9.2. Організація робіт, спрямованих на створення та впровадження інформаційних систем

Роботи зі створення та впровадження інформаційних систем можуть виконуватися за таких умов.

1. Організація, яка у своїй роботі не застосовує обчислюваль­ної техніки, приймає рішення про створення інформаційної авто­матизованої системи. Наприклад, організація купує обчислюва­льну техніку і має виконати роботи з проектування інформацій­ної системи в бухгалтерському обліку.

2. За наявності вже діючих інформаційних систем різного призначення потрібно створити нову інформаційну систему. На­приклад, існує інформаційна система в бухгалтерському обліку і створюється інформаційна система в маркетингу.

3. До вже існуючої інформаційної системи необхідно внести зміни у зв'язку зі змінами в законодавстві чи самому виробництві. Наприклад, до інформаційної системи в бухгалтерському обліку, яка забезпечує облік заробітної плати, необхідно внести зміни, пов'язані із зміною методики нарахувань за середнім заробітком.

4. Постає потреба поповнити функції, які реалізує діюча інфор­маційна система. Наприклад, до інформаційної системи обліку готової продукції необхідно внести кілька оперативних зведень для керівництва підприємства.

5. Постає потреба створити інформаційну систему на новій технічній або програмній основі. Наприклад, треба перевести на­рахування заробітної плати з програм, які працюють з локальни­ми базами даних, на програми, що працюють за технологією «клієнт—сервер».

У всіх перелічених випадках можуть виконуватися всі стадії, які передбачені державним стандартом зі створення інформацій­них систем. Але за погодженням із замовником деякі стадії та ета­пи можуть не виконуватися. Розглянемо ситуації, коли це можливо.

Зміни до існуючої інформаційної системи можуть вноситися під час її супроводження. У такому разі в робочому порядку вно­сяться зміни до програми та системної документації, складається акт про виконані роботи.

Якщо зміни до діючої інформаційної системи вносяться тоді, коли її не супроводжують, то роботи із внесення змін можуть по­чинатися з робочої документації. У міру внесення змін до робо­чої документації можуть вноситися зміни й до технічного проек­ту. Така робота найчастіше може бути виконана розробниками інформаційної системи. Коли зміни вносять проектувальники, які не створювали інформаційної системи, то роботи починаються з обстеження або ескізного проекту. Потім коригується робоча до­кументація та вносяться зміни до технічного проекту.

Так само як до інформаційної системи вносяться зміни, мо­жуть поповнюватися її функції.

Для організації робіт у такому разі потрібно укласти договір з організацією, яка вноситиме зміни. У договорі обумовлюються етапи, за якими це має робитися, та документація, на підставі якої виконані роботи здаються замовникові.

Під час створення нових інформаційних систем проектні ро­боти виконуються залежно від договору з розробником системи. Для цього керівництво організації, для якої створюється система, має видати відповідний наказ, зазначивши терміни створення ін­формаційної системи та назвавши відповідальних осіб з боку організації-замовника для консультацій розробників, контролю за своєчасністю виконання робіт тощо. Розподіл обов'язків між за­мовником та розробником визначається договором.

Може створюватися нова унікальна система або система, яка має бути органічно пов'язана із іншими інформаційними систе­мами, що вже експлуатуються. У такому разі розробка системи починається «з нуля», роботи, які необхідно виконати, мають ви­конуватись у повному обсязі згідно з державним стандартом. Тер­мін такої роботи може бути значним (до кількох років). Виконан­ня робіт відповідно до стандартів дасть змогу замовникові про­контролювати хід проектної розробки, а проектувальникові ви­конувати роботи поетапно, регулярно одержуючи платню.

Інформаційна система може створюватися на основі готових типових програмних засобів, що орієнтовані на деяку предметну область. Програмні засоби можуть просто продаватися розроб­ником або його представником. У такому разі роботи із упрова­дження інформаційної системи мають бути виконані лише в одну стадію — введення в експлуатацію. Ці роботи повністю виконує сам замовник. Для визначення придатності для використання придбаних програмних засобів потрібна експертиза. Експертизу провадять або спеціалісти організації, що купує програми (тоді експертиза стосується повноти виконуваних функцій), або сто­ронні особи — фахівці з обчислювальної техніки або тієї чи ін­шої галузі економіки. На підставі висновків експертизи прийма­ється рішення про закупівлю програм, видається наказ про зміну технології роботи на окремих ділянках та визначення відповіда­льних за впровадження нової технології.

Якщо готові програмні засоби не лише продаються, а й прив'я­зуються до особливостей конкретного об'єкта, то роботи почи­наються з обстеження, після чого вносяться зміни до робочої до­кументації і система вводиться в експлуатацію. За погодженням із замовником йому передається лише робоча документація або її частина. Для виконання таких робіт укладається договір між замовником та розробником і видається наказ про створення інфор­маційної системи.

Іноді роботи зі створення інформаційної системи або внесення змін до неї виконуються силами фахівців організації, де функціо­нує або функціонуватиме ця система. Найчастіше це відбувається на великих промислових підприємствах або в організаціях, де іс­нують спеціалізовані підрозділи, які пов'язані з використанням обчислювальної техніки (обчислювальні центри). У межах таких підрозділів є відділи супроводження інформаційних систем або їх розробки. Працівники таких відділів виконують роботи згідно з планами або завданнями, які погоджуються з керівництвом під­розділу чи відділу. Роботи зі створення інформаційних систем або внесення змін до них у такому разі можуть без додаткового нака­зу включатися у плани робіт аналогічних відділів. Накази про впровадження інформаційної системи видаються лише після ви­конання проектних робіт у повному обсязі.

Дії з переведення розрахунків на нову технічну або програмну основу залежать від того, як такий перехід відбудеться — шля­хом індивідуальної розробки чи шляхом закупівлі готових про­грам і технічних засобів.