- •Основи шформаційних систем Навчальний посібник
- •03680, М. Київ, просп. Перемоги, 54/1
- •1.2. Системи, системи управління, системний підхід в організаційному управлінні: основні терміни та визначення
- •1.3. Створення комп'ютерної технології управління народним господарством — органічна складова об'єктивного процесу інформатизації сучасного суспільства
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 2. Характеристика інформаційних систем в управлінні народним господарством
- •2.1. Основні етапи розвитку інформаційних систем
- •2.2. Класифікація інформаційних систем
- •2.3. Структура інформаційних систем
- •2.4. Перспективні засоби і напрямки розвитку інформаційних систем
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 3. Економічна інформація як об'єкт автоматизованої обробки
- •3.1. Поняття економічної інформації, її види та властивості
- •3.2. Структура, форми подання та відображення економічної інформації
- •3.3. Оцінювання економічної інформації
- •3.4. Інформаційні процедури
- •Запитання для самоперевірки
- •4.1. Характеристика засобів формалізованого описання економічної інформації
- •Основні національні статистичні класифікації україни
- •4.2. Методи класифікації економічної інформації
- •Утворення класифікаційних угруповань
- •4.3. Методи кодування економічної інформації
- •4.4. Єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації
- •4.5. Категорії класифікаторів, порядок їх розробки, упровадження та ведення
- •4.6. Штрихове кодування інформації
- •4.7. Моделювання елементів економічної інформації
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 5. Органзація позамашинної інформаційної бази
- •5.1. Поняття позамашинної інформаційної бази, склад робіт з її організації
- •5.2. Носії інформації, їхній склад та характеристика
- •5.3. Уніфікована система первинної документації, поняття, склад та вимоги
- •5.4. Вихідні документи. Розробка форм та вибір засобів виводу
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 6. Організація машинної інформаційної бази
- •6.1. Поняття машинного інформаційного забезпечення
- •6.2. Передумови створення та основні переваги бд
- •6.3. Поняття і класифікація абд
- •6.4. Склад абд
- •6.5. Характеристика інфологічної та дат алогічної моделі баз даних
- •6.6. Методи створення оптимальної моделі баз даних
- •6.7. Теорія нормалізації відношень
- •6.8. Побудова логічної моделі даних
- •6.9. Поняття сховищ даних та основи їх створення
- •6.9.1. Архітектура сховищ даних
- •6.9.2. Моделі сховищ даних
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 7. Основи створення комп'ютерних технологій
- •7.1. Характеристика та класифікація технологічних операцій
- •7.2. Технологічні процеси автоматизованої обробки економічної інформації
- •7.3. Типові технологічні операції та їх виконання в інформаційних системах обробки даних
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 8. Режими роботи еом та їх особливості
- •8.1. Загальна характеристика режимів роботи еом
- •8.2. Організація пакетного режиму обробки інформації
- •8.3. Організація діалогового режиму обробки інформації
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 9. Організаційно-методичні основи створення та функціонування інформаційних систем
- •9.1. Стадії та етапи розробки
- •9.2. Організація робіт, спрямованих на створення та впровадження інформаційних систем
- •9.3. Документація на розробку інформаційних систем
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 10. Інформаційні системи організаційного управління
- •10.1. Концепція розподільної обробки інформації в управлінських інформаційних системах
- •10.2. Характеристика і призначення інтегрованих інформаційних систем
- •10.3. Банківські інформаційні системи
- •10.3.1. Структура автоматизованої банківської системи
- •10.3.2. Функціональна структура абс
- •10.3.3. Модульний підхід до структуризації абс
- •10.3.4. Програмно-технічна платформа абс
- •10.4. Інформаційні системи в фінансах
- •10.4.1. Автоматизована система фінансових розрахунків (асфр)
- •10.4.2. Аіс у податкових органах України
- •10.4.3. Аіс в страхуванні
- •10.5. Інформаційні системи у статистиці
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 11. Системи підтримки прийняття рішень
