Технологія перевірки вірності доставки

Всі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові. Методика обробки вхідних документів складається з ряду послідовних операцій: прийом та первина обробка починається з перевірки вірності доставки, при отриманні документів з позначкою терміново проставляють час отримання, далі перевіряється цілісність конверту, установки схоронність печаток. Потім відбувається передача документа на резолюцію керівнику., реєстрація документа, передача на виконання. Після реєстрації документи сортують по структурним підрозділам у сортувальній шафі.

Методика обробки вхідних документів

Організація роботи з вхідними документами складається з ряду послідовних операцій:

-Прийом

-Первинна обробка, яка починається з перевірки вірності доставки.

-При отриманні документів з позначкою «ТЕРМІНОВО» проставляють час отримання.

-Далі перевіряється цілісність конверту, упаковки, схоронність печаток.

-Передача документа на резолюцію керівнику.

-Реєстрація документа.

-Передача на виконання.

-Документи сортують по структурних підрозділах у сортувальній шафі, звідки їх і забирають.

Розгляд та реєстрація документів

Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії ( або секретарем чи офіс-менеджером ). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомленне керівництво установи, або виконавці відповідно до функціональних обов'язків , у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розділ документів здійснюється у день їх одержання або в перший робочий день ( якщо вони надійшли не в робочий час чи день ).

Види та порядок реєстраціі документів на підприємстві

Реєстрація документів — це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732-94).

Порядок реєстраціі документів на підприємстві.

Обов'язково реєструють документи, які надходять від інших організацій, і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи і т.п.), а також пропозиціі, заяви, скарги громадян.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту.

Види реєстраціі документів на підприємстві.

Реєстрація документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки (в следствии которой происходит автоматизированная реєстрация) та журнальна реєстрація.

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження.

Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, то його повторно не реєструють.

На моїй базі практики реєструють документи в реєстраційному журналі та автоматизованим видом.

Переваги автореєстраціі

В автоматизованій реєстраціі формується бланк реєстраційних даних,а за наявності мережі – центральний бланк реєстраційних даних.

Завдяки цим бланкам реєстраційних даних працівники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей.