Лекция 2. МЕТОДОЛОГИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ СЭД (10 часов)

План лекции:

1. Организация, стадии создания СДОУ предприятий, содержание, методы ведения предпроектных и проектных работ. (5 часов)

2. Анализ системы обработки информации. Разработка технического задания. Определение целей внедрения СЭД. Техническое задание на СЭД. (5 часов)

1. Организация, стадии создания сдоу предприятий, содержание, методы ведения предпроектных и проектных работ.

Под проектированием автоматизированных информационных систем понимается процесс разработки технической документации, связанный с организацией системы получения и преобразования исходной информации в результатную, т.е. с организацией автоматизированной информационной технологии. Документ, полученный в результате проектирования, носит название проект.

Целью проектирования является подбор технического и формирование информационного, математического, программного и организационно-правового обеспечения. Подбор технического обеспечения должен быть таким, чтобы обеспечить своевременный сбор, регистрацию, передачу, хранение, наполнение и обработку информации. Информационное обеспечение должно предусматривать создание и функционирование единого информационного фонда системы, представленного множеством информационных массивов, набором данных или базой данных. Формирование математического обеспечения систем включает комплектацию методов и алгоритмов решения функциональных задач. При формировании программного обеспечения систем особое внимание обращается на создание комплекса программ и инструкций пользователя и выбор эффективных программных продуктов.

Разработка и внедрение АИС осуществляются в очередности, установленной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений в предприятии. В процессе разработки последующих очередей системы происходят наращивание исходного комплекса функциональных задач, расширение и интеграция информационного и математического обеспечения, модернизация комплекса технических средств. При создании первой очереди АИС техническое задание разрабатывается на всю систему, а технический и рабочий проекты - на задачи и подсистемы, входящие в состав первой очереди системы.

Процесс внедрения ИС ДОУ можно разделить на следующие основные компоненты: этапы, сроки, стоимость внедрения. Рассмотрим их подробнее.

Этапы. Приведём основные этапы процесса внедрения:

• Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.

• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.

• Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.

• Установка и настройка программного обеспечения, опытная эксплуатация.

• Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.

• Обучение персонала организации.

Этапы могут идти параллельно, некоторые этапы могут отсутствовать или выполняться в "облегчённом" виде. Всё определяется в каждом конкретном случае внедрения ИС ДОУ.

Сроки. Основные факторы, от которых зависит срок внедрения системы:

• Класс системы. Внедрение системы автоматизации делопроизводства уровня "набивалка для секретаря" займёт ровно столько времени, сколько потребуется для обучения секретарей работе в системе. Внедрение комплексной системы с большим количеством возможностей может занять гораздо большее время.

• Масштаб внедряемой системы. Количество серверов, рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система, напрямую влияет на сроки внедрения, так как на всех серверах, рабочих местах установить и настроить программное обеспечение, пользователей необходимо обучить, разработать регламенты работы в системе.

• Возможности адаптации системы. Система должна иметь возможность адаптации в соответствии с требованиями заказчика. Это возможно двумя способами – через настройки системы или через изменение программного кода. Очевидно, что адаптация системы проходит быстрее в случае изменения настроек системы.

Стоимость. Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Следует отметить, что системы одного класса стоят примерно одинаково. При этом стоимость складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения – работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также требуют средств, причём сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Также на конечную стоимость системы влияет величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку.