IV.IV. Справочно-информационная работа.

СЭД должна обеспечивать:

1. Поддержку существующей номенклатуры дел с возможностью ее последующей перенастройки;

2. Логическое связывание документов, относящихся к одному вопросу, и оперативный поиск (подборку) документов по любому набору реквизитов;

3. Поиск любой информации по документам и работе с ними, как по выбранной категории документов, так и сразу по всем документам, доступным пользователю: Механизмы поиска должны позволять быстро выполнять как типовые часто повторяющиеся запросы, так и иные, в том числе заранее не специфицируемые запросы с использованием настраиваемых поисковых форм, в том числе полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка в прикрепленных файлах формата MS Office, т.е. должны быть:

• Реквизитный поиск по любому сочетанию реквизитов;

• Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка по тексту присоединенных файлов MS Office;

• Смешанный поиск – по тексту и по реквизитам;

• Поиск по контрольной информации – срокам исполнения, исполнителям, контролерам;

• Поиск по оперативному документообороту и по архиву;

• Возможность сохранения типового запроса.

IV.V. Подготовка документов к сдаче в архив, архивное хранение.

СЭД должна обеспечивать раздельное хранение документов, относящихся к оперативному документообороту, и архивных документов. При осуществлении работы с архивными документами должны быть доступны следующие функции:

1. При подготовке документа к списанию в архив:

• Снятие документа с контроля;

• Специальный поиск документов, готовых к списанию в архив;

2. При списании документов в архив:

• Возможность предварительного просмотра документов;

• Возможность сортировки документов по папкам номенклатуры дел;

• Возможность изменения прав доступа на документ;

• Возможность установления срока хранения документа;

• Возможность осуществления указанных выше операций, как для индивидуального документа, так и для группы;

• Сохранение истории работы с документом, ссылок на оперативные документы;

• Протоколирование действий пользователя, формирование реестра списания документов в архив;

3. При работе с архивом:

• Осуществление поиска по архивным документам;

• Возможность изменения срока хранения и прав доступа документа;

• Уведомление об окончании срока хранения документа;

• Уничтожение документа;

• Протоколирование действий пользователя, формирование реестра уничтожения документов.

IV.VI. Поддержка работы территориально-распределенных подразделений.

СЭД должна обеспечивать поддержку документооборота между центральным и подчиненными территориально-распределенными подразделениями. Работа СЭД в указанном режиме должна строиться по принципу взаимодействия уделенных серверов с возможность их независимого функционирования в рамках территориально-обособленного подразделения, не требовать наличия постоянного канала связи между структурными подразделениями.

В процессе взаимодействия между подразделениями СЭД должна обеспечивать решение следующих задач:

• Сквозное исполнение работ по документу между территориально-распределенными подразделениями;

• Уделенный контроль над исполнением документов и поручений;

• Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине;

• Доступ к оперативному документообороту в удаленном подразделении.