Полная заявка

Стержневой документ в грантрайтинге — полная заявка — обычно нужна фонду для принятия окончательного решения по поводу финансирования. Полная заявка, как правило, включает в себя следующие компоненты:

1. Сопроводительное письмо;

2. Титульный лист;

3. Оглавление;

4. Резюме (краткое содержание);

5. Введение;

6. Постановка проблемы (или обоснование потребностей);

7. Цели и задачи;

8. Формы работы;

9. Оценка и отчетность;

10. Бюджет и объяснение бюджета;

11. Будущее финансирование;

12. Приложения.

Это обобщенный список составных частей заявки. Последовательность может быть различной при работе с разными грантодателями, так как большинство из них имеют собственные руководства, содержащие требуемый формат.

В основе требований грантодателя к составлению полной заявки могут лежать два соображения: они хотят быть уверенными, что заявитель высылает всю информацию, требуемую для оценки заявки; с другой стороны, членам оценочного комитета легче оценить проекты, состоящие из одинаковых частей, расположенных в аналогичном порядке.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо предваряет основной текст заявки. Написав сопроводительное письмо, заявитель заканчивает работу по составлению пакета заявки. В общем и целом оно составляется по тому же принципу, что и резюме (краткое содержание). Письмо должно:

• быть адресовано конкретному работнику фонда, с которым заявитель поддерживает контакты;

• начинаться с разъяснений причины, по которой организация обращается в фонд;

• содержать сумму, указанную в колонке «Требуется» в секции «Бюджет»;

• содержать краткое описание типа проекта и его цели;

• указывать высокую степень важности проекта для организации;

• завершаться именами работников заявтеля, ответственных за проект;

• быть подписано высшим должностным лицом организации.

Титульный лист Титульный лист должен на одной странице предъявить всю необходимую для грантодателя информацию. Как правило, фонды самостоятельно определяют форму титульного листа. Если же фондом не представлена конкретная форма, титульный лист заявки может выглядеть следующим образом:

Название проекта

Организация заявитель

Руководитель проекта

Ф.И.О.

Звание, должность

Адрес

Тел., факс, Е-mail

(обязательно укажите код города)

Бухгалтер проекта

Ф.И.О.

Звание, должность

Адрес

Тел., факс, Е-mail

(обязательно укажите код города)

География проекта (где будет проходить работа по проекту)

Срок выполнения проекта (продолжительность, начало и окончание)

Запрашиваемая сумма

Имеющиеся средства

Полная стоимость проекта_

Сведения о получаемых ранее грантах

От кого был получен грант

Название проекта

Экспертная оценка результатов выполнения грантовой программы

Ф.И.О. руководителя

Оглавление. Основное требование к данному разделу — написание названий разделов заявки аналогично указанным в тексте с соблюдением той же последовательности, а также правильность нумерации страниц.

Резюме (краткое содержание). Резюме — секция, которая читается одной из первых и пишется в числе последних. Более того, «Резюме» зачастую единственный раздел, на основе которого сотрудник фонда составляет свое представление о предлагаемом к рассмотрению проекте.

«Резюме» должно быть максимально ясным, кратким, четко выражающим суть предлагаемой идеи и особенностей действий, гарантирующих успех в ее реализации. По объему «Резюме» проекта обычно бывает не более одной страницы и лаконично повторяет все части полной заявки (по 1-2 предложения на каждую часть).

Рекомендуемый объем раздела «Резюме» составляет:

• 1 страницу (для объемного проекта размером 6олее 10 страниц);

• от 1 абзаца — до 10 строк (для короткой заявки размером 3—5 страниц).

Критерии оценки качества подготовки «Резюме» могут быть следующими:

• Краткое и ясное изложение;

• Интересное и содержательное наполнение;

• Имеется информация о заявителе и его достижениях (в том числе: юридический статус заявителя, его цели);

• Краткое описание проблемы (зачем нужен данный проект);

• Краткое изложение целей и задач проекта (что в результате получится);

• Формы и ресурсы (как будет выполняться данный проект, сроки);

• Краткая смета — три позиции:

• общий бюджет проекта;

• имеющееся финансирование;

• запрашиваемая сумма;

• Период времени, на который необходимо финансирование.

