1. Укажите ячейку в сортируемом списке.

2. В меню Данные выберите команду Сортировка.

3. Нажмите кнопку Параметры.

4. Установите переключатель Сортировать в положение Столбцы диапазона и нажмите кнопку OK.

5. Выберите строки, по которым требуется отсортировать столбцы, в полях Сортировать по и Затем по.

Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, Microsoft Excel сортирует группы высшего уровня (уровень 1). Порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, независимо от того, являются они скрытыми или отображаются на экране.

Порядок сортировки списка, если считать числа, хранящиеся в виде текста, текстом

Числа, хранящиеся в виде текста, также сортируются слева направо, знак за знаком. Например, после сортировки по возрастанию список будет выглядеть как два набора чисел. Например, 11 будет стоять перед 5, так как в первой позиции 1 стоит перед 5.

Данные	Тип данных
1	Числовой
10	Числовой
11	Число, хранящееся в виде текста
5	Число, хранящееся в виде текста

Порядок сортировки списка, если считать числа, хранящиеся в виде текста, числами

Числа, хранящиеся в виде текста и в виде чисел, сортируются вместе. Например, после сортировки по возрастанию список будет выглядеть как один набор чисел.

Данные	Тип данных
1	Числовой
5	Число, хранящееся в виде текста
10	Числовой
11	Число, хранящееся в виде текста

Фильтрация. Автофильтр

Одним из базовых понятий электронных таблиц и баз данных является «фильтрация». Фильтром называется логическое представление данных, когда логическое условие проверяется применительно ко всему выделенному фрагменту таблицы, и все строки, не удовлетворяющие условию, не показываются на экране. Это легко заметить, поскольку в заголовке столбца появляется кнопка вызова списка фильтров.

Например:

В таблице в столбце а набраны станции отправления (Харьков-Пассажирский, Левада, Балашовка), в столбце b пункты назначения (Мерефа, Люботин, Змиев и т. д.). В третьем столбце — время отправления (можно набрать числом с десятичной дробной частью, но лучше выбрать для этого столбца через основное меню Формат→Ячейки→Время). Требуется отобрать только пригородные поезда, следующие до Люботина.

Решение: выделяем столбец с пунктами назначения. В основном меню выбираем пункт Данные. В открывшемся меню — строку Фильтр, подпункт Автофильтр. В верхней ячейке столбца откроется меню автофильтра (рис. 1):

Рис. 1. Всплывающее меню автофильтра

Выбираем в этом списке строку «Люботин» (все значения, встречающиеся в этом столбце будут выведены в меню). После выбора строки таблица примет следующий вид (рис.2).

Рис.2. Отфильтрованная таблица

Обратим внимание: в первой строке сохранилось значение, не совпадающее с фильтром (эта строка воспринимается как заголовок). Нарушенный порядок номеров строк и стрелочка в заголовке столбца свидетельствуют о наложении фильтра. Все дальнейшие формулы действуют только на оставшиеся строки. При распечатке таблицы стрелочка в ячейке заголовка не печатается.

Расширенный фильтр

Более сложные условия отбора данных Excel позволяет осуществить фильтрацией с «расширенным фильтром».

Например:

В столбце а расположены оценки по контрольной работе, в столбце b — фамилии учащихся. Требуется отфильтровать данные в таблице таким образом, чтобы осталось по одному представителю с оценкой каждого вида (не было повторяющихся оценок).

Это одно из простейших применений расширенного фильтра. Выделяем мышкой в таблице колонку оценок и нажимаем в основном меню: Данные→Фильтр→Расширенный фильтр. При этом, если у столбца оценок отсутствует заголовок, на экран выведется окно предупреждения, которое можно проигнорировать. В открывшемся диалоговом окне поставим подтверждающую галочку в строке «Только уникальные записи» и нажмем «ОК».

Рис. 3. Диалоговое окно расширенного фильтра

После этого в таблице останутся только строки с неповторяющимися оценками. Из строк с одинаковыми оценками будет выбрана та, что идет раньше по физическому расположению в таблице.

Рассмотрим более сложное условие расширенной фильтрации. Наберем в стороне заголовки столбцов и условия для отбора, например, все оценки меньше 8, а фамилии по алфавиту позже Сидорова. Вызовем расширенный фильтр и в строке диапазона условий укажем ссылку на данную табличку и получим желаемый результат (рис. 4).

Рис.4. Расширенный фильтр с диапазоном условий

Для восстановления исходного вида таблицы (с включением отфильтрованных строк) следует в основном меню выбрать: Данные →Фильтр→Отобразить все.