- •11.1. Розвиток і впровадження систем підтримки прийняття рішень
- •11.1.1. Сутність і загальна характеристика сппр
- •11.1.2. Сфери застосування та приклади використання сппр
- •11.2. Компоненти систем підтримки прийняття рішень
- •11.2.1. Інтерфейс користувач—система
- •11.2.2. База даних і система управління базою даних
- •11.2.3. Бази моделей і системи управління базами моделей
- •11.2.4. Управління поштою (повідомленнями) в сппр
- •11.3. Групові системи підтримки прийняття рішень
- •11.3.1. Групові рішення
- •11.3.2. Групове забезпечення
- •Функціональні можливості (призначення) продукції гсп
- •11.3.3. Визначення та призначення гсппр
- •11.3.4. Підтримувальні засоби гсппр
- •11.4. Виконавчі інформаційні системи
- •11.4.1. Визначення і призначення віс
- •Інформаційні потреби опр, реалізовані засобами віс
- •Вимоги щодо моделювання в віс
- •11.4.2. Використання віс
- •11.4.3. Доступне програмне забезпечення віс
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 12. Інтелектуальні інформаційні системи в економіці
- •12.1. Загальні аспекти розробки систем зі штучним інтелектом
- •12.2. Експертні системи та їх характеристика
- •12.3. Поняття знань та відмінності їх від даних
- •12.4. Модель продукції
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 13. Інформаційно-пошукові системи в економіці
- •13.1. Поняття інформаційно-пошукової системи
- •13.2. Інформаційно-пошукова мова та її використання в аіпс
- •13.4. Інформаційно-пошуковий тезаурус
- •13.5. Шформаційно-пошукові системи internet
- •13.5.1. Подання інформаційних ресурсів у internet
- •13.5.2. Механізми пошуку в Internet
- •13.5.3. Інформаційно-пошукова мова системи
- •13.5.4. Інтерфейс системи
- •13.5.5. Інструментальні засоби пошуку в Internet
- •Російські та російськомовні пошукові системи Каталоги і пошукові системи
- •Пошук інформації в системі телеконференцій Usenet
- •Метапошукові системи
- •Списки російськомовних пошукових ресурсів
- •Міжнародний пошук
- •Метапошукові системи
- •Спеціалізований пошук
- •Списки пошукових ресурсів
- •Пошук людей
- •Запитання для самоперевірки
- •Розділ 14. Корпоративні шформащйш системи
- •14.1. Загальна характеристика корпоративних інформаційних систем
- •14.2. Корпоративна інформаційна система r/3
- •14. 3. Система управління бізнесом і фінансами scala 5
- •14. 4. Система управління ресурсами підприємства oracle application
- •14.5. Інформаційна система управління ресурсами підприємств baan—IV
- •14.6. Комплексна система управління діяльністю підприємства галактика
- •Запитання для самоперевірки
- •Література
11.2.4. Управління поштою (повідомленнями) в сппр
Традиційно фахівці вважали поштову систему, навіть електронну пошту, додатковою функцією СППР. Тобто розробники систем підтримки прийняття рішень розуміли, що особа, яка приймає рішення, ймовірно має системи доставки електронної пошти, але такі системи ігноруються при проектуванні і розробці СППР. Для використання електронної пошти ОПР спочатку повинні були б припинити роботу з СППР. Навіть коли з'явилася технологія «роботи з вікнами» прикладних програм, яка дозволила користувачеві легко переміщуватися в прикладну програму електронної пошти, СППР і електронна пошта існували як все ще незалежні такі програми. ОПР не міг легко пересилати документи, графіку чи текст прямо з СППР або отримувати такі, щоб використовувати всередині СППР.
У сьогоднішньому електронному середовищі безшовна інтеграція СППР з системою електронної пошти означає серйозні обмеження на інформацію та аналізи, доступні ОПР. Зростаюче число менеджерів вважають електронну пошту продуктивно розширювальним інструментом. Інтерфейс з системою електронної пошти дозволяє ОПР більший доступ до груп обговорення, баз даних Інтернет, інших електронних даних та інструментальних засобів для прийняття рішень. Ці ресурси можуть розширювати діапазон доступної інформації і можуть, в деяких випадках, забезпечити доступ до більш нових даних. Використання електронної пошти може допомагати ОПР зв'язуватися з колегами, щоб обговорити інформацію та дослідження, а також встановити загальноприйнятну перспективу рішень. Це може, у свою чергу, покращити зв'язок ОПР з підлеглими і сформувати підтримку для вибору, що є важливими кроками в процесі прийняття рішень.