Введение. В этой части заявки заявитель более подробно знакомит грантодателя с организацией. Необходимо написать эту секцию так, как будто сотрудник фонда совершенно не знаком с организацией.

На «Введение», как и на «Бюджет», обращается наиболее пристальное внимание, и анализируются они самым тщательным образом.

В первый абзац введения следует включить:

• миссию и цели организации;

• сколько времени организация существует (или дату создания организации), как развивалась;

• уникальность организации;

• если имеются, награды и премии, которыми была отмечена работа организации; некоторые наиболее значительные достижения; если же организация создана недавно, достижения попечителей или персонала на месте их прежней работы;

• проекты и программы, которые были успешно осуществлены;

• информация о сотрудниках организации и их квалификации;

• сведения о целевой группе организации;

• источники финансирования, в том числе финансовая поддержка, получаемая из источников, помимо фонда, в который заявитель обращается, с приложением писем поддержки

• объем рабочего бюджета на текущий финансовый год;

• особенности организации.

Главная цель секции «Введение» — создать положительный имидж организации в представлении фонда. Это можно сделать, рассказав о тех особенностях организации, которые выделяют ее среди других. Ниже представлены несколько критериев, по которым определяется уникальность НКО.

1. Особенности организации:

• самая крупная в городе/районе/регионе;

• одна из самых древних в городе/районе/регионе;

• единственная в своем роде деятельности в городе/районе/регионе ;

• обслуживает уникальную социальную группу;

• пользуется услугами опытного и хорошо подготовленного персонала.

//. Уникальность целей:

• стратегия решения проблемы уникальна;

• является единственным организатором такого типа программ и предоставления такого типа услуг в регионе;

• в своем секторе удалось добиться лучших результатов в сравнении с другими;

• эксперты, представители СМИ и другие высоко оценили результаты деятельности организации.

Необходимо учитывать, что на решение о выделении гранта репутация подающей заявку организации или руководителя работ оказывает часто меньшее влияние, чем содержание предлагаемого проекта. Поэтому потенциальные грантодатели должны выбираться по их возможной заинтересованности в организациях и проектах аналогичного типа.

Что придает организации надежность в глазах грантодателя? Прежде всего у разных фондов требования различны. «Консервативный» скорее отзо­вется на присутствие известных людей в составе совета директоров организации, длительность ее существования и наличие иных источников финансирования помимо самого спонсора. «Прогрессивный» грантодатель скорее будет заинтересован в совете, состоящем из простых граждан, а не знаменитостей, и в организациях, возникших недавно, а не много лет назад.

Во «Введении» также полезно объяснить, каким образом результаты проекта укрепят организацию, и как они будут способствовать ее росту в будущем.

Некоторые доноры могут запросить в краткой форме (не более одного абзаца на сотрудника) перечислить людей, занятых в организации для осуществления данного проекта, обосновать необходимость их участия в проекте, указать их образование и опыт работы, должностные обязанности и степень вовлеченности в проект.

Рекомендуемый объем раздела «Введение» состав­ляет 0,5—2 страницы.

Критерии оценки данного раздела:

• «Введение» содержит сведения об организации-заявителе и об уровне компетентности автора проекта и квалификации (надежности) персонала;

• Ясно, кто написал заявку и кто будет выполнять проект;

• Описывает род деятельности, цели и задачи организации-заявителя;

• Поясняет, почему именно организация-заявитель должна работать по проекту;

• Описывает, чьим нуждам и как служит организация;

• Сообщает о наличии достижений и подтверждает это с помощью статистических данных, писем поддержки и других документов;

• Подтверждает репутацию организации;

• Свидетельствует о наличии уровня компетентности, достаточного для выполнения задач (исследований, обучения и др.);

• Логически подводит к разделу «Постановка проблемы»;

• Раздел краток, насколько возможно, интересен и не содержит профессионального жаргона^.

