2. Анализ системы обработки информации. Разработка технического задания. Определение целей внедрения сэд. Техническое задание на сэд.

Проект состоит из двух этапов. Первый этап — анализ текущего состояния документооборота, оптимизация бизнес-процессов и подготовка ТЗ. На втором этапе осуществляются разработка и внедрение автоматизированной системы делопроизводства (СЭД).

Процесс внедрения состоит из четырех фаз:

Фаза 1. Системно-аналитическое обследование текущего состояния документооборота.

Фаза 2. Оптимизация ключевых бизнес-процессов документооборота. Разработка детального Технического задания.

Фаза 3. Проектирование системы или выбор готового решения

Фаза 4. Реализация системы и подготовка к эксплуатации и непосредственно процесс внедрения

Фаза 5. Сопровождение и обслуживание системы.

Первый шаг: обследование. Обследование - это изучение и диагностический анализ существующей системы. Материалы, полученные в результате обследования, должны быть использованы:

• для обоснования разработки и поэтапного внедрения систем;

• для составления технического задания на разработку систем;

• для разработки технического и рабочего проектов систем.

Обследование проводится разработчиками совместно с заказчиком после издания приказа заказчика о проведении работ по предпроектному обследованию. Обследование начинается с изучения производственно-экономических характеристик объекта, основных функций, осуществляемых подразделениями и их руководителями. Далее изучаются задачи, обеспечивающие реализацию функций управления, организационная структура, штаты и содержание работ по управлению в предприятии и объединении, а также характер подчиненности вышестоящим органам управления. В процессе обследования должны быть выявлены:

• инструктивно-методические и директивные материалы, на основании которых определяются состав подсистемы и перечень задач;

• возможности применения новых методов решения задач.

При изучении каждой функциональной задачи управления рассматриваются:

• наименование задачи; сроки и периодичность решения задачи;

• степень формализуемости задачи;

• источники информации, необходимые для решения задачи;

• показатели и их количественные характеристики;

• порядок корректировки информации;

• действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;

• действующие средства сбора, передачи и обработки информации;

• действующие средства связи;

• принятая точность решения задачи;

• трудоемкость решения задачи;

• действующие формы представления исходных данных и результатов их обработки в виде документов;

• потребители результатной информации по задаче.

При обследовании документооборота следует составить схему маршрута движения документов, которая должна отразить:

• количество документов;

• место формирования показателей документа;

• взаимосвязь документов при их формировании;

• маршрут и длительность движения документа;

• место использования и хранения данного документа;

• внутренние и внешние информационные связи;

• объем документа в знаках.

По результатам обследования следует установить перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать, и очередность их разработки.

Фаза 1 проекта заключается в анализе текущего состояния ключевых бизнес-процессов документооборота. Процесс автоматизации общего документооборота представляет собой достаточно длительный процесс, так как в нем задействованы не только подразделения, отвечающие за ведение делопроизводства и за информационные технологии, но и многие другие подразделения, возможно, это и все подразделения организации. Очевидная масштабность этого процесса говорит о том, что без получения ответов на вопросы о существующих в организации регламентах и правилах документооборота лучше не начинать процесс автоматизации. Это и есть суть информационного обследования.

Обследование в основном должно ответить на следующие вопросы:

• Где проходит граница документооборота (в каких организациях или в каких подразделениях)?

• Что должно быть автоматизировано или какие функции должны быть решены системой автоматизации документооборота?

• Кто будет принимать участие в работе с системой?

Кратко это звучит так: "где, что, кто?".

Анализ в ходе обследования позволяет оценить действующую систему документационного обеспечения управления (ДОУ) и выявить «узкие места» в бизнес-процессах документооборота. В результате необходимо оценить соответствие уровня организации документооборота требованиям бизнеса, а также сформулировать основные проблемы. Для решения этих проблем, прежде всего, необходимо определить наиболее критичные (ключевые) бизнес-процессы документооборота и состав порождаемых ключевыми бизнес-процессами документов. Для документов, участвующих в ключевых бизнес-процессах, требуется определить этапы их жизненного цикла. Таким образом, в ходе первой фазы должна быть сформирована электронная модель ключевых бизнес-процессов документооборота «как есть», выявлены и классифицированы проблемы состояния бизнес-процессов документооборота.

