1.2. Системи, системи управління, системний підхід в організаційному управлінні: основні терміни та визначення

Головними поняттями дисципліни, яку ми вивчаємо, є управ­ління і система. Управління можна визначити як функцію систе­ми, що забезпечує або збереження сукупності її основних власти­востей, або її розвиток згідно з визначеною метою. Отже, поза системою управління неможливо зрозуміти, що таке інформацій­ні системи управління, передусім необхідно визначити, що таке система. Зауважимо, що поняття «система» і його похідні в су­часних умовах є ключовими філософсько-методологічними і спе­ціально-науковими поняттями.

В основу сучасного наукового тлумачення проблем плануван­ня й управління економічними системами покладено системний підхід (системний принцип). Саме поняття системного підходу безпосередньо пов'язане із загальнішим поняттям — поняттям системи (від грецького systerna — ціле, складене з частин, з'єд­нання), її можна визначити як організаційне або складове ціле, набір або комбінацію елементів чи частин, що утворюють єдиний комплекс, спрямований на досягнення певної (єдиної для всього комплексу) мети. Термін «система» відповідає дуже широкому спек­тру понять. Говорять, наприклад, про Сонячну систему, систему аксіом, систему протиповітряної оборони, систему планування тощо.

Одним із найважливіших принципів теорії систем є принцип декомпозиції її на окремі підсистеми, які, у свою чергу, є систе­мами нижчого рангу. Наприклад, систему загальнозаводського пла­нування можна поділити на дві підсистеми — техніко-економічного та оперативно-календарного планування. Остання підсис­тема (система) також складається з двох підсистем — міжцехо­вого і цехового планування. Що ж до системи цехового плану­вання, то вона містить у собі систему планування та систему управління окремими виробничими підрозділами цеху.

Кожна система функціонує в деякому середовищі. Не існує абсолютно ізольованих систем. Навколишнє середовище є дже­релом окремих факторів, зовнішніх щодо розглядуваної системи. В економічних системах ці фактори не піддаються контролю з боку спеціалістів, які розробляють чи приймають рішення (у цьому розумінні зазначені фактори сприймаються як задані з погля­ду тих, хто діє в системі), не є нейтральними стосовно системи, а мають на неї значний вплив.

Зовнішні дії на систему називаються вхідними величинами (параметрами), або вхідними діями, а елементи системи, до яких вони прикладені, — входами системи. Дії системи на зовнішнє се­редовище характеризуються значеннями її вихідних величин (пара­метрів). Наприклад, будь-який виробничий процес на підприємстві можна розглядати як окрему систему, при цьому праця робітників, різні види енергії, напівфабрикати і сировина є ресурсами — вхід­ними величинами, а готові вироби — вихідними величинами.

При вивченні та аналізі будь-якої системи треба чітко розріз­няти дві її основні характеристики — функцію і ціль (мету). Функ­ція системи — характеристика, яка визначає зміну станів систе­ми. Множина всіх можливих станів системи зумовлюється кіль­кістю її елементів, їх різноманітністю та зв'язками між ними.

Функція системи характеризує її як ціле, як результат взаємо­дії її елементів і зовнішнього середовища. Вона відбиває зміст і призначення системи. Наприклад, функціональне призначення ви­робничого процесу на підприємстві полягає у виготовленні кін­цевої продукції певної номенклатури.

Метою системи називається певний (бажаний, заданий зовні чи встановлений самою системою) стан її виходів, тобто деяке значення чи сукупність значень функції системи. Метою вироб­ничого процесу на підприємстві є оптимальний випуск заданого асортименту продукції за найраціональнішого використання об­межених технологічних ресурсів та прогресивних методів органі­зації виробництва для забезпечення попиту на неї.

Множина спостережуваних станів функції системи описує тра­єкторію руху системи. Поняття функції, мети та траєкторії сис­теми стосуються останньої як цілого, а не окремих її елементів.

Важливими характеристиками системи є її структура, розмір і складність. Під структурою розуміють спосіб розподілу та на­лагодження взаємозв'язків елементів системи (люди, засоби ви­робництва, методи тощо), що спрямовані на досягнення мети си­стеми — виконання нею своєї функції.

Розмір системи характеризується кількістю її елементів і зв'язків між ними, складність — різноманітністю, неоднорідністю влас­тивостей елементів і особливостями зв'язків між ними. Великі і складні системи вирізняються з-поміж інших не лише кількістю елементів, а й вищим рівнем їх організації, складнішими взаємо­зв'язками цих елементів.

