Порядок і методи відправки документів

Вихідні документи передаються поштовим або електронним зв'язком.

Документи для відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими зі вказанням поштової адреси або зі вказівкою на розсилку.

Не допускається відправка документів без їх реєстрації в канцелярії.

Для відправки документів на інші підприємства,здійснюється порядок перевірки:

1)вірність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів;

2)вірність вказання адреси;ініціалів, міста.

Правила написання адресата в лівій верхній частині лицьового боку конверта зазначають адресу одержувача,а в правій нижній зазначають адресу відправника.

Звичайно пишеться так:

-назва підприємства;

-вулиця підприємства;

-місто та область;

-індекс.

Наприклад як це виконується на моїй базі практики:

Жовтневий районний суд

Вул..Невська,3

М.Кривий Ріг

Дніпропетровська область

50029.

Організація контролю за виконанням документів

Виконання документа – це вид управлінської діяльності, характер, строки виконання та виконавці якої обумовлені документаційною інформацією.

Контроль виконання документа – це сукупність процесів, які забеспечують своєчасне виконання документів.

Контролю підлягають зареєстровані документи, які містять завдання.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання

(скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням

документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документата зняття його з контролю вносяться до реєстраційного журналу, як це роблять на моїй базі практики, чи заносять відомості до РКК.

Рівні проведення контролю

У даній установі ведеться контроль виконання документів за такими видами робіт:

— постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки

контрольованих документів;

— перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;

— попередні перевірки й регулювання перебігу виконання;

— облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів

(доручень);

— інформування керівника про перебіг та підсумки виконання документів

(доручень);

— повідомлення про перебіг та підсумки виконання документів на

оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

— зняття документів з контролю;

— формування картотеки виконаних документів

Завданням контролю за виконанням документів у Жовтневому районному суді є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

Порядок використання бланків та печаток на підприємстві

Порядок використання бланків і печаток,користування ними,потреби до зберігання викладенні в Інструкції про порядок видавання міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади.

Печатки можуть бути таких видів:

- металічна печатка;

- мала гербова печатка;

- проста кругла печатка;

- проста трикутна печатка;

- округла печатка для пакетів;

- проста печатка (особиста).

На моєму підприємстві використовуються: металічна, кругла, проста печатки.

Бланк-це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа.

Встановлено два види бланків:

- для службових листів;

-загальний(для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень та постанов).

Проведення контролю за використанням бланків, печаток, штампів

На моїй базі практики здійснюється контроль за використання бланків,печаток та штампів.

Треба бути уважним щоб не сплутати, якусь не ту печатку поставити на документі,також на якому бланку заповнювати ту чи іншу інформацію і звісно штамп.

Печатки можуть бути таких видів:

- металева печатка;

- мала гербова печатка;

- проста кругла печатка;

- проста трикутна печатка;

- округла печатка для пакетів;

- проста печатка (особиста).

На моїй базі практики використовуються: металева, кругла, проста печатки.

Бланк-це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа та місцем, залишеним для нанесення змінної.

Встановлено такі види бланків:

- для службових листів;

- бланк конкретного виду документа.

Характеристика проведення аналітичної роботи по контролю за виконанням документів.

Контроль здійснюється на двох рівнях: діючому і формальному.

Він включає в себе такі види робіт:

1)Постановка документа на контроль.

2)Перевірка свєчасного доведення документа до виконавця.

3)Попередні перевірки і регулювання ходу виконання.

4)Облік і узагальнення реквізитів конролю.

5)Інформування керівника про підсумкита хід виконання документів.

6)Знаття документів з контролю.

7)Формування картотеки виконання документів.

У діловодстві документи можуть поділятися на дві групи: із зазначеним строкомвиконання і без нього.Строки виконання бувають двох видів – типові та індивідувльні.

