Тема 5. Коммуникации в организации и эффективность управления

5. 1. Характеристика процессов коммуникации

Коммуникация - это обмен информацией, в результате которого руководитель получает информацию для принятия рушений и доводит принятые решения до исполнителя.

Эффективность коммуникации определяется качеством управленческих решений, т. к. обмен информацией встроен во все остальные виды управленческой деятельности; при этом коммуникация называется связующим процессом.

Коммуникации между организацией и внешней средой:

Для коммуникации организации с внешней средой используют следующие средства:

1.Реклама (получение информации);

2.Имидж фирмы (лица - представителя фирмы);

3.Годовые отчеты, представленные в прессе (можно получить информацию о

фирме);

4.Лобирование (организация пытается через своих представителей влиять на

содержание законов, постановлений).

Коммуникации между уровнями управления и подразделениями:

Информация внутри организации может передаваться по нисходящим путям (от важных уровней к низшим). Этими путями подчиненным сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях, изменяющихся приоритетах и т.д.

Информация в организации может быть передана также и по восходящим путям (снизу вверх) в форме:

• отчетов;

• предложений;

• докладных записок;

• служебных записок.

Организация нуждается и в обмене информацией и по горизонтали. Этот обмен происходит для координации выполняемых действий и задач.

Неформальные коммуникации:

Канал неформальной коммуникации обычно называется каналом распространения слухов.

5.2.Элементы и этапы процессов коммуникации

Обмен информацией происходит только в случае, когда одна сторона предлагает, а другая воспринимает информацию, т.е. коммуникационный процесс- это обмен информацией между двумя и более людьми.

Выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1. отправитель - это лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию для её передачи;

2. сообщение- это информация, закодированная с помощью определенных символов;

3. канал - это средство передачи информации;

4. получатель - это лицо, которому предназначается информация и который в дальнейшем её интерпретирует.

При коммуникационном обмене реализуются следущие 5 этапов:

1. зарождение идеи (обмен начинается с формулирования идей или отбора информации). Нужно четко осознать, какие идеи предназначены для передачи до того, как вы собираетесь отправить сообщение;

2. кодирование и выбор канала.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью определенных символов закодировать её, используя при этом слова, жесты, интонацию. Такое кодирование превращает информацию в сообщение.

Каналы:

• передача речи (телефон);

• письменная передача (почта);

• электронные средства связи (компьютер, факс).

3. передача; речь идет о физической передачи сообщения;

4. декодирование - перевод мысли отправителя в мысли получателя;

5. обратная связь и помехи. Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано, увидено.