Тематические занятия

Тема 1. История, современные задачи, функции и структура учреждения

Методические указания по изучению темы

Вступительное занятие проводит представитель руководства учреждения, который знакомит студентов-практикантов с историей, современными задачами, направлениями деятельности и особенностями документирования управленческой деятельности учреждения.

Если в архиве организации имеется историческая справка о фондообразователе, то студенты получают ее для ознакомления.

Затем студенты изучают организационно-правовые документы, регламентирующие юридический статус учреждения, его организационно-правовую структуру, руководство:

• устав (положение) организации;

• положения о структурных подразделениях;

• типовая инструкция по делопроизводству;

• инструкция по делопроизводству организации;

• должностные инструкции;

• штатное расписание;

• табель форм документов;

• альбом форм документов.

Если учреждение не считает возможным ознакомить студентов с этими документами (или с некоторыми из них), то сведения об учреждении студенты собирают, используя метод интервьюирования или опроса.

В итоге студенты должны собрать информацию по следующим вопросам:

• дата создания учреждения (организации, фирмы);

• название (полное и сокращенное) учреждения (организации, фирмы);

• цель создания и функции организации;

• организационно-правовая форма организации;

• организационная структура и порядок управления;

• состав организационных документов организации;

• степень отражения в организационных документах требований к документированию управленческой деятельности (порядок издания, подписания, утверждения, хранения, уничтожения документов).

Студенты графически вычерчивают структуру организации. Все собранные данные оформляют в виде дневниковых записей, где отмечают дату записи, источник получения информации. Выписки из организационных документов студенты представляют руководителю практики от организации, в беседе с которым обсуждают специфические особенности структуры и руководства организацией.

Тема 2. Нормативно-методические документы, регламентирующие правила создания и оформления документов. Системы документации организации

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Изучите нормативно-методические документы организации, отметив требования к документированию деятельности организации, зафиксированные в них.

В число этих документов входят:

• ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418).

• Инструкция по делопроизводству данного учреждения.

• Регламент.

• Номенклатура дел.

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

• Приказы (распоряжения) о порядке создания и согласования отдельных видов документов.

• Табель и Альбом форм документов.

• Правила оформления документов.

2) В ходе опроса сотрудников службы документационного обеспечения управления, специалистов структурных подразделений организации определите состав документов, функционирующих в организации, - организационных, распорядительных, информационно-справочных. При этом обратите внимание на состав документов по видам, назначению (для каких управленческих задач используются формы документов).

3) В отчете практики запишите сведения о системах документации и отметьте наиболее распространенные виды документов, применяемых в практике работы организации.

4) Определите состав других систем документации, используемых в деятельности организации, включая унифицированные формы, а также индивидуальные документы (созданные сотрудниками организации), не анализируя их.