Про первинну і вторинну документацію

Всі копіі з особистих документів виготовляють машинописним способом на спеціальних трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Якщо копію виготовляють на чистому аркуші паперу, то повністю відтворюють реквізити оригіналу.

Можливо, що трафаретний бланк, на якому оформлений сам документ, двомовний, тоді копію виготовляють тією мовою, котрою зроблено запис у трафаретному бланку оригіналу документа.

Коли відтворюють реквізит 23 (підпис), посадова особа не підписується, а зазначає слово «підпис». Малюнки і відбиток печаток також не відтворюють.

Обов'язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копіі); в разі потреби проставляють відбиток печатки підприємства, де завірено копію.

Особа, яка завірила копію, сповна відповідає за відповідність копіі оригіналові.

Особливості оформлення вторинної ділової документації

Первинна переробка-це безпосередні результати наукової роботи;

-вторинна переробка – це результати обробки первинної інформації.

На моїй базі практики вторинним документами вважаються копії, які виготовляються тільки з дозволу керівника засобами оргтехніки та відповідним чином засвідчуються, наприклад:

Згідно з оригіналом

Діловод (підпис) Л.Ю. Рачинська

Службові записки

Доповідні пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про явища і факти, виконані роботи, ситуацію, що склалася.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7. Перелік додатків,

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Довідки

Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.

Довідки службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах. В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

Класифікація листів підприємства

Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації. На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації.

Класифікація листів: прості (1 адресат і 1 адресант), колективні ( 1 адресат і безліч адресантів), циркулярні (безліч адресатів і 1 адресант); листи, що потребують відповіді, листи, що не потребують її.

На моїй базі практики є прості, колективні і циркулярні листи ті листи, що потребують відповіді і що її не потребують.

Аналіз оформлення реквізитів

Реквізити: дата, індекс, посилання на індект і дату вхідного документа, гриф обмеження доступу до документа, адресат. Резолюція, заголовок до тексту, позначка про контроль, текст, позначка про наявність додатка, підпис, гриф погодження, візи, відбиток печатки, прізвище виконавця та номер його телефону, позначка про виконання документа й направлення його до справи, позначка про перенесення даних на машинний носій, позначка про надходження.

Ділове спілкування з іноземними партнерами

Є міжнародні стандарти (ISO) на основні документи, в тому числі й на комерційні листи.

Листи до іноземних ділових партнерів надсилають, аби заявити про існування свєї фірми, проінформувати про продукцію, що випускається, та надання послуг, про участь у торгівельній діяльності, у вирішенні питань, пов'язаних із постачанням, ціноутворенням, формами розрахунків, відрядженнями, підготовкою фахівців.

У таких листах відстань між реквізитами становить 2-4 інтервали; суворе дотримання положень табуляра не вимагається. Поширене переважно блокове розташування реквізитів, коли всі рядки кожного реквізиту друкуються без відступів від межі лівого берега. Широко використовується принцип відкритої пунктуаціі, тобто не ставляться коми, двокрапки в реквізиті «Адресат», у зверненні, заключній формі ввічливості.

Адресу відправника оформляють за звичайними правилами.

Загальні принципи організаціі телефонних переговорів керівника

В установі, де я проходжу практику, використовують сучасні комунікаційні системи зв’язку. Насамперед це телефонний зв’язок.

Телефонна розмова-це один з різновидів усного мовлення, що характеризуються певними ознаками:

- співрозмовники не бачать один-одного і не можуть скористатися не вербальними засобами;

- обмеженість у часі;

- наявність технічних перешкод.

Організація телефонних розмов керівника залежить від його секретаря, адже саме секретар з’єднує з керівником. Або ж у разі його відсутності все фіксує та ставить у відомість керівника.

До інших систем комунікації можна віднести факсимільний зв’язок, мережу Інтернет. Проте. Порівняно з телефонний зв’язком вони використовуються на моїй базі практики рідше.

