IV. Требования к реализации функций.

IV.I. Регистрация документов.

При регистрации документов должны быть доступны следующие функции:

1. Регистрация бумажных и электронных документов;

2. Регистрация документов на основе:

• выбора типа документа;

• письма, полученного по электронной почте;

• текущего документа с переносом всех совпадающих реквизитов и присоединенных к регистрационно-контрольной карточке (РКК) файлов;

3. Формирование текущего сквозного номера документа, зависящего от типа документа. Поддержка шаблона номера документа индивидуально для каждого типа документа;

4. Возможность использования автозаполнения полей РКК;

5. Поддержка словарей и справочников значений реквизитов РКК:

• линейных;

• иерархических;

6. Поддержка связанных полей РКК;

7. Автоматизированный контроль:

• заполнения полей РКК;

• дублирования документов;

8. Присоединение к РКК любого количества файлов любого типа, в т.ч. текстовых и графических;

9. Поддержка встроенными средствами:

• сканирования бумажных документов, в т.ч. многостраничных;

• просмотра файлов формата MS Office 97/2003, графических файлов форматов *.tif, *.jpg, *.gif, *.bmp;

• минимальных средств работы с изображениями;

• поддержка технологии Drag&Recog;

10. Установление связи с другими документами, зарегистрированными в СЭД, а также с документами, находящимися в архиве;

11. Передача документа на резолюцию руководителю;

12. Внесение резолюции руководителя;

13. Возможность средствами СЭД осуществления рассылки и доставки документа на ознакомление по типовому списку рассылки или индивидуально с автоматическим уведомлением отправителя о доставке/прочтении документа, в т.ч. в рамках территориально-распределенной структуры.

IV.II Работа по подготовке документов.

При осуществлении работы по подготовке документов должны быть доступны следующие функции:

1. Создание и регистрация проекта документа на рабочем месте исполнителя с заполнением РКК и возможностью присоединения/сканирования электронного документа, установления связи с другими документами, зарегистрированными в СЭД, а также с документами, находящимися в архиве;

2. Отправка на согласование с заинтересованными службами, в т.ч. в территориально-удаленные подразделения. Список согласующих определяется либо исполнителем-инициатором, либо задается типовым маршрутом;

3. Отправка проекта на доработку;

4. Визирование документа средствами СЭД, либо средствами ЭЦП;

5. Регистрация документа на основе утвержденного проекта;

6. Сдача документа на хранение в архив.

IV.III. Контроль исполнения документов.

Для документов, поставленных на контроль, должны быть доступны следующие функции:

1. Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению;

2. Возможность создания параллельных и последовательных поручений по документу;

3. Возможность построения свободного маршрута прохождения документа и типового маршрута средствами графического дизайнера маршрутов;

4. Обеспечение автоматизированного контроля над прохождением документов в подразделениях с момента получения или создания до завершения исполнения и списания в архив;

5. Автоматизация контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения, оперативное доведение/получение информации до исполнителя документа;

6. Своевременное информирование работников и руководства о поступивших документах;

7. Автоматизация приема исполнителем задания к исполнению;

8. Автоматическое отслеживание ответов при рассылке в несколько адресов контрольного срокового документа с заданием контрольных даты и времени;

9. Возможность контроля всей цепочки исполнения;

10. Автоматическое протоколирование хода исполнения отдельных поручений и документа целиком;

11. Отбор документов с истекшим или истекающим сроком исполнения;

12. Формирование разнообразной отчетности по статистике и фактическому состоянию контроля исполнения;

13. Получение перечня заданий по исполнителям, авторам резолюций, по срокам исполнения и номеру документа.