Найчастіше виділяють такі характерні властивості великої і складної системи.

1. Цілісність: усі частини системи підпорядковані загальній меті її функціонування і сприяють формуванню найвищих показ­ників щодо вибраного критерію (чи сукупності критеріїв) ефек­тивності. Тому система має розглядатися як ціле.

2. Мультипараметричні характеристики існування системи: зміна одного параметра, як правило, істотно впливає на значення багатьох інших параметрів системи.

3. Властивість емерджаментності: великі і складні системи мають властивості, які не притаманні жодному з їх окремих еле­ментів. З розвитком великої і складної системи взаємозв'язаність її елементів дедалі зростає, і зрештою емерджаментність досягає такого рівня, коли властивості системи не можна не лише схарак­теризувати властивостями окремих елементів, а й виявити стати­стичним узагальненням властивостей окремих елементів.

Системи бувають найрізноманітніші. Проте загалом усі їх мож­на поділити на матеріальні та абстрактні (рис. 1.1). Абстрактні системи — це продукт людського мислення: гіпотези, знання, тео­реми. Матеріальні системи утворюються з матеріальних об'єктів. Усю сукупність матеріальних систем можна поділити на неорганіч­ні (технічні, хімічні і т.ін.), органічні (біологічні) та змішані (де містяться елементи як органічної, так і неорганічної природи).

У множині змішаних систем вирізняють підклас ерготехнічних систем (систем «людина—машина»), які складаються з людини-оператора (групи операторів) — ергодичний елемент — та машини (машин); у таких системах людина за допомогою маши­ни здійснює трудову діяльність, пов'язану з виробництвом мате­ріальних благ, послуг, а також з управлінням і т. ін.

Розрізняють також статичні і динамічні системи. Стан статич­ної системи з плином часу не змінюється, а динамічні системи, на­впаки, з часом змінюють свій стан. Динамічні системи, стан елемен­тів яких у даний момент часу повністю визначає їх стан у будь-який попередній або наступний момент часу, називають детерміновани­ми. Якщо передбачити стан системи в такий спосіб неможливо, то вона належить до класу ймовірнісних або стохастичних систем.

За характером взаємодії системи і зовнішнього (навколишньо­го) середовища розрізняють відкриті та закриті системи. Закриті системи ізольовані від навколишнього середовища, усі процеси, крім енергетичних, відбуваються лише всередині самої системи. Відкриті системи активно взаємодіють з навколишнім середови­щем, зберігаючи завдяки цьому високий рівень організованості й розвиваючись у бік ускладнення.

Рис. 1.1. Класифікація систем

Особливе місце серед матеріальних систем посідають соціа­льні, де основний вид зв'язків визначається суспільними відноси­нами людей. Важливий підклас соціальних систем — соціально-економічні системи — охоплюють суспільні відносини людей у процесі виробництва. У соціально-економічних системах неодмінно відбуваються процеси управління, для яких характерні такі ознаки.

У будь-якому процесі управління існує об'єкт, яким управля­ють (верстат, підприємство, галузь), тобто керований, і орган, що здійснює управління (технічний засіб, людина). У процесі управ­ління цей орган дістає деяку інформацію про стан зовнішнього середовища, де перебуває об'єкт і з яким він пов'язаний. Уся ця інформація сприймається управляючим органом, який виробляє на її основі керівну інформацію (приймає рішення). Нарешті, на основі прийнятого рішення деякий виконавчий орган (апарат управління, руки працюючого і т.ін.) чинять управляючий вплив на об'єкт, яким керують. Ось ці три складові (разом з інформа­ційними зв'язками) утворюють систему управління.

Часто управляючий та виконавчий органи об'єкта управління об'єднують в одне поняття — суб'єкт управління. У такому разі систему управління (СУ) можна подати як сукупність двох час­тин (підсистем): керованої та управляючої (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Структурна схема системи управління

Найскладнішим на зображеній схемі є управляючий орган, оскільки він має своєчасно переробляти великі обсяги інформа­ції, що надходить до нього.

Управління завжди здійснюється з певною метою, яка завжди конкретна для заданого об'єкта управління і пов'язана зі станом об'єкта та середовища, в якому він перебуває.