Постановка проблемы или обоснование потребностей

. Если «Введение» наиболее важно в плане получения средств, то раздел «Постановка проблемы» имеет решающее значение для выработки хорошего плана проекта. Различают следующие типы проблем:

• структурированные, которые имеют многовариантные решения. Элементы данных проблем достаточно изучены и выражаются количественно;

• слабо структурированные, как правило, связаны с выработкой долгосрочных решений, каждое из которых затрагивает многие аспекты деятельности организаций;

• неструктурированные отличаются значительной неопределенностью и неформализуемостью как самих целей деятельности, так и возможных стратегий (направлений) деятельности.

В этой секции описывается ситуация, побудившая заявителя приступить к разработке проекта. При этом должна быть описана ситуация(и) вне организации, т.е. ] проблемы из жизни клиентов, местных жителей, города или страны. Формулируемые потребности не должны быть внутренними потребностями организации, за исключением случаев, когда речь идет о выделении специальной финансовой помощи для повышения эффективности деятельности организации-заявителя. Но и тогда отсутствие денег не должно фигурировать как основное препятствие для деятельности организации. Лучше пояснить, как изменится ситуация при получении организацией гранта.

Проблема, которую предстоит решить, должна соотноситься с целями и задачами организации. Доверие к организации может снизиться, если проект, представляемый в заявке, далек от основного поля деятельности организации. Укреплению доверия способствуют также разумные ограничения при формулировке проблемы, другими словами, организация не должна ставить целью спасение всего мира в одном проекте.

При описании проблемы нельзя исходить из того, что она общеизвестна и поэтому не требует более тщательной формулировки и пояснения. Возможно, что это и так, тем не менее грантодателю потребуются дополни­тельные доказательства компетентности организации в данном вопросе. Поэтому необходимо четко описать проблему (или проблемы).

Основная задача на данном этапе — документально подтвердить существование проблемы, поэтому в этой части заявки должна содержаться подробная демографическая и статистическая информация, которая поможет грантодателю составить представление о масштабах проблемы, а именно:

• описание той части общества, на которую рассчитан проект;

• статистические данные, подтверждающие масштабы проблемы;

• результаты исследований, оценки специалистов, экспертов и т.п.;

• цитаты из документов различных программ, государственных учреждений и высказываний их представителей ;

• методика, использованная для определения проблемы;

• негативные последствия, которые вызовут наличие проблемы в случае, если не будут приняты срочные меры для ее решения;

• другие организации, которые на данный момент занимаются той же проблемой.

Таким образом, при написании раздела «Постановка проблемы» организация должна сделать следующее:

• логически связать задачи, выполняемые организацией, с проблемами, которые она собирается решить;

• четко определить весь перечень проблем, с которыми она собирается работать;

• убедить грантодателя в том, что поставленные задачи выполнимы — т.е. их можно успеть решить в реальный срок с имеющимися ресурсами, потратив ограниченную сумму;

• подтвердить наличие проблемы с помощью дополнительных материалов — статистических данных, групповых заявлений, частных писем и др.

• быть реалистичной — не пытаться решить все мировые проблемы в ближайшие полгода.

Рекомендуемый объем раздела « Постановка пробле­мы» составляет 1—3 страницы.

Критерии оценки раздела «Постановка проблемы»:

• Описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта;

• Из содержания раздела понятно, какие обстоятельства побудили авторов написать проект;

• Проблема выглядит важной и значимой для читателя (представляет неординарный случай);

• Проблема связана с целями и задачами организации-заявителя ;

• Разумность масштаба работ;

• Наличие проблемы демонстрируется статистикой, ссылками на авторитетные в данной области литературные источники, мнения экспертов;

• Проблема сформулирована с точки зрения тех, чьим нуждам служит заявитель, а не самого заявителя;

• Раздел не содержит голословных утверждений;

• Содержит минимум научных и иных специальных терминов, интересен для чтения и краток (насколько возможно).

Цели и задачи. Хорошо подготовленный проект должен быть связно изложен. «Введение» должно логически предварять «Постановку проблемы», аналогично и последний раздел должен иметь логический переход к «Целям и задачам».

