Тема 19. Технології презентації донорського проекту

Методи організації зустрічі з ПФП. Особистий лист-пропозиція – зміст, структура та способи його доставлення. Телефонні дзвінки – їх функції, зміст і серійність. Використання електронних засобів листування (e-mail, факс, SMS). Інші канали організації зустрічі.

Види і способи презентації проекту. Особливості індивідуальних та групових презентацій. Усна, альбомна, екранна, аудіовізуальна, мультимедійна, ігрова та театрально-концертна форми презентації. Варіанти сценарних схем презентації. Передбачення сприятливих і несприятливих обставин.

Вимоги до сценарію презентації. Мета, зміст і структура сценарію. Перелік питань, на які повинна дати відповіді презентація: хто презентує проект і хто відповідає за його здійснення; що це за проект; яким чином він реалізується; який ринок та цільова аудиторія проекту; які ресурси вже є і які необхідно залучити; що потрібно від спонсора; чим цей проект вигідний для спонсора; які ризики та ґарантії успішності; Простота, послідовність, контрастність, наочність і повторність – основні властивості успішного сценарію. Ретельне опрацювання дебютів та вирішальних моментів презентації. Розрахунок часу.

Матеріали, обладнання та персонал для проведення презентацій. Підготовка матеріалів, портативного обладнання та асистентів для індивідуальних презентацій. Використання комп’ютерної програми Power Point для екранних та альбомних презентацій. Вимоги до приміщення для здійснення групової презентації. Функціональне і технічне забезпечення офіційної, інформаційної, мистецької, розважальної та відпочинкової частин презентації. Професійні обов’язки персоналу для групової презентації. Служби зустрічі, паркування, охорони, управління технікою, надання інформаційних матеріалів, асистування ведучому, забезпечення фуршету, проведення розважальних заходів, прибирання тощо. Організація виступів запрошених артистів.

Професійні вимоги до ведучого презентації. Зовнішній вигляд, характер мовлення та використання засобів невербальної комунікації. Значення особистої привітності та гідності, а також ясності і лаконічності висловлювань. Риси спостережливості, гнучкості, ввічливості та доброго гумору в поведінці фандрейзера.

Тема 20. Технології переговорів у фандрейзингу

Особливості переговорів з особами, відповідальними за підготовку та прийняття рішень у фірмі ПФП. Аналіз позицій і меж компетенції керівників відділу реклами, PR-відділу, відділу зв’язків з мас-медіями, бренд-менеджерів, юриста, бухґалтера, директора департаменту маркетингу, ґенерального менеджера та президента компанії. Готовність до послідовних, паралельних та повторних переговорів з представниками усіх ланок управління фірми ПФП.

Загальні принципи підготовки та ведення переговорів. Накреслення плану переговорів. Визначення меж можливих поступок та варіантів співпраці. Формування атмосфери довіри та конструктивної співпраці. Контроль за розвитком ситуації та утримуванням ініціативи. Спостережливість та увага до сигналів партнера. Підведення до вирішальної фази та підбиття підсумків переговорів. Формалізація результатів.

Моніторинг та вплив на процес прийняття рішень. Використання приватних контактів з працівниками ПФП. Надання інформації про хід реалізації проекту. Внесення нових та вигідних для ПФП пропозицій. Організація спеціальних подій, мистецьких акцій або вечірок із запрошенням на них представників ПФП.

Продовження переговорних стосунків. Уточнення позицій та деталізація основних питань угоди. Робота над додатками до угоди. Спільна розробка майбутніх заходів проекту.