Дуже важливо визначити мету управління, яка для кожного керованого об'єкта має бути одна й та сама. Ступінь досягнення поставленої мети управління визначається за допомогою цільової функції управління. Аналіз структурної схеми СУ показує, що для реалізації оптимального управління не достатньо мати цільову функцію управління та задані для неї обмеження. Потрібна також інформація про стан об'єкта управління і зовнішнього середови­ща та про безліч можливих станів елементів системи управління. Без інформації не існує управління. Більш того, управління саме і є безперервним процесом переробки інформації: на підставі одні­єї інформації виробляється інша, яка, у свою чергу, стає матеріа­лом для здобуття нової, і т. д.

Особливу увагу слід звернути на якість інформації. Серед усіх видів інформації, що надходить до управляючого органу, надзви­чайно важливою є та, яка йде по лініях зворотного зв'язку від об'єкта управління. Зворотний зв'язок — одне з основних понять теорії управління. Загалом зворотним зв'язком називається будь-яке передавання впливу з виходу тієї чи іншої системи на її вхід (див. рис. 1.2). У системах управління зворотний зв'язок можна виз­начити як інформаційний зв'язок, за допомогою якого в управ­ляючу частину надходить інформація про наслідки управління об'єктом, тобто інформація про новий стан об'єкта, який виник під впливом управляючих дій.

Завдяки наявності зворотного зв'язку складні системи в прин­ципі можуть виходити за межі дій, які передбачені й визначені їх творцями. Адже зворотний зв'язок створює в системі нову якість: здатність нагромаджувати досвід, визначати своє майбутнє пово­дження залежно від поводження в минулому, тобто самонавчатися.

Управляючі дії, що надходять з управляючої частини в керо­вану, можуть бути різні за характером: енергетичні, матеріальні, інформаційні — залежно від природи керованого об'єкта. Серед усіх систем особливо вирізняються системи, керований об'єкт яких — люди, колективи людей. Такі системи називаються сис­темами організаційного управління, або організаційними. Оскіль­ки управляючі дії в них спрямовані на організацію (узгодження) поведінки колективів людей і є інформаційними. Для цих систем справджується кібернетичне визначення управління як процесу цілеспрямованої переробки інформації.

Досліджуючи складні системи, зокрема організаційні, важли­во встановити загальні зв'язки між окремими елементами, тобто уявити загальну «картину», а не розпорошувати увагу на деталі. Інакше можна, образно кажучи, «за деревами не побачити лісу».

Науковою основою правильного дослідження й управління різ­ними системами є системний підхід, що полягає в застосуванні сукупності методологічних принципів і теоретичних положень, які дають змогу розглядати кожний елемент системи в його зв'яз­ку і взаємодії з іншими елементами; простежувати зміни, що від­буваються в системі в результаті зміни окремих її ланок; вивчати специфічні системні (емерджаментні) властивості; робити обгрун­товані висновки про закономірності розвитку системи; визначати оптимальний режим її функціонування. Щодо економічних про­цесів системний підхід означає:

• вивчення взаємозв'язаних об'єктивних економічних законів, які визначають характер і основи планування;

• визначення мети розвитку даної системи з позицій загаль­нішої системи, частиною якої є дана, щоб правильно сформувати критерій оптимальності планування;

• структурний аналіз систем, який розкриває характер взаємо­зв'язків і призначення кожної підсистеми;

• дослідження особливостей управління і механізму зворот­них зв'язків для найкращої реалізації планів;

• з'ясування характеру і ступеня впливу на систему умов її функціонування (середовища) для підвищення надійності плано­вих розрахунків;

• вивчення процесів прийняття рішень у кожному блоці сис­теми з урахуванням взаємодії останнього з іншими підсистемами та його місця в системі як єдиному цілому.

Системний підхід (системний принцип) — це насамперед ус­відомлення того, що будь-яка організація являє собою систему, складену з частин, кожна з яких має свої власні інтереси. Тому досягти загальної мети організації можна лише тоді, коли розгля­дати її як єдину систему, намагаючись зрозуміти й оцінити взає­модію всіх частин цієї системи та об'єднати їх на такій основі, яка дозволила б організації в цілому ефективно виконувати по­ставлені завдання.

