Тема 4. Документация и инвентаризация

1. Бухгалтерские документы, их значение.

2. Классификация бухгалтерских документов.

3. Реквизиты документов и требования, предъявляемые к их составлению.

4. Приёмка и обработка документов в бухгалтерии, хранение документов.

5. Документооборот и его этапы.

6. Инвентаризация, её значение, виды и порядок проведения.

1. Бухгалтерские документы, их значение

Бухгалтерский учет является строго документальным, т.е. каждая операция оформляется документом. Запись операции в документы – это первый этап учетных работ.

Бухгалтерский документ – это письменное изложение операций, удостоверенное подписями должностных лиц и печатью (если это необходимо).

Значение документов для бухгалтерского учета заключается в следующем:

- документы являются основанием для записей в бухгалтерском учете, т.е. для составления проводок;

- являются средством контроля за сохранностью ТМЦ;

- на основании документов проводят ревизии и различные проверки;

- в документах содержится информация, необходимая для руководства предприятием;

- правильно составленный документ имеет юридическую силу и может быть использован в арбитраже или в суде.

2. Классификация бухгалтерских документов

Схема классификации документов

Бухгалтерские документы

По назначению

По месту составления

По объему содержания

-распорядительные -внутренние -первичные

-исполнительные -внешние -сводные

-бух. оформления

Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение на выполнение операций.

Исполнительные – подтверждают факт уже совершенной операции (кассовые ордера, накладные, акты и др. документы).

Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер (различные расчеты, справки ведомости).

Внутренние – это документы, которые составляются и обращаются внутри данного предприятия. К внутренним относятся расчетные ведомости на заработную плату, кассовые ордера и др.

Внешние – это документы, поступающие от других предприятий или направляемые из данного предприятия на другие предприятия (накладные, счета фактуры, банковские документы).

Первичные – это документы, оформляющие операцию в день её совершения (товарные документы, акты, кассовые ордера).

Сводные – это документы, которые составляются на основании первичных (различного рода отчеты: товарный, кассовый, авансовый).

3. Реквизиты документов. Требования, предъявляемые к их составлению

Реквизит – это обязательная составная часть документа.

К реквизитам относят:

- название документа

- его номер (если документы нумеруются)

- дата

- содержание операций

- подписи должностных лиц

- печать (если это необходимо)

К документам предъявляются ряд требований:

1. документ должен заполняться в момент совершения операции;

2. документы заполняются чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на компьютере;

3. строго соблюдать реквизиты;

4. сумму писать цифрами прописью (сумма пишется от начала строчки, первое слово с большой буквы, копейки цифрами);

5. незаполненные места в документах прочеркиваются буквой Z;

6. исправления в документах не допускаются.

Исправлений вообще не должно быть в кассовых и банковских документах. В редких случаях допущенную ошибку исправляют корректурным способом.