2. Автоматизация документооборота

2.1. Информационные технологии в организации документационного обеспечения управления

Первоначально внедрение компьютеров в документационное обеспечение управления касалось, прежде всего, документирования — создания с помощью специальных прикладных программ (текстовых процессоров) электронных версий документов, которые в любой момент времени могли быть распечатаны на принтере. Раз­работчики таких программ быстро уловили конъюнктуру и стали снабжать их спе­циальными средствами, облегчающими создание документа. Так появилась возмож­ность ведения своих библиотек шаблонов — заготовок документа, в определенные места которых надо было вносить соответствующие данные.

Поскольку многие документы оформляются в виде таблиц, были разработаны специальные таблич­ные процессоры, позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет цифровых данных таблицы (например, автоматически сформировать значение последней строки таблицы Итого).

Создание подобного рода специальных программ привело к возникновению отдельного класса инфор­мационных технологий работы с документами — технологий обработки электрон­ных версий документов (document processing).

При этом обмен документами может осуществляться не только путем распечатки и передачи бумажного документа, но и путем передачи электронной версии на магнитном носителе.

Как только развитие вычислительной техники привело к появлению локальных и глобальных вычислительных сетей, появилась возможность сетевого обмена дан­ными. На их базе были созданы специальные службы, например такие, как элект­ронная почта. Создание компьютерных сетей и служб обмена данными совершили революционный переворот в автоматизации документационного обеспечения управления.

Появилась возмож­ность использовать сеть для перемещения документов и централизованного сле­жения за ходом делопроизводственного процесса.

Первой проблемой перехода к безбумажной технологии ведения документационного обеспечения управления стала проблема правового режима электронной копии документа. В настоящее время эта проблема решена с введением Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».

Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав доступа к тем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к данным, а пра­вильный ввод пароля служит признаком того, что к работе приступил пользова­тель, владеющий соответствующими правами.

Современное документационное обеспечение управления характеризуется внедре­нием в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.

Для решения основных задач документационного обеспечения управления на современном этапе применяется программное обеспечение компьютеров, разнообразное по своим задачам и функциям:

• Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возмож­ность многократного тиражирования созданных документов и многое другое.

Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты.

Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

• Для обмена информацией используются специальные сетевые (локальные, кор­поративные, глобальные) компьютерные программы, позволяющие передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.

• Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпя­щих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят испол­нителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.

• Для хранения и систематизации документации используются системы управ­ления базами данных. С помощью подобных программ можно не только созда­вать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количе­ство типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.

Основные прикладные программы приведены в табл. 1.

Таблица 1