Тема 5. Использование сводных таблиц. Структуризация и консолидация данных

Сводные таблицы - средство анализа баз данных, помещенных в таблицы или списки. С помощью сводных таблиц можно быстро обобщать большие объемы данных, в том числе и расположенные на разных листах рабочей книги. В результате громоздкие списки могут быть представлены в удобном виде. Отчеты сводных таблиц допускают различные варианты форматирования, сортировки, группировки данных. Исходной информацией для сводных таблиц могут быть не только списки Ехсе1, но и внешние базы данных. На основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются вместе с изменением сводной таблицы.

1. Создание сводных таблиц

• Данные - Сводная таблица.

• В первом диалоге мастера создания сводных таблиц выберете источник данных для создания сводной таблицы. Установите первый переключатель в положение В списке или базе данных, а второй переключатель в положение Сводная таблица и нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

• Во втором диалоге выделите диапазон ячеек, содержащих исходные данные для построения таблицы. По умолчанию будет выделена вся область, занимаемая таблицей, но можно указать область, которая необходима, используя поле ввода Диапазон. После того как диапазон выбран, нажмите кнопку ДОБАВИТЬ, и диапазон будет помещен в список в нижней части мастера. Так вы можете добавить в сводную таблицу несколько диапазонов с одного или нескольких листов рабочей книги.

• Заключительный диалог мастера предназначен для настройки макета сводной таблицы. С помощью переключателя Поместить таблицу в укажите, где должна быть расположена сводная таблица. По умолчанию предлагается разместить таблицу на новом листе. Нажмите кнопку МАКЕТ, и будет открыт диалог настройки макета сводной таблицы. В этом диалоге и задается структура сводной таблицы. В правой части диалога в виде кнопок располагаются наименования полей исходной таблицы. Перетащите мышью эти кнопки в ту или иную область макета. В область Столбец и Строка перетаскиваются те кнопки, которые будут заголовками столбцов и строк сводной таблицы. В область Данные перемещаются кнопки тех полей, которые составят содержимое сводной таблицы. В область Страница можно перетащить те кнопки, которые не попали в предыдущие области, и с помощью этих кнопок можно будет управлять структурой сводной таблицы, как бы перелистывая страницы. После того как макет сформирован, нажмите ОК, чтобы закрыть диалог. В окне программы должна появиться сводная таблица по вашему макету.

Консолидацией называется объединение значений из нескольких диапазонов данных. Например, если нужно просуммировать данные из одной и той же ячейки на разных листах рабочей книги, следует консолидировать эти ячейки, и тогда операция суммирования будет происходить автоматически. Кроме суммирования при консолидации можно указать и другие действия.

Консолидировать данные можно несколькими способами. Можно объединять ячейки с помощью формул, используя в формулах ссылки на ячейки, расположенные на разных листах рабочей книги пли в разных книгах. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов, называются трехмерными формулами. Если все данные всех исходных областей находятся в одной рабочей книге и размещены в одинаковом порядке (например, данные из нескольких листов созданы на основе одного шаблона), можно использовать консолидацию по расположению. Перед использованием консолидации по расположению следует убедиться, что макеты всех диапазонов совпадают.

Если требуется обобщить набор листов, имеющих одинаковые заголовки рядов и столбцов, но различную организацию данных, следует использовать консолидацию по категории. Этот способ позволяет консолидировать данные с одинаковыми заголовками со всех листов. В этом случае перед консолидацией нужно убедиться, что имена столбцов и строк, которые нужно объединить, совпадают с учетом регистра букв. Если строки и столбцы не имеют имен, присвойте им имена. Для этого выделите диапазон, а затем щелкните мышью слева от строки формул и введите с помощью клавиатуры имя для выделенного диапазона.

Консолидированные данные рекомендуется располагать на отдельном листе рабочей книги. Перейдите на нужный лист и щелкните мышью в левом верхнем углу области, в которой требуется разместить консолидированные данные.