Розглянемо можливості, якими доступ до електронної пошти може забезпечити ОПР. По-перше, електронна пошта може дозволити ОПР легко надсилати і отримувати інформацію від колег. Така гнучкість особливо важлива, коли ОПР повинні спілкуватися з колегами в інших країнах. Інакше, ОПР мають дуже маленький проміжок часу кожного дня, щоб увійти в контакт з іноземними колегами, і не можуть використати їх експертизу оптимально.
Спілкування серед ОПР зазвичай більш складне ніж прості питання і відповіді, що можуть бути реалізовані на простому шаблоні пошти. Часто, вони повинні формувати документи і дослідження на основі аналізу чи пов'язаних записів. Якщо електронна пошта інтегрована в СППР, вони можуть легко включати документи, електронні таблиці, і навіть графіки, що збагачує зв'язок. Багато із сьогоднішніх комерційних програм електронної пошти мають можливість включати документи і записи в електронній пошті. Якщо користувач часто включає окремі документи чи типи документів, він може відповідним чином настроювати панель інструментів для реалізації своїх задач.
Використання електронної пошти для щоденного зв'язку, який традиційно проводиться у формі зустрічей, телефонних дзвінків чи поштового обслуговування, створює в людей звичку використовувати цей засіб комунікацій. З причин, які не очевидні, більшість людей мають тенденцію відповідати на електронну пошту більш легко і швидко, ніж використовувати якісь інші типи зв'язку. Так само, люди із задоволенням використовують електронну пошту для передавання повідомлень, які інакше не можуть бути передані, особливо вищестоячим особам чи особам вищого рангу. Електронна пошта забезпечує зв'язок між особами, які зазвичай не взаємодіють між собою. Крім цього, багато людей надають своїм повідомленням електронної пошти більш персональний характер ніж записам.
Крім прямого використання електронної пошти користувачі СППР можуть використовувати електронні дискусійні групи, щоб отримати інформацію чи розуміння з розширеної групи колег. Відкриті дискусійні групи доступні в Інтернет майже на будь-яку тему, яку тільки можна уявити. Деякі дискусійні групи у США включають промислові теми, такі як музична промисловість, управління готелями та ресторанами, або навіть автоматизовані системи відкачки. Є також дискусійні групи, цікаві для ОПР тим, що можуть підтримувати специфічні види задач — адміністраторів мереж, інженерів чи групи обговорення технічних стандартів. Нарешті, є деякі загальні в галузі прийняття рішень дискусійні групи, такі як загальне управління якістю (TQM), керованої охорони здоров'я, і виконавчі групи.
Ці дискусійні групи, здебільшого, відкриті для будь-кого, хто зацікавлений темою. Користувачі переважно надсилають свої питання через електронну пошту. Питання, в свою чергу, надсилається всім абонентам дискусійної групи. Коли абоненти знають відповідь, чи посилання, вони можуть відповісти в дискусійну групу чи абоненту, що зробив запит. Користувачі, звичайно, залежать від інших користувачів, щоб перевіряти їх електронну пошту регулярно і бути здатними відповісти на запитання. Багато дискусійних груп працюють дуже добре і люди знаходять багато корисної інформації. Лише експериментування з системами може забезпечити точну інформацію відносно того, які дискусійні групи будуть чи не будуть корисними.
ОПР можуть також ініціювати дискусійні групи, складені з службовців їх корпорацій, відділів чи проектних груп, або колег з подібними інтересами та обов'язками з інших корпорацій. Так само дискусійні групи могли б використовуватися для пропозицій щодо процедурних чи стратегічних змін і (або) для ідентифікації проблеми важливості певних клієнтів чи підлеглих. Користувачі в цих закритих дискусійних групах можуть бути більш наближені до інформації та отримувати підтримку, тому що вони саме ті, хто буде читати повідомлення; вони також не повинні хвилюватися відносно відкриття приватної інформації чи стратегічних планів корпорації. Крім того, закриті дискусійні групи мають спільну мету і відповіді на запитання, можуть допомогти наблизитися до цієї спільної мети.
