютера руководителя подразделения. Тот просматривает документ, делает в нем исправления и дает согласие на дальнейшее движение документа. Далее сообщение о документе появляется в компьютерах всех заинтересованных подразделений. Сотрудники этих подразделений добавляют свои замечания, исправления. При этом документ может поступать одновременно в несколько подразделений, либо последовательно в определенном порядке, и тогда каждый последующий видит правку сотрудников, рассматривающих документ до него. Завершение правки одним сотрудником сопровождается автоматической передачей документа другому сотруднику, указанному в списке на согласование. Внесение исправлений, добавлений и сокращений в документ не приводит к уничтожению исходного текста. В документе фиксируется, кто какую правку внес. Правка разных сотрудников может выделяться разным цветом. После рассмотрения документа всеми заинтересованными лицами, он автоматически возвращается к запустившему процесс исполнителю, который просматривает внесенные в документ исправления и либо соглашается с ними и исправления становятся частью текста документа, либо отказывается от того или иного исправления. Текст может быть вновь передан на согласование, после чего окончательный вариант документа распечатывается для подписания руководством либо направляется в виде факса или электронной почты адресату.

При формировании электронного документооборота следует учитывать, что информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная — просто документы.

Электронный документооборот может быть двух типов:

• универсальный, то есть автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации (беспорядочный документооборот);

• операционный, то есть ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.