Зміст системного підходу при управлінні, наприклад, підпри­ємством, полягає в тому, щоб, по-перше, домогтися загальної ефек­тивності всього підприємства і не допустити, щоб інтереси окремого підрозділу стали на перешкоді до загального успіху; по-друге, досягти цього слід в умовах організаційної структури, яка завжди містить суперечливі одна одній цілі.

Для ілюстрації цього положення розглянемо проблему складан­ня виробничого плану підприємства за обсягом і номенклатурою.

Виробничий відділ підприємства зацікавлений у обмеженій номенклатурі виробів і великому обсязі їх випуску, щоб скороти­ти кількість трудомістких переналагоджень верстатного устатку­вання. Така стратегія має забезпечити нагромадження великих запасів готової продукції малої номенклатури.

Співробітники відділу збуту, навпаки, хотіли б мати на скла­дах багато різних зразків виробів для того, аби гарантувати на­дійне поставляння будь-якого виробу споживачам. Це призвело б до затоварювання складів підприємства різноманітною продукцією.

З погляду працівників фінансової частини підприємства необ­хідно якомога більше скоротити запаси готової продукції, щоб зменшити величину грошових коштів, «заморожених» у запасах і прискорити оборот оборотних фондів.

Начальник відділу кадрів має на меті зберегти постійний рі­вень завантаження виробничого устаткування, аби не наймати нових працівників на короткі періоди інтенсивного завантаження і не звільняти їх при скороченні виробництва.

Аналогічно можна встановити інтереси всіх інших служб під­приємства при складанні виробничого плану. Очевидно, що всі ці інтереси більшою чи меншою мірою суперечливі — високий і низький рівень запасів, широка і вузька номенклатура виробів тощо. Тому за системного підходу вибір плану виробництва має здійснюватись із урахуванням цих суперечливих інтересів для досягнення загальної ефективності роботи підприємства.

На сучасному етапі системний підхід при розв'язанні еконо­мічних (і не лише економічних) завдань знайшов широке засто­сування. Цьому сприяла низка об'єктивних причин.

1. Автоматизація управління висуває на перший план необ­хідність вивчення економічної системи в цілому.

2. Створення економічно ефективних інформаційних систем управління потребує встановлення відносної відособленості об'єк­тів управління, без чого неможливе інформаційне забезпечення обчислювального процесу розв'язання господарських завдань.

3. Провідним компонентом економічно-виробничих процесів є працівники, які забезпечують виконання виробничих процесів, і процесів управління: взаємодіючи одне з одним та з матеріально-енергетичними потоками, вони утворюють таку сукупність внутрішніх зв'язків економічного об'єкта, яку необхідно аналізувати в цілому, щоб виявити справжній зміст зазначеного переплетення залежностей.

4. Системний підхід відкриває шлях до розпізнавання най­більш складних об'єктів та відокремлення справжніх економіч­них об'єктів від «несправжніх»», сконструйованих абстрактно, поєднанням різних параметрів та характеристик.

5. Системний підхід сприяє звільненню мислення від тради­ційних схем і принципів, відкриваючи шлях до розв'язання нових типів наукових завдань.

Успіх використання системного підходу при дослідженні та вдосконаленні економічних систем зумовлює необхідність озбро­єння новим науковим методом — системним аналізом.

Системний аналіз — це комплекс спеціальних процедур, захо­дів, які забезпечують реалізацію системного підходу при вивчен­ні конкретних ситуацій. Він охоплює:

• методи і процедури дослідження операцій, які дозволяють давати кількісні рекомендації, необхідні для планування й орга­нізації цілеспрямованих дій; методи аналізу систем, які викорис­товуються для визначення завдань і вибору напряму дій, для оцін­ки поведінки систем в умовах невизначеності;

• методи системотехніки, які використовуються для проекту­вання і синтезу складних систем на базі вивчення особливостей функціонування їх елементів.

За своїм характером системний аналіз є науковим процесом (методологією). Підхід з позицій системного аналізу передбачає:

• систематичне дослідження і взаємне порівняння тих альтер­нативних дій, які дозволяють досягати бажаних результатів;

• порівняння альтернатив на основі вартості витрачених ре­сурсів і досягнутих вигод за кожною з них;

• врахування і докладний аналіз невизначеностей.

Дослідження альтернатив. Дослідження і порівняння альтер­натив для досягнення поставленої мети є дуже важливим проце­сом. Він не настільки простий, як це може здаватися на перший погляд. Ті очевидні альтернативи, які спочатку висуваються на перший план, часто не забезпечують необхідної повноти і потре­бують серйозного аналізу. Завдання полягає в тому, щоб вибрати всі способи, які приведуть до досягнення поставленої мети і є ре­альними з погляду використання обмежених ресурсів.