Цели формулируются как общие проблемы, решаемые в рамках проекта. Они с трудом поддаются количественной оценке и дают лишь общие представления о статусе предлагаемой деятельности. Их главное назначение — показать тип проблемы, с которым имеет дело проект. В то же время цель проекта должна быть реалистичной и достижимой.

Задачи — конкретные и поддающиеся измерению результаты проекта, максимально конкретизированные показатели деятельности по проекту.

Сформулированные в проекте задачи должны отвечать критериям : каждая поставленная задача должна быть конкретной, измеримой, ориентированной на действие, реалистичной, ограниченной по времени.

Реализация задач должна обеспечивать обещанное изменение ситуации, описанной в разделе «Постановка проблемы». Необходимо добиваться, чтобы решаемые задачи соответствовали реальным возможностям изменения ситуации с учетом выбранных подходов и используемых ресурсов. Например, если проблема состоит в том, что некоторые дети в школе читают в несколько раз хуже, чем остальные дети их возраста, то задачей может являться то, чтобы к окончанию проекта определенный процент таких детей научился читать значительно лучше, чем прежде. Они будут читать лучше, чем те их сверстники, кто был раньше на одном с ними уровне, но не был охвачен проектом. В подобных задачах следует указывать, кто охвачен проектом, что следует изменить, в каком направлении, насколько и к какому сроку.

В качестве еще одного примера задачи, поддающейся измерению, рассмотрим следующий: по завершении тридцатидневной программы повышения квалификации 75% из 80 обучающихся на благотворительной основе получат работу с минимальной оплатой 500 рублей в час и сохранят рабочее место. не менее трех месяцев.

Таким образом, к задачам должны относиться ре­зультаты действий, в то время как к методам отно­сятся действия организации, которые предпринима­ются для достижения этих результатов.

В задачах должны содержаться количественные данные о степени полезности проекта.

Именно в разделе, описывающем цели и задачи проекта, чаще всего обсуждаются бенефициары. Бенефициары (благополучатели) — это те люди, чья жизнь каким-то образом улучшится с помощью проекта. Очень важно, чтобы заявка четко определяла, что подразумевается под бенефициарами проекта. Например, проект, который стремится заставить правительство принимать более строгие меры по контролю за заг­рязнением окружающей среды промышленными предприятиями, может заявить, что его бенефициарами будут миллионы людей благодаря снижению промышленных выбросов в воздух. Образовательный проект, нацеленный на внедрение демократически ориентированной гражданской учебной программы в 15 школах в определенном районе, будет иметь более скромную и измеряемую группу бенефициаров.

В некоторых заявках по проектам может быть проведено различие между благами проекта и благополучателями. В случае с гражданским образованием в заявке может быть указано, что блага от проекта будут идти намного дальше, чем просто получение бенефициарами новых знаний. Администрация школ, преподаватели, местная администрация и родители — все они могут получить «благо» или «выгоду» от проекта. Такие лица иногда называются косвенными бенефициарами и, действительно, число лиц из этой категории может быть очень большим.

В каждой заявке должно быть четко определено, что подразумевается под понятием бенефициар, а также указаны потенциальные показатели того, как проект повлияет на бенефициаров. Без четкого определения бенефициаров и прямых результатов практически невозможно определить, будет ли проект успешным.

Рекомендуемый объем раздела «Цели и задачи» составляет 0,5-1 страницу.

Критерии оценки раздела «Цели и задачи»:

• Сформулированы предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке (цель — общий итог; задачи — конкретные частные результаты);

• Из раздела ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие произойдут изменения в существующей ситуации;

• Цели и задачи логически вытекают из постановки проблемы;

• По каждой проблеме, сформулированной в предыдущем разделе, имеется, по крайней мере, одна четкая задача;

• Цели достижимы, задачи решаемы, и результа­ты поддаются измерению;

• Из раздела ясно, кто извлечет пользу от выполнения проекта;

• Указан срок достижения целей;

• Язык и стиль написания раздела ясен и четок;

• Постановку задач авторы не путают с методами их решения.

