3.5. Взаимосвязь моделей управления производством

Анализ практики осуществления структурных преобразований в оте­чественной промышленности показывает, что рациональная процедура со­вершенствования либо проектирования структуры управления предприяти­ем состоит из ряда операций и работ, выполняемых в определенной последовательности. Результат каждой из этих работ отра­жается в том или ином документе (документах), что позволяет рассматри­вать их как самостоятельные этапы, т.е. относительно изолированно. Весь процесс проектирования структуры управления можно представить с помощью укрупненной блок-схемы (рис. 4). На ней блоками с нечетными номера­ми в левой части изображены работы, осуществляемые в процессе анали­за действующей и разработки усовершенствованной структуры управления. В правой части схемы блоками с четными номерами представлены резуль­таты соответствующих работ.

Всякая рационализация управленческой деятельности обязательно начинается с уточнения целей функционирования исследуемой системы (блоки 1, 2). Четкая формулировка, а еще лучше формализованное представление целей деятельности сообщает необходимую определенность всей работе по совершенствованию управления. Лишь при фиксированных целях удается установить критерии, позволяющие оценивать рациональ­ность и нерациональность различных операций, процессов и процедур в управлении.

На следующем этапе работы выясняются состав подразделе­ний и основные работы, выполняемые ими. Итогом этого является зафикси­рованная организационная структура системы, представляющая из себя статическую се­мантическую модель информационной взаимосвязи подразделений и работни­ков (блоки 3 и 4).

Начинать изучение системы управления лучше всего с документов, фиксирующих официальную организационную структуру. При этим необходи­мо тщательно проанализировать фактические информационные взаимосвязи, сложившиеся в системе, и скорректировать ее соответствующим образом. Именно фактически сложившаяся организационная структура и должна явить­ся отправной точкой всей рационализации управления предприятием или службой. Следующим этапом является изучение документов и документопотоков в системе (блок 5), завершающееся построением статической семантической мо­дели информационной взаимосвязи документов, т.е. фактически сложившей­ся документационной структуры (блок 6). Организационная структура в совокупности с моделями документопотоков и формами документов позволя­ет выявить состав решаемых в системе задач (блок 7), построить статическую семан­тическую модель их информационных взаимосвязей, определить состав входной и выходной информации по каждой задаче, т.е. установить опера­ционную структуру системы (блок 8).

На этом заканчивается анализ системы на семантическом уровне. С переходом на прагматический уровень мы вынуждены отказаться от рас­смотрения всей системы в целом и перейти к анализу качества принятия решений в каждой конкретной задаче. Выясняются критерии выбора решений, последо­вательность формирования альтернативных вариантов и т.д. (блок 9). Вся эта работа завершается строгой постановкой задачи на содержатель­ном уровне (блок 10). Формализация задач выбора решения (блок 11), ведущая к построению комплекса экономических моделей (блок 12), за­вершает работу по изучению существующей системы управления.

Из схемы наглядно видно, что формализации процессов функциониро­вания системы предшествует ее тщательное изучение, в результате кото­рого проявляется так называемое содержательное описание системы. Оно представляет собой попытку выделить присущие системе закономерности и дать им прагматическую (в нашем случае экономическую) интерпретацию или как еще говорят, осуществить экономическую постановку задачи. Содержательное описание является уже по сути дела моделью, только еще не формализованной и поэтому мало пригодной для использования в прак­тике управления. Формализация в принципе может осуществляться в нес­колько этапов. Результатом каждого из них является модель системы, занимающая промежуточное положение между научной моделью и содержательным описанием.