Деякі пакети електронної пошти, доступні на сьогодні, фактично полегшують такі обговорення. Наприклад, поштова система DaVinci включає інформаційне табло для групових повідомлень. При використанні такого засобу ОПР можуть формувати групові
обговорення легко і швидко відповідати на питання чи запити, тільки-но вони з'являються. І що більш важливо, пакети типу DaVinci мають здатність відстежувати нитки повідомлень електронної пошти. Якщо ОПР хоче слідкувати за діалогом зі специфічної тематики, він може знайти початкове повідомлення, відповіді на повідомлення, і навіть відповіді на відповіді повідомлень легко, навіть якщо було багато інших поштових повідомлень в цей час. Тому ОПР не відволікається на інші теми та може зосередитися на розглядуваній проблемі.
Ще один спосіб використання електронної пошти здійснюється шляхом перегляду певного середовища, щоб ідентифікувати проблеми і можливості. Наприклад, дискусійні групи чи групи новин можуть допомогти ОПР виявити нові ідеї. Наприклад, запитання, поставлені іншими користувачами відносно нових методів або процедур, можуть дійти до уваги ОПР, які можуть розглянути їх як стратегічні можливості чи використати ідеї для розв'язання існуючих проблем. Так само ОПР з міжнаціональних корпорацій, чи ті, хто беруть участь в багатонаціональних переговорах, можуть контролювати поточні події в специфічних країнах, шукати зміни, які можуть вимагати змін в політиці чи планах. Точно так само і внутрішні дискусійні групи могли використовуватися для індикації проблем чи ідей.
Дискусійні групи не єдиний шлях, яким ОПР можуть використовувати електронні комунікації. Існує ряд інформаційних служб, на які можна підписатися в Інтернет, що забезпечують, наприклад, своєчасні промислові новини і технологічно пов'язані. З них ОПР можуть отримати ряд новин, що пов'язані із розглядуваним вибором. Цей сервіс також надає фінансову інформацію, курси акцій та інші матеріали, які можуть бути цікаві ОПР.
Не обов'язково підписуватися на всі послуги. Недавні зміни в протоколі Інтернет значно збільшили можливості отримання і пошуку електронних баз даних. Досить просто знайти інформацію про погоду, яка може вплинути на плани тестування на віддаленому підприємстві. ОПР можуть шукати всі електронні бази даних за окремими темами з незначними зусиллями. Вони можуть переглядати загальні телефонні книги, офіційні повідомлення для друку та щоденні звіти з усього світу.
Розглянемо, наприклад, систему infoSage від IBM. Ця система забезпечує інтелектуальну фільтрацію електронної пошти, яка поступає в систему. Після переривання та читання повідомлення, infoSage пробує класифікувати його, основуючись на певних правилах. Ці правила можуть відбивати важливість відправника інформації, самої інформації чи джерела повідомлення. Програма може виконувати такі дії: відбивати повідомлення з оцінюванням пріоритету, зберегти повідомлення в папці, відкидати повідомлення, переглядати повідомлення і т. ін.
Подібні системи в складі СППР можуть використовуватися для фільтрації новин чи пошти, інформації дискусійних груп. Зокрема користувач повинен вибрати з списку, що краще описує його потреби. Користувач може доповнити список специфічними ключовими словами, які можуть зустрічатися в новинах. Нарешті, користувач може розмістити за пріоритетами теми списку, щоб відбити свої відносні інтереси. Потім, з регулярними інтервалами система скануватиме сервіси новин і шукатиме інформацію, яка відповідає інтересам користувача. Після цього статті будуть організовані в групи з предметними заголовками та розміщені за пріоритетами відповідно до інтересів користувача.
Пошук здійснюється за допомогою технології клієнт/сервер та броузерів Інтернет, таких як Netscape Navigator. Використовуючи такі інструментальні можливості, ОПР можуть отримати доступ до даних, розподілених і підтримуваних на ЕОМ по всьому світу. Альтернативно, вони можуть зосередити пошук на спеціальних індексах (пошукових сервісах), щоб знайти всі директорії, в яких використовуються певні ключові поля.. Так само, ОПР можуть використовувати засоби пошуку, щоб здійснити повний текстовий пошук за всіма документами і вивести список тих, які містять певні ключові слова.
Багато бібліотек починають забезпечувати електронні повно-текстові версії матеріалів-посилань і друкують матеріали, які можуть бути доступні через WWW. Нарешті, деякі професійні групи почали забезпечувати інтерактивний доступ до журналів чи резюме статей. В кінцевому рахунку можливості нескінченні для тих, хто знає, як доступитися до системи.