Інші комунікаційні системи на підприємстві

На підприємстві де я проходжу практику,здійснюється такий вид діяльності.

Телефонна розмова-це один з різновидів усного мовлення,що характеризуються певними ознаками:

-Співрозмовники не бачать один-одногоі не можуть скористатися не вербальними засобами;

-обмеженість у часі;

-наявність технічних перешкод.

Організацією телефонних розмов керівника залежить від його секретаря,адже саме секретар з’єднує з керівником. Або ж у разі його відсутності все фіксує та ставить у відомість керівника.

На моїй базі практики використовується також електронний зв’язок,факс.

Протокол його види

Протокол-це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень,ухвалених на зборах,нарадах,конференціях,інших засіданнях колегіальних органів.

Види протоколу:

-Стислий-зазначають прізвища доповідачів,теми доповідей,прізвища тих,хто виступив,рішення.

-Повний-який містить записи всіх виступів,а отже,відбиває роботу колективу,процес напрацювання рішення в сутичці думок,у дискусіях.

На моїй базі практики використовується стислий вид протоколу.

2)Причини і правила оформлення витягу з протоколу.

Витяг з протоколу-це певна частина протоколу,оформлена належним чином.

Їх оформлюють на загальних,спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Витяги з протоколів використовують для доведення прийнятих на засіданні колегіальних органів навчального закладу рішень до зацікавлених осіб або організацій. Особливість оформлення витягу з протоколу полягає у відтворенні тексту. Із вступної частини протоколу до витягу переносять прізвища та ініціали голови та секретаря засідання, присутніх та запрошених. З порядку денного вибирають лише ті питання, рішення з яких цікавить замовника витягу з протоколу (при цьому порядкові номери цих пунктів порядку денного залишають без змін).

Причина і правила оформлення витягу з протоколу

Витяг із протоколу – це коротка форма протоколу, частина резолюціі, ухвали, рішення певного зібрання, необхідна у важливій справі, про яку йшлося на зборах, засаданні Ради трудового колективу, комітету, бюро, на вченій Раді навчального чи наукового закладу.

Тобто це копія частини протоколу, його номер з обов'язковою вказівкою назви органу, колективу, порядку денного, тексту з цього питання, рішення, дати проведення зборів, з позначкою «Оригінал підписали», прізвища голови й секретаря, їхні підписи.

Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

Реквізити витягу з протоколу:

• назва виду документа (ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ);

• дата;

• індекс;

• місце складання чи видання;

• гриф затвердження;

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис;

• позначка про завірення копіі.

Всі відомості, які необхідні для складання витягу з протоколу переносять з оригіналу протоколу.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів – постанов, ухвал, а на підприємствах, що діютьна основі єдиноначальності, - у вигляді наказів. У решті випадків оформляють витяг із протоколу.

Самостійні роботи

Самостійна робота № 1

Тема: «Категоріі підприємств по об'єму документообігу»

Документообіг – це рух службових документів в установі від дати його створення або отримання до дати завершення виконання або відправки.

Сумарна кількість вхідних документів і створених організацією за певний період (місяць, квартал, рік) складає об'єм документообігу.

Кількісному обліку підлягають всі без виключення документи – ті, що прибули (ті, що нереєструють), ті, що на відправку та внутрішні. Щоденний облік здійснюється експедицією при обробці тих документів, що надійшли та тих, що на відправку.Внутрішні документи враховуються за місцем реєстраціі або складання.

Основними положеннями ЄДСД передбачені чотири категорії установ, залежно від структури СДЗУ, організації роботи з документами та об'єма документообігу.

Установи першої категорії - об'єм документообігу більше ніж 100 тисяч документів на рік.

Установи другої категорії - об'єм документообігу до 100 тисяч документів на рік.

Установи третьої та четвертої категорії - до 25 тисяч документів на рік.

