Тема 7. Технология обработки отправляемых (исходящих) документов

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Составьте блок-схему работы с исходящими документами.

2) Опишите все операции в технологии обработки исходящих документов. Укажите особенности оформления и отправления бумажных документов, телефонограмм, факсограмм, электронных версий документов.

3) Опишите процедуру согласования (внутреннего, внешнего) документов.

4) Каким образом и кем регистрируются исходящие документы? Какая регистрационная форма используется при регистрации инициативных отправляемых документов?

5) Как и кем осуществляется отправка документов (централизованно экспедицией, секретарем)?

6) Какие операции включает в себя экспедиционная обработка отправляемых документов?

7) Определите маршрут движения исходящих документов и разработайте графическую оперограмму. Оперограмма движения должна отразить перемещение документа от момента подготовки его проекта до отправки из учреждения.

Тема 8. Технология обработки внутренних документов

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Составьте блок-схему работы с внутренними документами.

2) Опишите процесс разработки проекта документа. Какие материалы используются при подготовке предварительного варианта текста (типовые тексты, разработанные на предприятии для подготовки данного вида документа; материалы деловой переписки по вопросу, составляющему тему документа; положения законодательства РФ, другие нормативные документы)?

3) Каким образом и в каком случае производится согласование текста документа?

4) Опишите процедуру удостоверения отправляемого документа (подписания, утверждения, проставления печати). Какими документами регламентируется право подписи? Обратите внимание на правильность оформления подписи.

5) Как происходит регистрация и тиражирование внутренних документов?

6) Укажите особенности технологии обработки некоторых видов внутренних документов (распорядительных, протоколов, докладных записок, справок, сводок и др.).

7) Определите маршрут движения внутренних документов и разработайте графическую оперограмму. Оперограмма движения должна отразить перемещение документа (приказа) от момента подготовки его проекта до подшивки в дело.

Тема 9. Регистрация документов в организации справочно-информационного аппарата управления

Вопросы, задания и методические указания по изучению темы

1) Как проводится в организации регистрации документов (централизованно, децентрализованно)?

2) В каких нормативных документах регламентируются технология и пункты регистрации документов (инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, Табель форм документов)? В приложении к отчету о практике приведите выдержки из этих документов.

3) Имеется ли в учреждении перечень нерегистрируемых документов? При отсутствии такого перечня разработайте его самостоятельно.

4) Какие регистрационные формы (журнальная, карточная, автоматизированная) используются в организации?

5) В случае журнальной формы регистрации отметьте наличие и количество журналов для разных категорий документов (входящей корреспонденции; исходящей корреспонденции; входящих распорядительных документов от руководства; входящих телеграмм; исходящей переписки с руководством и т.д.). Самостоятельно разработайте и заполните один из журналов регистрации конкретного вида документа (пропуска, трудовой книжки, справки и др.). Приведите в отчете образцы обложки журнала.

6) При использовании в организации карточной формы регистрации опишите методику создания и применения карточек. Перечислите виды картотек, имеющихся в документационной службе предприятия. Как они формируются и ведутся? Приведите в приложении к отчету образцы карточек регистрации. Определите принцип построения справочной картотеки (производственно-отраслевая, предметно-вопросная).

7) При использовании автоматизированных форм регистрации дайте их характеристику. Выявите состав реквизитов, вносимых в карточку в автоматическом и полуавтоматическом режимах, установите ведение параллельных форм регистрации. В чем заключаются преимущества автоматизированной формы регистрации перед журнальной и карточной?

8) Укажите особенности регистрации документов в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Как регистрируются документы с пометой «лично», конфиденциальные и кадровые документы, обращения граждан?

9) Что такое индексирование документа? Как и из чего формируется регистрационный номер поступившего, отправляемого и внутреннего документа?