Методи для адресації проекту поштової управлінської системи подібні до таких, які використовуються для управління даними і моделями. Зокрема, якщо ОПР мають доступ до адекватної системи електронної пошти, розробники СППР не повинні перепроектовувати систему, а скоріше, забезпечити зв'язки між цією системою електронної пошти і СППР. Якщо, однак, ОПР не мають доступу до адекватної системи електронної пошти, було б доцільно включити цю можливість в повний проект.
Адекватна система електронної пошти це та, яка має можливості, що роблять її корисною для прийняття рішень. Такі системи повинні мати доступ до стандартних можливостей електронної пошти, типу здатності індексувати повідомлення та відображати ці індекси, здатність реєструвати повідомлення, видаляти повідомлення, направляти повідомлення іншим зацікавленим особам, відповідати на повідомлення. Крім того, вони повинні мати легко і автоматично доступну записну книжку осіб та їх електронних адрес.
Щоб бути корисною в середовищі СППР, система електронної пошти потребує додаткових можливостей, які полегшують чи хоча б не перешкоджають використовувати системи електронної пошти для підтримки рішень. Одна з таких можливостей — автоматичне повідомлення системи користувачеві про доступність електронної пошти, незалежно від того, чи виконується якийсь інший додаток. Якщо автоматичне повідомлення не забезпечується, то користувач вимушений зупинити те, що він робить для того, щоб перевірити електронну пошту. За цих умов ОПР ймовірно не будуть використовувати електронну пошту, або, по крайній мірі, не будуть використовувати її ефективно. Звичайно, ОПР повинні бути здатні відключити функцію автоматичного повідомлення, коли вони не хочуть відриватися від поточних задач.
З цією можливістю пов'язана необхідність забезпечити систему фільтрації повідомлень, оскільки автоматичне повідомлення без механізму фільтрації може зробити систему електронної пошти більше дратуючою ніж корисною. Ясно, що швидке повідомлення про нетермінову інформацію не краще, ніж взагалі не мати повідомлення.
Проте якщо система електронної пошти повідомляє користувача тільки, тоді, коли повідомлення отримано від окремих осіб чи дискусійних груп, це може бути корисною інформацією. Так само, якщо фільтруюча система може читати тему повідомлення і переривати лише якщо прибула електронна пошта відносно певної теми чи переліку тем, то це буде корисно для ОПР. Крім того, така система фільтрації могла б відрізняти між повідомленнями ті, що є відповідями на запити ОПР і ті, які є новими повідомленнями, щоб надати пріоритети повідомлення про відповіді на поставлені користувачем питання.
Якщо система електронної пошти здатна визначити джерело повідомлення електронної пошти, порівнявши його з визначеним користувачем переліком джерел, і (або) визначити тему повідомлення і порівняти з визначеним користувачем набором тем, то вона буде «знати», які повідомлення важливі для ОПР, і відповідно до цього переривати його роботу. Наприклад, можна було б дозволити фільтрацію таким чином.
-
Дозволити переривання для повідомлень, в яких зустрічається будь-який із вказаних критеріїв.
-
Для будь-яких повідомлень від мого супервізора.
-
Для будь-якої відповіді на мій запит відносно бажаного розміщення підприємства.
-
Для будь-якого нового повідомлення від супервізора підприємства.
-
Для будь-якого повідомлення відносно можливостей бізнесу в Хорватії.
-
Реєструвати будь-які інші повідомлення, але не надсилати автоматичне переривання на них.
Наприклад, деякі ОПР можуть не хотіти, щоб які-небудь повідомлення переривали їх роботу коли отримуються. Цим ОПР слід дозволити, йдучи назустріч їх потребам, визначити, як би вони хотіли, щоб працювало автоматичне повідомлення. Наприклад, один ОПР міг би хотіти отримувати повідомлення лише на погодинній основі, в той час як інший може хотіти отримувати повідомлення після того, як надійшло 10 повідомлень електронної пошти (чи навіть після 10 повідомлень на одну тематику). Багато комерційно доступних систем обміну повідомленнями .електронної пошти включають можливості формувати подібні правила.