Самостійна робота № 2

Тема: «Обробка документів за допомогою оргтехніки»

Потреба в механізаціі виконання різноманітних робіт, процесів, операцій управлінської праці, зумовила створення ріноманітних засобів оргтехніки. Широка номенклатурасучасних засобів оргтехніки, що відрізняється між собою виконуваними функціями, які застосовуються технологічними процесами, експлуатаційними можливостями, конструктивними процесами та іншими ознаками, викликає потребу їх класифікаціі. Класифікація дає змогу систематизуватиза певними ознакамивсі засоби оргтехніки на групи,підгрупи, види, сприяє формуванню єдиної технологіі та кращій орієнтаціі споживачів при виборі засобів оргтехніки конкретних умов.

Згідно з цією класифікаційною ознакою всі засоби оргтехніки можна виділити на такі класи: складання документів, копіювання та оперативного розмноження документів, обробки документів, зберігання, пошуку та транспортування документів, технічні засоби зв'язку.

До засабів складання документів відносять всі види друкарських машин, письмові автомати, диктофонну техніку. Засоби копіювання та оперативного розмноження документів (засоби репрографіі) включають засоби фотокопіювання, діазокопіювання, мікро копіювання, електрографія, термокопіювання, електронографія, оперативна поліграфія. До складу засабів обробки документів входять фальцювальні, аркушепідбиральні, паперознищувальні машини, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвертовідкривачі та ін.

До самостівйної групі засобів зберігання, пошуку та транспортування документіввідносять лоткита ящикидля оперативної роботиз документамита карточками, устаткуваннята обладнання бібліотекта архівів, папки для зберігання документів, шафи для сортування кореспонденціі, повітряну пошту.

До технічних засобів зв'язку, які використовуються у повсякденній роботікерівників та фахівців, належить телефонний зв'язок.

Самостійна робота № 3

Тема: «Нові технологіі опрацювання інформаціі »

Інформація - явище незрівнянно більш древнє, ніж сама людина. Уже природа у процесі своєї еволюції передавала закодовану інформацію в рослинах і живих організмах.

Технологія - це комплекс наукових та інженерних знань, реалізованих у прийомах праці, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових факторів виробництва, засобах їх об'єднання для створення продукту або послуги, що відповідають певним вимогам. Тому технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого або невиробничого, насамперед управлінського процесу. Управлінські технології грунтуються на застосуванні комп'ютерів і телекомунікаційної техніки.

При впровадженні нової інформаційної технології в організації необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті її неминучого старіння, тому що інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливаються від декількох місяців до одного року. Якщо в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому фактору не приділяти належної уваги, цілком можливо, що до моменту завершення переходу фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє і прийдеться вживати заходів щодо її модернізації.

Самостійна робота № 4

Тема: «Створення та ведення інформаційно-довідкової картотеки»

Картотека - упорядковане зібрання даних, як правило на картках малого формату і являє собою каталог.

Кожна карта є інформаційною одиницею і надає відомості про який-небудь доглянутому об'єкті, з метою полегшення пошуку цього об'єкта за певними ознаками. Впорядкування здійснюється обов'язково по логічним критеріями, за алфавітом, дату і т. д. У кінці XIX століття були знайдені ефективні методи і засоби пошуку карток в картотеці - карти з крайової перфорацією. За допомогою пробитих отворів по краю, кодувалися дані записані на карті. Для архівування картотеки фотографуються на мікрофіш з подальшим використанням мікрофіші за допомогою спеціального пристрою.

Самостійна робота № 5

Тема: «Виготовлення листів-маятників»

Використання листів-маятників полегшує ведення письмового листування не тільки його відправнику а й одержувачу.

Мета листа-маятника - по можливості скоротити час підготовки відповіді на письмове повідомлення, відправлене секретарю. Для листа-маятника використовується бланк, поділений на дві функціональні частини: ліва призначена для повідомлення відправник)', а права - для відповіді одержувача.