На этапе обследования ДОУ:

• изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты / положения / инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании;

• проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая:

- подготовку и оформление служебных документов;

- обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение;

- учет и регистрацию документов;

- рассмотрение и согласование документов;

- ведение контроля сроков исполнения документов;

- обеспечение хранения и уничтожения документов;

• анализируется состав документов и принципы их систематизации;

• изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством;

• проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании;

• рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы;

• выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

Второй шаг: оптимизация процедур. На следующей фазе, с учетом выявленных ранее проблем, необходимо выработать предложения по оптимизации бизнес-процессов. Прежде всего, нужно сформулировать принципиальные требования к оптимизации процедур ДОУ:

• Структуризация. Бизнес-процессы документооборота должны быть структурированными и четко обозначенными.

• Персонификация. Каждый бизнес-процесс должен иметь своего владельца (менеджера), управляющего процессом и наделенного необходимыми обязанностями и полномочиями.

• Регламентация. Каждый бизнес-процесс должен иметь четкий регламент его выполнения и, как следствие, инструкции по выполнению действий для каждого участника процесса. Каждый документ на каждом из этапов его жизненного цикла должен иметь четко определенного исполнителя.

• Стандартизация. Выполнение однотипных функций и процедур должно выполняться по единым стандартам. Формирование однотипных документов должно проводиться по единым шаблонам.

• Неизбыточность. Не должны выполняться функции, дублирующие друг друга, или не являющиеся необходимыми для выполнения процесса.

• Контролируемость. Бизнес-процессы должны включать функции контроля, количество которых не должно быть избыточным. Должны быть обеспечены процедуры мониторинга и анализа качества и эффективности реализации бизнес-процессов. Должны существовать элементы организационной структуры, ответственные за качество и актуальность реализации бизнес-процессов документооборота.

• Отсутствие задержек во времени. Информационно независимые функции, выполняемые различными исполнителями, должны выполняться параллельно и независимо друг от друга.

• Выполнение специализированных функций специализированными структурами. Должны существовать элементы организационной структуры, централизованно выполняющие функции, касающиеся специализированных операций обработки документов и не затрагивающие изменения смыслового содержания документа (такие как учет и регистрация документа, организация рассылки документов для согласования или исполнения, оформление официального документа и др.).

• Принцип однократного ввода документов. В связи с тем, что компании заказчика территориально распределены, необходимо обеспечить единый учет/регистрацию документов независимо от точки входа.

• Автоматизация. Должно быть автоматизировано управление документами и процессами управления их жизненными циклами.

Реорганизация документооборота. Одним из результатов обследования может оказаться необходимость реорганизации правил делопроизводства. Например, до использования СЭД каждое подразделение, получая документ из другого подразделения, регистрирует его в своем журнале входящих документов, создавая тем самым несколько номеров у одного документа. Это создает большие трудности при контроле исполнения документов, при определении места нахождения документа. Однако другого способа вести учет документов в подразделении при ручной регистрации не существует. При использовании СЭД каждый участник процесса документооборота получает доступ в базах данных системы к электронному документу и регистрационной карточке документа (к которым он имеет отношение), что дает возможность организации отказаться от множественной регистрации одного документа, позволяет получить информацию о всем ходе исполнения документа, найти документ по любому из его реквизитов или по контексту.

Другим результатом обследования (и анализа возможностей системы) может оказаться смена схемы документооборота. Например, полная централизация регистрации входящих и исходящих документов, при которой все поступающие в организацию или отправляемые из организации документы могут подготавливаться в любом структурном подразделении организации, а регистрироваться могут только в Управлении делами. Это сильно повышает контроль исполнения документов. Другой пример – децентрализация регистрации, при которой после внедрения системы разрешается регистрация внешней корреспонденции непосредственно в подразделениях, ведущих переписку, вместо варианта, когда входящая корреспонденция сначала регистрируется в Управлении делами, а потом, если она адресована руководителю подразделения, передается туда вместе с передачей функции контроля исполнения.

Разумеется, это не все примеры путей реорганизации документооборота. Но главное заключается в том, что использование СЭД позволяет существенно повысить эффективность контроля исполнения документов, уменьшить время поиска нужного документа, получить подборку документов по различным критериям.

На этапе оптимизации (проектирования) ДОУ:

• формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию / утверждению / визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов;

• формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов;

• разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);

• проектируются системы учета / регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

• оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации.

