I. Общие требования к автоматизированной системе электронного документооборота (далее - сэд).

Автоматизированная система электронного документооборота должна охватывать деятельность предприятия и ее структурные подразделения, в том числе территориально удаленные.

Количество оперативных рабочих мест: __.

Количество удаленных рабочих мест (через сеть Интернет): __.

Количество мест архивного хранения документов : __.

СЭД должна обеспечивать коллективную работу пользователей в режиме реального времени и обеспечивать реализацию следующих принципов:

• многопользовательский доступ;

• однократность ввода информации;

• непрерывность прохождения документа от регистрации до помещения в архив.

II. Требования к функциям системы.

Автоматизации подлежит весь комплекс документирования и обработки документации. СЭД должна обеспечивать выполнение требований ГОСТ Р 6.30-2003, а также Инструкции по делопроизводству (документ).

СЭД должна обеспечивать:

• Ведение единой базы данных и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе организационных и распорядительных документов, присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

• Разграничение прав доступа пользователей к документам (возможность выдачи пользователю прав только на время выполнения поручения);

• Постановку документов на контроль;

• Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

• Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

• Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

• Подготовку и печать журналов и отчетов;

• Рассылку документов, переписку между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

• Графическую разработку маршрутов и возможность направлять документы в СЭД по заранее подготовленным шаблонам маршрутов;

• Задание ролей пользователей в СЭД;

• Согласование проектов документов;

• Протоколирование действий пользователей и администратора;

• Подпись документов средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП);

• Создание новых объектов учета (регистрационных карточек документов), выходных отчетов системы, а также их гибкую настройку в процессе эксплуатации СЭД, включая изменение состава регистрационных полей, их свойств, а также возможность настройки шаблонов регистрационных номеров.

• Поддержку работы территориально-распределенной организации в условиях нестабильного функционирования каналов связи между структурными подразделениями.

• Поддержку работы руководителя в удаленном режиме через Web.

• Распределенную работу оперативного и архивного документооборота.

3. Основные процессы.

СЭД должна обеспечивать поддержку следующих процессов:

• регистрация документов в соответствии с правилами, установленными на предприятии;

• работа по подготовке документов;

• направление документов на ознакомление, последовательное и параллельное согласование, исполнение;

• контроль исполнения документов;

• использование документов в справочно-информационной работе;

• поиск документов;

• формирование документов в дела;

• подготовка документов к архивному хранению. Обеспечение целостности и сохранности архива.