Місце, залишене для відповіді спонукатиме одержувача для короткого формулювання своїх думок, а заготовлений бланк сократить час на його відправку. Крім того одержувачу буде легко виділити із потоку письмових повідомлень саме це повідомлення.

Самостійна робота № 6

Тема: «Особливості оформлення копій листів, які відправляються»

Всі службові листи, які відправляються з установи, називаються вихідною кореспонденцією.

При підготовці листів і документів до відправки необхідно перевірити чи мають вони необхідні реквізити (штамп, печать, підписи та ін.) і зареєструвати документи в спеціальному журналі. Записи в журналі роблять в хронологічному порядку. Порядковий номер в журналі переносять на штамп листа і на його копію. Листи і інші документи, як правило, печатають в двох та більше екземплярах, направляють адресату, а копію підшивають в відповідну справу, що дозволяє завжди навести необхідну довідку.

Таку копію прийнято називати відпускною, вона відрізняється від справжньої копії порядком оформлення. На останній повинен бути штамп підприємства, завіряється вона керівником організації верхньому правому куті такі документи мають помітку: "Копія".

Копію - відпустку оформляють по іншому. Там, де повинен бути штамп, проставляють від руки дату і вихідний номер листа.

Перед найменуванням посадових осіб, які підписали оригінал, пишуть від «Оригінал підписали» або «Оп», потім пишуть прізвища, які підписували. Відпустку листа завіряє працівник, який веде діловодство. При цьому робиться

підпис: «З оригіналом вірно: секретар К. Волкова»

Самостійна робота № 7

Тема: «Робота з телефонограмами»

Телефонограма – це загальна назва різних за змістом документів, що поділяються, у зв'язку з особливим способом передачі інформаціі: по телефону і записується отримувачем.

Правила передачі телефонограм:

• необхідно відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

• назвати вид документа;

• продиктувати текст;

• перевірити його повторним читанням;

• назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

• записати посаду та ПІБ особи, яка прийняла телефонограму, зафіксувати час.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

Самостійна робота № 8

Тема: «Робота секретаря з відвідувачами»

Секретар повинен бути завжди в “формі” ретельно і продуманл одягнутий, охайний ,готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення ,уміти спокійно , без розгубленості , різкості , суєти і згідністю вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Секретар завжди повинен бути в курсі всіх справ: вести роботу з документами брати участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів ,відповідати на телефонні дзвінки і сам роботи розпорядження за дорученням керівництва , здійснювати запис відвідувачів на прийом.

Робота секретаря по організації прийому відвідувачів полягає у наступному:

-Фіксування в спеціальних журналах даних про відвідувачів.

-Зберігання нерозглянутих, незакінчених справ та при повторному відвідуванні підготовка всіх необхідних документів керівнику.

-Надання довідок відвідувачам особисто або по телефону.

-Слідкування за порядком під час прийому, подання довідкових матеріалів керівнику, друкування матеріалів, які стосуються прийому робітників.

Одна з найважливіших задач секретаря - організація прийому відвідувачів, що йдуть до керівника по найрізноманітнішим проблемам, питанням, справам. Саме тут пред'являються найвищі вимоги до ділових якостей, зовнішності секретаря.

Самостійна робота № 9

Тема: «організація роботи зі зверненнями громадян на підприємстві»

Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань. У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Звернення адресуються органам або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених питань і повинно містити прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги і підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. Воно може бути усним «викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином.

Самостійна робота №10

Тема: «прийом делегацій»

На моїй базі практики, якщо на прийом прибуває делегація, секретареві слід заздалегідь потурбуватися про приїзд і від'їзд відвідувачів, сувеніри для них. Секретар повинен скласти ділову і культурну програму перебування гостей, розселення, харчування, тощо. У разі прибуття іноземної делегації секретар зобов'язаний потурбуватися про перекладача.