В рамках второй фазы должны быть разработаны показатели эффективности бизнес-процессов, оптимизированы информационные потоки, формализованы и спроектированы бизнес-процессы, а также выработаны общие требования к СЭД в целом и к очередности внедрения подсистем.

Определение целей внедрения СЭД. Внедрение СЭД позволяет решить несколько задач и достигнуть определенных целей. Основными целями проекта по внедрению СЭД обычно ставятся достижение следующих ориентиров:

1. Повышение управляемости компанией. Другими словами, первоочередными задачами внедрения СЭД являются:

• «Наведение порядка».

  • Обеспечение единого хранилища документов с соответствующими политиками безопасности доступа 

  • Предоставление следующей информации:

    • какие документы обрабатываются в компании

    • в какие сроки это происходит, нельзя ли их сократить

• Повышение исполнительской дисциплины

  • Оперативный контроль конкретных заданий (контролеры поручений должны всегда быть в курсе текущего состояния дел, без дополнительных совещаний и звонков)

  • Предоставление аналитической информации (текущей статистики работы) оперативно и качественно (без искажения):

    • объем обрабатываемых документов

    • время, затрачиваемое каждым исполнителем / подразделением;

    • и т.п.

• Сокращение времени на внедрение управленческих решений

  • Сокращение времени согласования приказов, распоряжений и т.п. 

  • Контроль исполнения приказов и т.п.

2. Повышение качества работы компании. …в смысле сокращения времени обработки запросов извне и количества совершаемых при обработке ошибок. Соответственно, первоочередными задачами внедрения СЭД становятся:

• Сокращение времени согласования документов

• Сокращение времени обработки документов за счет сокращения времени на:

  • Создание документов (шаблоны)

  • Передачу документов между сотрудниками в процессе коллективного редактирования документов

  • Подготовка отчетов по заданиям и передача отчетов контролерам

• Сокращение времени поиска документов

• Сокращение вероятности утери документов

3. Повышение эффективности работы компании. Т.е. обеспечение возможности при использовании тех же ресурсов обрабатывать больше запросов. Соответственно, внедрение СЭД позволяет решить задачи по сокращению трудозатрат текущего персонала за счет переложения части их функций на систему автоматизации.

В отчете по обследованию, называемом технико-экономическим обоснованием (ТЭО), приводятся: характеристика материально-технической базы производства предприятия (объединения), численность работников по категориям, основные технико-экономические показатели производства и реализации продукции, краткое описание функций подразделений и должностных лиц, схемы информационных связей и объем информации по периодам, схемы маршрутов движения документов, данные об уровне автоматизации управленческого труда и методах управления.

В ТЭО обосновываются предложения по совершенствованию системы управления, выделяются функции, подлежащие автоматизации, указываются первоочередной комплекс задач и предварительный перечень средств системы, проводится ориентировочная оценка экономической эффективности создания АИС.

Техническое задание на систему разрабатывается заказчиком при непосредственном участии разработчика.

Техническое задание - это документ, утвержденный в установленном порядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизированной системы управления, и содержащий предварительную оценку экономической эффективности системы.

Утвержденное техническое задание является документом, которым разработчики должны руководствоваться на всех этапах создания системы и проектирования задач. Изменения, вносимые в техническое задание, должны оформляться протоколом, являющимся частью технического задания. Протокол должен утверждаться заказчиком.

При разработке технического задания следует:

• установить общую цель создания АИС, определить состав подсистем и задач;

• разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационным подсистемам;

• разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационной базе, математическому и программному обеспечению, комплексу технических средств (включая средства связи и передачи данных);

• установить общие требования к проектируемой системе;

• определить перечень задач и исполнителей;

• определить этапы создания системы и сроки их выполнения;

• провести предварительный расчет затрат на создание системы и определить уровень экономической эффективности ее внедрения.

Техническое задание должно включать следующие разделы:

Введение. 1. Основание для разработки системы.

2. Общие положения.

3. Функциональная часть системы.

4. Обеспечивающая часть системы.

5. Организация работ и исполнители.

6. Этапы разработки и внедрения системы.

7. Предварительный расчет затрат на создание системы и экономической эффективности от ее внедрения.

После утверждения технического задания разрабатываются координационный план создания системы, сетевой график работ и проводится расчет затрат на разработку системы.

Пример технического задания на СЭД. Требования к автоматизированной системе электронного документооборота.