Тема 3. Нормативная регламентация работы службы доу

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Определите состав законодательных, нормативно-методических и организационно-распорядительных документов, которыми руководствуется служба делопроизводства организации в своей деятельности:

• законы, указы, постановления правительства;

• приказы и распоряжения руководства;

• положение о службе ДОУ;

• ГСДОУ;

• Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536;

• инструкция по делопроизводству данного учреждения;

• должностные инструкции работников службы ДОУ;

• ГОСТы на унифицированные системы документации и, прежде всего, на УСОРД;

• перечни документов с указанием сроков хранения;

• Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации;

• Основные правила работы ведомственных архивов;

• Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия;

• методические разработки по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2) Отметьте необходимость обновления и пополнения пакета нормативных и законодательных документов, которыми должна регламентироваться работа службы ДОУ в организации.

3) Методом опроса или наблюдения выясните наличие или отсутствие в организации Табеля и Альбома форм документов. Обоснуйте необходимость и актуальность разработки этих документов в деятельности службы ДОУ, особенно в условиях внедрения автоматизации управленческих процедур.

4) Подготовьте методические рекомендации по разработке Табеля и (обследование документации, выбор формы Табеля, формирование структуры Табеля, принципы отбора форм документов) и Альбома (определение назначения Альбома форм и состава документов; классификация форм документов; унификация форм документов; формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по его применению).

Тема 4. Научная организация труда (нот) работников службы доу

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Выявите наличие в организации документов, определяющих типовые нормативы времени на делопроизводственные работы:

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы;

• Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений и предприятий;

• Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию;

• Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;

• Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов;

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров;

• Нормы времени на работы по автоматизированной технологии и документационному обеспечению органов управления;

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти;

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;

• Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПВЭМ;

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти;

• локальные нормативы.

2) Определите их необходимость для организации. Если на какие-либо виды работ не существует норм времени, подготовьте предложения по разработке локального нормативного документа самостоятельно или с помощью руководителя практики от организации (другого сотрудника службы ДОУ), определив временные затраты, проведя самофотографию рабочего дня и хронометраж.

3) Опишите условия труда работников службы ДОУ (организация и оборудование рабочих мест, оформление интерьера служебных помещений, помещение и украшение офиса, озеленение интерьера, благоприятный звуковой климат и др.). Обратите особое внимание на степень автоматизации делопроизводственных процессов (миниатюризация офисного оборудования, наличие компьютеров на рабочих местах, объединение их в сеть, использование специализированного программного обеспечения и др.).

4) Руководствуются ли в организации нормативным документом «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам»? При отсутствии такого документа и его необходимости разработайте рекомендации по работе с компьютерной техникой.