На прохання директора секретар подає гостям чай. або каву за їх вибором. А також до кави, або чаю подає на стіл тістечка, печиво. Крім ціх напоїв(або замість них) може поставити на стіл пляшки з мінеральною водою, соком, склянки( на одну більше від кількості відвідувачів) та серветки.

Самостійна робота №11

Тема: «оформлення бізнес-поїздок керівника»

Підготовка відрядження керівника, а також працівників підприємства-важлива складова роботи секретаря. У Жовтневому районному у суді організацією відряджень працівників займається головний бухгалтер та інспектор відділу кадрів. Завдання на відрядження працівникам не виписують.

Щоб відрядження було успішним, секретарю треба детально продумати підготовчу стадію бізнес-поїзди керівника, адже успіх відрядження залежить від того, наскільки комфортно буде почувати себе керівник під час відрядження.

Копія програми відрядження залишається у секретаря, тому він завжди знає, де знаходиться керівник, і якщо необхідно може з ним зв'язатися.

Досить зручно мати 2 програми: одну з повною інформацією, а іншу зі скороченою.

Протягом 3 робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати авансовий звіт про витрачену в зв'язку з відрядженням суму.

Після повернення керівника секретар опрацьовує матеріали відрядження: передруковує документи, розмножує їх. передає відповідним структурним підрозділам та працівникам.

Самостійна робота №12

Тема: «Звітування діяльності та складання»

Звіти бувають статистичні й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному. Звіт — письмове повідомлення про виконання певної роботи папері.

Види звітів: наукові звіти, рекомендаційні звіти, річні звіти, аудиторські звіти, робочі звіти, звіти про поїздки, звіти про розслідування, бюджетні звіти поліцейські звіти, демографічні звіти, кредитні звіти, оціночні звіти перевірочні звіти, військові звіти тощо.

Самостійна робота №13

Тема: «технологія обробки даних в інформаційних системах і мережах»

Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожні стадії його розвитку існує потреба в управлінні Інформаційна система, я система управління, тісно пов'язується, як з системами збереження та вида¹ інформації, так і з іншої - з системами, що₍забезпечують обмін інформацією процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, ш дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управлінь її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосувань комп'ютерної техніки – це питання економічної необхідності. В будь-якій інформаційній системі управління вирішуються задачі трьох типів:

задачі оцінки ситуації (деколи їх називають задачами розпізнавання образів);

задачі перетворення опису ситуації ( розрахункові задачі, задачі моделювання);

задачі прийняття рішень ( в тому числі і оптимізаційні).

Автоматизована інформаційна система — те взаємозв'язана сукупність даних, обладнання, програмних засобів, персоналу, стандартних процедур, які призначені для збору, обробки, розподілу, зберігання, представлення інформації у відповідності з вимогами, які випивають з цілей організації. Сьогодні, у вік інформації, практичні ножна інформаційна система використовує комп'ютерні технології, і тому надалі під інформаційними системами надалі будемо підрозумівати саме автоматизовані. Інформаційні системи включають в себе: технічні засоби обробки даних, програмне забезпеченні і відповідний персонал. Чотири складові частини утворюють внутрішню інформаційну основу:

засоби фіксації і збору інформації;

засоби передачі відповідних даних та повідомлень;

засоби збереження інформації;

засоби аналізу, обробки представлення інформації.

Різноманітність інформаційних систем з кожним роком все зростає. В залежності від функціонального призначення можна виділити такі системи: управляючі (АСУТП, АСУ В), проектуючи (САПР),. наукового пошуку (АСНД, експертні системи), діагностичні, моделюючі, систем підготовки прийняття рішення (СППР), а в залежності від сфери використання - на адміністративні, економічні, виробничі, медичні, навчальні, екологічні, криміналістичні, військові та інші. Інформаційні системи і технології використовуються для обліку та аудиту. Фактори, що обумовлюють впровадження інформаційних систем.

Основними факторами, які впливають на впровадження інформаційних систем є потреби організацій та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування.