2. Создание консолидированных данных

• Данные - Консолидация.

• В раскрывающемся списке Функция выберете функцию, которая будет использоваться при консолидации.

• В поле Ссылка нужно перечислить имена всех диапазонов для консолидации.

• Группа флажков Использовать в качестве имен устанавливается в зависимости от выбранного вами способа консолидации. Если консолидация выполняется по положению, все флажки в группе должны быть сброшены. Если консолидация выполняется по категории, в группе нужно установить флажки, соответствующие расположению подписей в исходных диапазонах. Все имена, не совпадающие с именами в других исходных областях, в консолидированных данных будут расположены в отдельных строках или столбцах.

• Чтобы автоматически обновлять консолидированную таблицу при изменении источников данных, установите флажок Создавать связи с исходными данными. По окончании настройки нажмите ОК, чтобы закрыть диалог.

Замечание. Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации.

Автофильтр представляет собой средство обработки данных, с помощью которого возможно отобразить на экране не весь список, а лишь его подмножество. Отбор записей (фильтрация) представляет собой выделение из списка определенных записей, которые удовлетворяют заданным критериям. Щелкните мышью на любой ячейке списка, а затем выберете команду меню:

Данные – Фильтр - Автофильтр.

При этом меняется вид списка. У каждого поля появилась кнопка ▼, нажатие которой приводит к открытию перечня условий отбора для соответствующего поля. Эти условия представляют собой список значений в соответствующем столбце, а также ряд общих условий типа Все, Последние десять и т.д,

Выбрав одно из условий, мы изменим вид всего списка, в списке останутся лишь те записи, которые удовлетворяют условиям фильтрации, а остальные записи будут скрыты. Заголовки отфильтрованных столбцов окрашены по умолчанию в синий цвет. Кнопка ▼ у названия поля списка также изменяет свой цвет, показывая нам, что она используется в качестве условия для фильтра. В строке состояния рабочего окна программы отображается общее число записей и число записей, удовлетворяющих условию.

Можно настроить довольно сложные условия фильтрации. В открывающемся списке условий выберете элемент Условие, и будет открыт диалог настройки. Операция задает как действие, которое будет произведено над записями списка в выбранном вами поле, так и условия для поиска данных, содержащих или не содержащих заданный текст. Правее списка операций располагается поле ввода для указания значения, которое будет проверяться при выполнении операции. Вы можете ввести в этом поле любую информацию, а можете выбрать одну из записей, нажав кнопку в правой части поля ввода. Если вы будете вводить информацию с помощью клавиатуры, можно использовать и символы масок (?,*).

В диалоге можно задать два условия фильтрации. Для этого в нижней части диалога расположены список для выбора еще одной операции и поле ввода для указания еще одного значения. Условия могут объединяться по правилу И, когда общее условие выполняется, если выполняются оба условия, а также по правилу ИЛИ, когда общее условие выполняется, если выполняется хотя бы одно из условий. Выбор способа объединения условий происходит с помощью установки переключателя. После завершения настройки условий нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог, и выбранное вами условие будет применено к полю списка.

Вы можете вернуться к исходному виду таблицы, выбрав в списке элемент Все. Для полной отмены процедуры фильтрации нужно выбрать команду меню Данные - Фильтр и убрать флажок у команды Автофильтр, выбрав эту команду.

По умолчанию результат фильтрации строится на месте исходного списка, просто не показывается часть его записей. Однако можно настроить программу так, чтобы результат фильтрации был оформлен в виде отдельного списка в указанном вами месте. Для этого выберите команду Данные - Фильтр - Расширенный фильтр и в открывшемся диалоге настройки с помощью переключателя установите вариант фильтрации.