11.3.4. Підтримувальні засоби гсппр

Підтримка створення рішень. ГСППР повинна забезпечити як підтримку створення рішень так і підтримку самого процесу рішень. Підтримка прийняття рішень починається з можливос­тей, які вже були розглянуті стосовно всіх систем підтримки прийняття рішень. Тобто ГСППР має забезпечувати доступ до моделей і інструментальних засобів управління моделями, доступ

до даних та інструментальних засобів управління базою даних, пошту і інструментальні засоби управління поштою. Однак групи взагалі створюються, щоб розв'язати певні слабоструктуровані проблеми, часто з стратегічними або довго-терміновими значен­нями. Тобто ГСППР потрібно надати специфічну підтримку для генерації альтернатив і інтерпретації результату. Генерація аль­тернатив вимагає електронного інструментального засобу мозко­вого штурму, який записує дані ідей і коментує їх. До того ж, ін­струментальному засобу потрібно полегшити консолідацію ідей за рахунок допомоги чи членів групи чи людини-фасілітатора, щоб визначити спільні інтереси, спільні риси і/або зв'язки між ідеями. Ці засоби інколи відомі під назвою засобів аналізу питань (issue analyzer tools). Накінець, ГСППР потрібно полегшити іден­тифікацію зацікавлених сторін, припущень, які створюються у відношенні до них, і, роль, яку вони відіграватимуть у процесі. Генерація альтернатив, аналіз, і класифікація може в цілому бути важкими в груповому варіанті дій через те, що кожний хоче бра­ти участь відразу і через те, що учасники мають різні процеси мислення.

Інший шлях, яким ГСППР забезпечує підтримку рішення, є так звана «групова пам'ять.» Зокрема, це забезпечує електронний запис зборів (зустрічів), як в підсумованому, так і необробленому виразах. Це надає індивідам, котрі хочуть переглянути процес, доступ до принципів і альтернатив, які були визначені, а також до потоку інформації, яка обробляється групою. Іншими словами, індивід може не тільки дістати повне враження від зборів, й слі­дувати за обмінами, щоб визначити, як були отримані заключні позиції. Це відновлення процесу думки групи може допомогти індивіду зрозуміти «чому», яке передує «що», яке стало результа­том зборів. Це можна визначити, як «поділ інтерпретацій між ін­дивідами групи».

Деякими компонентами, необхідними, щоб підтримувати гру­пову пам'ять, є:

• доступ до широкої множини інформації, як зовнішньої так і внутрішньої для організації , також як і внутрішньої і зовнішньої до процесу групи;

• здатність легко здобувати інформацію, зберігати і інтегрува­ти інформацію, згенеровану груповими взаємодіями;

• підтримка використання як кількісних так і якісних моделей рішень і цілей;

• здатність підтримувати завантаження і впорядковування аль­тернатив, які були запропоновані для збереження в пам'яті групи.

Ці характеристики дозволять учасникам групи дослідити ін­формацію, доступну для групи, яка була згенерована групою без­посередньо чи готувалась ззовні і була представлена групі. На­приклад, учасники мають доступ до неопрацьованих даних, групову неявну оцінку доцільності, точності і важливості даних.

Ця інформація повинна бути досяжною для членів групи як обов'язкова основа. Учасники напевно повинні переглянути види діяльності, яка відбулась, якщо вони залишили конференцію, і яка повинна легко і швидко передаватись, якщо вони приєдну­ються до групової дискусії. Групова пам'ять повинна дозволяти учасникам групи переглядати результати попередніх зборів, які вони не змогли відвідати. Така характеристика буде мати конкрет­не значення у використанні ГСППР в реінжинірингу через те, що він полегшить інше членство і перехресну функціональну участь для тих, хто не міг бути присутній на зборах одночасно.

Конфігурація групової пам'яті також повинна забезпечувати перегляд того, що відбувається, навіть поки тривають збори. Це означає, що особа може залишити конференцію, засвоїти інфор­мацію в її власному темпі, і потім приєднатися до конференції. Така характеристика бере до уваги невідповідність у швидкості навчання та стилях навчання, не впливаючи на групову думку про учасника.

Існують технічні міркування, які пов'язані із забезпеченням потрібної групової пам'яті, особливо з погляду збереження ба­гатства інформації щодо дискусії. Проте коли все виконано пра­вильно, це може допомогти у встановленні фокуса завдання, і тим самим допомагати ефективності.

Підтримка процесу. Як було встановлено раніше, одне з ос­новних досягнень, передбачених технологією ГСППР — підтрим­ка процесу створення і вибору рішення. Дослідження продемон­стрували, що в більшості випадків використання ГСППР велики­ми групами приносить користь (від 8 до 22 учасників). Це є при­чиною, чому в традиційній, не-ГСППР установці, збільшення групи призводить до чималих негативних аспектів групової по­ведінки. Оскільки ГСППР впливає на негативні аспекти групової поведінки і робить групу більше ефективною у виконанні цілей, то значить в неї є серйозний вплив на великі групи. Це не є під­ставою сказати, що ГСППР не може бути ефективною допомо­гою в малих групах. Скоріше це означає, що негативні аспекти групової поведінки тут не так помітні, і тому їх відносний вплив не є таким же великим. Проте і для цього випадку ГСППР вклю­чає всі характеристики, які сприяють позитивним рисам групового прийняття рішення в разі одночасного зниження негативного впливу групової динаміки.