Якщо, наприклад, при необхідності термінового перевезення вантажів з однієї місцевості в іншу можна застосувати три види транспорту: повітряний, водний і сухопутний, то сукупність альтернатив для знаходження оптимального розв'язання цього зав­дання має включати і різні комбінації названих можливостей.

Пошуки альтернатив, які не є очевидними або простими ком­бінаціями очевидних рішень, — складне завдання, з яким не змо­же справитись один спеціаліст. Щоб знати всі альтернативи, до­пустимі, скажімо, для розв'язання проблеми транспортування, необхідні знання з різних галузей техніки. Звичайно, одна люди­на не може володіти потрібним комплексом знань.

Як показує досвід, використання системного аналізу при пла­нуванні, а також в інших галузях управління буде плідним, якщо групи дослідників будуть сформовані з фахівців різних спеціаль­ностей. У такому разі кожний член групи, маючи великий досвід специфічної роботи, зможе зробити важливий внесок у розв'язання загальної проблеми, в результаті ефект буде значно більшим.

Одним з методів, які успішно використовуються при розробці нових альтернатив, є «мозкова атака». Зміст цього методу поля­гає в тому, що групі спеціалістів з різних галузей пропонують обміркувати нові можливі альтернативи, скажімо нові зразки продукції, її перспективні галузі використання і збуту. У процесі обговорення заохочується вільне висловлення ідей. Критика ідей категорично заборонена. Передбачається, що навіть найбільш «дика» ідея може привести до іншої (нехай і випадково) радика­льної ідеї, яка має реальний зміст і практичну цінність. Ця мето­дика базується ще й на тому, що взаємні контакти членів групи сприяють створенню творчої обстановки. Хоч у результаті аналі­зу більша частина ідей, висловлених у процесі «мозкової атаки», відкидається як непридатна, все ж лишаються ідеї, які заслуго­вують на подальше дослідження.

Порівняння альтернатив. Після утворення певної кількості всіх альтернатив, які є реальними з погляду використання наяв­них ресурсів і ведуть до досягнення поставлених завдань, вини­кає проблема вибору найкращої альтернативи. Щоб визначити, який з альтернативних шляхів розвитку системи буде найкращим, їх тре­ба порівняти й оцінити за пов'язаними з реалізацією цих альтерна­тив витратами (вартості) та одержуваною при цьому вигодою.

Вартість альтернативи характеризує витрати ресурсів (грошо­вих, матеріальних, людських), які, використавши для реалізації даної альтернативи, вже не можна використати з іншою метою. Вигода (ефективність) альтернативи — це користь, яку одержу­ють у результаті дій, спрямованих на втілення в життя альтерна­тиви. Щоб знайти загальну цінність альтернативи, потрібно ви­трати й одержувану вигоду розглядати разом.

Оцінивши кожну альтернативу, потрібно вибрати серед них найкращу. Процес пошуку розв'язання називається оптимізацією. Таким чином, найкращі альтернативи можна називати оптималь­ними. Для пошуку оптимальних рішень використовуються мето­ди теорії дослідження операцій та інші методи. Але справжня (об'єктивна) оптимізація можлива лише там, де кожна з альтер­натив описана кількісно. У разі якісного оцінювання альтернатив роль суб'єктивного фактора досить висока, оскільки за одних і тих самих початкових передумов різними людьми можуть бути одержані різні рішення.

Врахування невизначеностей. Для більшості прийнятих техніко-економічних рішень характерним є наявність значних неви­значеностей. Планування за своєю природою вимагає розгляду руху подій у майбутньому, а майбутньому завжди властива неви­значеність. Один з найбільш важливих аспектів системного ана­лізу як методу полягає в тому, що він дає чітке розуміння місця і значення невизначеності під час прийняття рішення.

Завдання того, хто приймає рішення, і того, хто виконує аналіз в його інтересах, полягає в тому, щоб заздалегідь врахувати влас­тиву стратегічним рішенням неоднозначність. Для цього можна використати ряд розроблених в системному аналізі методів, на­приклад, методи теорії дослідження операцій (імітаційне моде­лювання, ділові ігри, стохастичне програмування тощо).