Рис. 5. Укрупненная модель процесса проектирования системы управления

Проектирование новой структуры управления осуществляется в поряд­ке, обратном тому, в котором происходило изучение и описание существующей структуры. И начинается этот процесс тем, чем закончилось описа­ние - анализом выбора решения в существующей системе с точки зрения достижения ее целей (блок 13). В результате уточняются постановки решаемых задач, ставятся заново задачи, существующей системой не решае­мые (блок 14). Далее осуществляется их формализация (блок 15), обес­печивающая формирование комплекса экономических моделей функционирования проектируемой системы управления (блок 16). Для того чтобы мо­дель, с помощью которой описывается подлежащая решению задача, могла бы быть использована в практике управления, она должна отвечать двум основным требованиям: модель должна адекватно отразить все существен­ные свойства изучаемых систем, должен иметься в наличии метод решения задачи, описанной данной моделью. Эти требования в известном смысле противоречивы. Чем полнее отражает модель особенности системы, тем она сложнее и тем труднее найти метод для ее реализации с вычислительной точки зрения. Чтобы добиться соответствия модели двум указанным тре­бованиям, подчас приходится сам процесс конструирования повторять неоднократно, увеличивая ее соответствие реальной действительности с одной стороны, и обобщая, упрощая ее, где это возможно, с целью найти необходимый метод ее реализации - с другой стороны. Установление источников получения входной и выходной информации экономических моде­лей (блок 17) в проектируемой системе управления позволяет построить усовершенствованную операционную структуру системы (блок 18). Далее проектируются формы документов, обеспечивается их взаимоувязка (блок 19), строится новая документационная структура системы (блок 20). Завершается весь процесс компоновки задач и работ по ис­полнителям и подразделениям (блок 21), что позволяет получить органи­зационную структуру системы (блок 22). Этим завершается процесс про­ектирования новой, усовершенствованной структуры управления предприятием или службой.

Нетрудно убедиться, что данная схема справедлива для любых пре­образований системы управления. При необходимости она должна быть пополнена блоками, предусматривающими разработку синтактических моделей (программ алго­ритмов и т.п.).

Рассматриваемая выше модель совершенствования управления хозяйственной системой не только наглядно показывает объективную необ­ходимость в общем случае трехуровневого модельного описания объекта, но и устанавливает закономерность в последовательности осуществления такого моделирования.

Изучение системы всегда начинается с семантического уровня, причем первый этап заканчивается построением самой общей, наиболее укрупненной модели информационных взаимосвязей подразделений и работников, т.е. организационной структуры системы. Опирающееся на нее изучение носителей информации (документов) и их взаимосвязей позволяет получить уже более детальную семантическую модель информацион­ных взаимосвязей документов (документационную структуру). Обе эти мо­дели делают возможным (опять же с проведением некоторого исследования, т.е. привлечением дополнительной информации) получить уже модель ин­формационной взаимосвязи задач (операционную структуру), наиболее полно и подробно характеризующую процесс управления системой в целом. Таким образом, каждая из этих семантических моделей отражает на ста­дии изучения определенный уровень осведомленности исследователя о системе. Доскональное изучение и формализация существующей системы управления на семантическом уровне позволяет перейти к изучению и модели­рованию системы на прагматическом уровне. Этот переход, связанный с рассмотрением каждой решаемой в системе задачи изолированно, означает переход от констатации факта генезиса определенной информации к описанию механизма такого генезиса в процессе принятия управленческого ре­шения.

Построение модели при проектировании новой системы (совершенствования существующей) выполняется в обратном порядке. Переход с уровня на уровень и от одной модели к другой в пределах уровня происходит с определенной утратой информации. Иными словами, осуществляется абстрагирование от тех или иных специфических свойств, что приводит ко все большему проявлению общего в системе, ее единства. Необходимо отме­тить, что подобные переходы, хотя и не определены однозначно комплек­сом исходных моделей, все же в значительной степени ограничиваются ими. Выбор определенного вида перехода, а, следовательно, конкретной модели и соответствующих ей форм организаций процесса управления осу­ществляется в результате решения некоторой задачи. При этом только на прагматическом уровне критерием оптимальности служит интегральный по­казатель, отражающий эффективность функционирования предприятия.