11.4. Виконавчі інформаційні системи

11.4.1. Визначення і призначення віс

Виконавчі інформаційні системи (Executive Information Systems (EIS)) — це комп'ютеризовані системи, які призначені для забез­печення поточною і відповідною інформацією топ-менеджерів для підтримки виконавчих рішень на базі використання мережних робочих станцій. Акцент робиться на графічних дисплеях і легкому у використанні інтерфейсі, що подають інформацію від корпоративної бази даних. Виконавчі інформаційні системи (ВІС) є інструментальними засобами забезпечення підготовлених на но­сіях звітів у сталому форматі або інструкцій для виконавчих керів­ників вищого рівня. Вони пропонують якісну підготовку звіту і можливості для навчання.

ВІС відносяться до класу спеціалізованих СППР, що допома­гають виконавцям аналізувати важливу інформацію і використо­вувати відповідні інструментальні засоби, щоб направляти її для створення стратегічних рішень в організації. Так, ВІС допомага­ють виконавцям розробляти більш точне і актуальне цілісне зо­браження операцій організації, а також і конкурентів, постачаль­ників та споживачів (замовників).

Спеціалізація ВІС — моніторинг подій і трендів, як внутріш­ніх, так і зовнішніх. Володіючи своєчасною і більш широкою ін­формацією та відповідними інструментальними засобами, ме­неджери вищого рівня краще готуються до прийняття стратегіч­них змін для використання можливостей організації і усунення проблем. ВІС можуть бути конкурентною зброєю і інстру­ментальним засобом стратегічного планування; покращувати якість рішень, що створюються на вищому рівні; зменшувати обсяг часу на відстежування (виявлення) проблем і можливос­тей; поліпшити якість планування на верхніх рівнях управлін­ня організацією; забезпечувати механізм для поліпшення конт­ролю в організації; забезпечувати швидший і кращий доступ до даних і моделей.

Існує набір базових вимог для ефективної ВІС. Табл. 11.3— 11.5 підсумовують деякі характеристики виконавчих інформа­ційних систем.

Найважливіша характеристика ВІС — простота і легкість у використанні. Добре розроблені ВІС дозволяють користувачеві опанувати роботою вже після використання малого числа ко­манд. Крім того, система передбачає деякі потреби зображення даних особливих ситуацій, автоматично генеруючи відповідні звіти і аналіз трендів, що допомагає виконавцям виявляти як проб­леми, так і можливості. ВІС повинна мати дружній інтерфейс ко­ристувача, що заохочує до використання системи. Часто він реа­лізовується за допомогою кольорових дисплеїв, миші або сенсор­них екранів.

Таблиця 11.3

Інформаційні потреби опр, реалізовані засобами віс

Своєчасність	Інформація повинна бути доступна якомога швидше Відповідь має бути дуже нетривалою
Достатність	Інформація повинна бути комплектною (повною) Користувач має потребу в обширних зовнішніх даних Користувачеві потрібні історичні (статистичні) дані, так і найбільш свіжі (оперативні, поточні) дані
Рівень агрегування	Користувачам потрібний доступ до глобальної інформації про організацію і її конкурентів Інформація має надаватися в ієрархічному виді Інформація має бути подана з різними рівнями деталіза­ції, з можливістю уточнення «зверху вниз» Користувачам потрібні «особливі» зображення даних чи «прапори» (ознаки)проблем
Надлишковість	повинна бути мінімізована
Зрозумілість	Система повинна берегти час користувача Індикатори проблем мають висвічуватися Повинні бути доступні письмові пояснення Система має підтримувати необмежене пояснення проблем
Свобода від упередженості	Інформація має бути коректною і повною Інформація має бути затвердженою (такою, що має за­конну силу)
Надійність	Доступ повинен бути контрольованим і надаватися тим, хто допущений в систему
Релевантність	Система повинна задовольняти потреби користувачів
Порівнянність	Користувачам необхідні тренди, відношення і відхилення для інтерпретації
Відповідність формату	Гнучкість має вирішальне значення Формат повинен відбивати переваги користувача Система має відповідним чином інтегрувати текст і графіку

Крім того, дані мають бути подані у форматі, легкому для ро­зуміння, з інструментами, що дозволяють змінювати формат по­дання при необхідності. З цим пов'язана вимога: ВІС має бути гнучкою в можливостях подання і графічних можливостях. ВІС повинна дозволяти і допомагати користувачеві варіантно думати за допомогою найменших зусиль. Це включає гнучкий перег­ляд даних, маніпуляцію даними і режими презентації, що під­силюють інтуїцію користувачеві в розумінні конкурентних тен­денцій, можливостей бізнесу і проблем, що виникають. Корис­тувач повинен мати можливість ставити запитання, пов'язані з відображенням прогнозів, ходу інвентаризації або бюджетно­го планування.

Таблиця 11.4