Методы (формы работы). Основная цель данного раздела заявки — дать ясное представление о том, каким образом предполагается достичь конечных целей и решить поставленные задачи. Здесь следует продемон­стрировать понимание всего механизма организации и осуществления предполагаемой деятельности, показать компетентность в оценке эффекта от промежуточных результатов деятельности и в возможных подходах к коррекции предлагаемых методов с учетом этих результатов.

Таким образом, в разделе «Методы» заявитель должен достаточно подробно описать те виды деятельности, которые необходимы для получения желаемых результатов. Из этого раздела грантодателю должно стать совершенно ясно, как будет выполняться работа; какие потребуются устройства и оборудование; чем будут заниматься исполнители; как будут обслуживаться клиенты; как, где и какие дополнительные ресурсы будут привлекаться и пр.

Существует два основных вопроса, которые должны быть разъяснены в этом разделе:

1. какова стратегия в достижении желаемых результатов?

2. почему выбрана именно она из всех других возможных?

Важной проблемой методологии является проблема кадров и распределения заданий, которые будут выполнять участники проекта. Многие проекты отклоняются из-за того, что их авторы не имеют четкого представления о том, кто и что будут делать. Кто будет осуществлять контрольные функции? Кто будет оценивать проделанную работу? Кто будет отчитываться по работе над проектом?

Раздел «Методы (формы)», как правило, занимает больше всего места в полной заявке, так как представляет собой подробное описание того, как будет реализован проект, а также является наиболее схематичным. Особое внимание необходимо обратить на:

• обязанности работников (например, контроль, составление отчетов);

• работу комиссий, консультативных групп, правления;

• привлечение добровольцев;

• привлечение к сотрудничеству в целях реализации проекта представителей социальной группы, на которую он рассчитан;

• то, как организация будет распоряжаться средствами, пользоваться банковским счетом, отчитываться о расходах;

• места проведения мероприятий;

• время мероприятий;

• распределение ресурсов;

Рекомендуемый объем раздела «Методы» составляет:

• 1—4 страницы (для объемного проекта размером более 10 страниц);

• 1—1,5 страницы (для короткой заявки размером 3—5 страниц).

Критерии оценки раздела «Методы»:

• Из раздела ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены;

• Указывается разумно ограниченный набор мероприятий, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта;

• В разделе ясно описываются мероприятия в рамках программы;

• Приведено обоснование выбора именно таких методов;

• Понятна и убедительна предлагаемая последовательность выполнения мероприятий;

• Ясен состав разработчиков;

• Описаны состав, права, обязанности и ответственность исполнителей программы;

• Указано, кому служит данный проект, и принципы подбора этих людей, групп, объектов;

• Прослеживается логическая последовательность: проблема — цель — задача — метод.

Задание 4. Составьте бюджет проекта

Бюджет и объяснение бюджета. Это один из самых важных разделов заявки. Основа для хорошего бюджета существует, только если организация последовательно прошла все этапы процесса планирования.

Многие организации, составляющие заявку на грант, делают ошибку, определяя сначала сумму денежных средств, являющуюся зачастую наибольшей суммой, которую они могут запросить у грантодателя, а затем начинают писать проект, подгоняемый под эту сумму. Заявки подобного типа видны с первого взгляда для тех, кто оценивает проекты, и оставляют неблагоприятное впечатление у экспертов.

В противоположность простому бюджету письма-заявки (запроса) бюджет полной заявки должен отражать все нюансы предполагаемых затрат. К бюджету прилагается несколько абзацев объяснений наиболее необычных статей расходов, которые могут вызвать вопросы у грантодателя.

Разные фонды предъявляют различные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные.

Приведем пример возможного формата бюджета проекта.

Рекомендуемый бюджет состоит из трех разделов:

1. Оплата труда;

2. Основные расходы;

3. Непрямые расходы . Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы

«Цели и задачи» и «Методы» для выработки подходящего плана, поскольку всякий бюджет должен опираться на цели и задачи проекта. В контексте программы следует начать составлять список необходимых должностей, используемого оборудования, требующихся принадлежностей, транспортных расходов и пр. Это важно учесть, иначе может оказаться, что бюджет и проект не совпадают.