Важлива характеристика процесу ГСППР — технологія допу­скає велику гнучкість у визначенні зустрічей. Часто учасники групи не можуть відвідувати всі зустрічі. Цей аспект групових зустрічей є зростаючим феноменом, в той час коли різні особи, які мають різні обов'язки і плани, мусять збиратися разом, щоб працювати над проектами. Оскільки корпорації збільшуються, є ймовірним, що необхідна експертиза, щоб вирішити проблему чи завершити проект, стане недоступною в загальних приміщеннях. Якщо менеджери вищих рівнів включаються в проект, вони, ймо­вірно, повинні бути далеко від групи, щоб забезпечити потреби у своїх власних відділах.

ГСППР може розширюватись для використання в різних міс­цях і в різний час. Таким чином, дискусії і зустрічі по прийняттю рішень будуть заповнюватись «віртуальними групами». Учасни­ки можуть зустрічатися в той же самий час і на тому ж місці чи, як обговорювалось раніше, вони могли зустрітися в той же самий час, але в географічно інших позиціях, з'єднаних через організа­цію телеконференцій. З ГСППР вони можуть зустрітися на тому ж місці, але в різний час. Нарешті, ГСППР дозволяє групам зу­стрічатись в різний час і в різних місцях. Це розширення техно­логії буде означати, що кількість зустрічей один-на-один змен­шується, і збори не будуть заважати іншим приростам продук­тивності.

Друга характеристика процесу, що дозволяється ГСППР, це — характеристика анонімності. Зокрема, ця характеристика дозво­ляє учасникам групи висувати думки, забезпечувати аналіз чи віддавати свій голос, не відкриваючи свою ідентичність іншим учасникам групи. Характеристика анонімності забезпечує більш демократичний обмін інформацією, оскільки індивіди можуть оцінити інформацію за своїм власним розумінням, а не тому, що так здається більш доцільним з політичної точки зору. Якщо ав­тор пропозиції не відомий, то оцінка пропозиції не залежить від статуса автора, швидше визначається якістю самої ідеї. Ця харак­теристика більш важлива, коли група складається з індивідумів з значними розбіжностями в стані. На зустрічах, де очікується, що тиск буде високим, характеристика анонімності дозволяє отри­мувати найбільш відкриті внески, і значить більш високо цінить­ся. Є також можливість, що збереження анонімності внесків лік­відує особистісність процесу і дозволить фокусуватися таблично при аналізі проблеми.

В ГСППР може створюватися середовище, де учасники групи беруть участь однаково (рівноправні), а тому голосують своєю совістю і беруть участь більше, ніж вони змогли б це робити в некомп'ютеризованому середовищі, де їхні внески більш би лег­ко ідентифікувались, а отже, анонімність може закінчитись біль­шою згенерованою інформацією, кращим аналізом і, як резуль­тат, кращим створенням рішень.

Звичайно, ГСППР повинна також забезпечити засоби для го­лосування і ведення переговорів для групових зборів. Наприклад, ГСППР може містити електронну версію Robert's Rules of Order чи деякої іншої парламентської процедури або це може забезпе­чувати засіб для розробки та виклику правил для дискусії та го­лосування на зустрічі. «Інтелектуальний радник» — експертна сис­тема, яка може забезпечувати пораду щодо правил, які відносять­ся до конкретної ситуації. Підтримка голосування може включа­ти надання цифрового і графічного підсумку голосів та ідей. ГСППР може також включати програми для обчислення ваги в багатозначних проблемах прийняття рішень та метод Дельфі (Delphi) для прогресивного руху в напрямку досягнення консенсуса.

Інший ресурс, який може бути побудований в процесі зустрі­чі — використання допомоги фасилітаторів. Фасилітатор (стиму­лятор) — це особа (або особи), яка керує використанням ГСППР від початку планування до завершення сеансу створення групо­вого рішення, допомагає групі досягнути своїх власних результа­тів. Він може підвищити ймовірність, що зустріч принесе бажані наслідки. Іншими словами, якщо використовується фасилітатор, то тоді використовуються інструментальні засоби ГСППР, але сам процес не буде керуватися інструментальними засобами ГСППР. Фасилітатор повинен бути знавцем в експлуатації технології ГСППР, щоб досягнути мети групи; мати додаткові таланти, які повинні використовувати досить численні дисципліни. В іншому випадку група стане занадто сфокусованою на технологічних пи­таннях і не скористається багатством засобів при обговоренні теми.