5.2. Інвентаризація в системі бухгалтерського обліку, порядок її проведення та відображення результатів

Одним із основних методів бухгалтерського обліку є інвентаризація. Вона проводиться з метою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та звітності на підприємствах.

Інвентаризація — це спосіб виявлення фактичної наявності та стану цінностей на певну дату шляхом реєстрації, вимірювання, зважування і т.д. з подальшим порівнянням отриманих даних із даними бухгалтерських записів.

Основними цілями інвентаризації є :

– виявлення фактичної наявності майна;

– перевірка повноти відображення в обліку зобов’язань;

– співставлення фактичної наявності майна із даними бухгалтерського обліку.

За часом проведення інвентаризації поділяють на періодичні та разові (річні).

Періодичні проводяться, як правило, з ініціативи власника, керівника постійнодіючою інвентаризаційною комісією.

Разові інвентаризації, як правило, є річними і проводяться перед складанням річної звітності в листопаді - грудні поточного року.

За обсягом охоплення інвентаризації поділяють на повні і часткові.

Повні інвентаризації охоплюють все майно підприємства та стан зобов’язань.

Часткові інвентаризації охоплють окремі види майна або зобов’язань.

Для проведення інвентаризації керівник підприємства наказом призначає інвентаризаційну комісію. В наказі зазначають терміни проведення інвентаризації. Керівництво комісією здійснює сам керівник, або його заступник. До складу інвентаризаційної комісії обов’язково має входити головний бухгалтер або представник бухгалтерії.

Існують випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, а саме:

а) при переданні майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство;

б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов’язань, інвентаризація яких проводилася після 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів може проводитись один раз у три роки, а бібліотечних фондів — один раз у п’ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб;

г) при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

д) за приписом судово-слідчих органів;

е) у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха;

є) при переданні підприємств та їх структурних підрозділів;

ж) у разі ліквідації підприємства.

До початку інвентаризації комісія повинна отримати від матеріально-відповідальної особи розписку про те, що в бухгалтерію передані усі прибуткові та видаткові документи і що немає жодних неоприбуткованих або не виданих матеріальних цінностей. На момент інвентаризації потрібно зробити усі необхідні записи по рахунках і вивести залишки на дату її проведення. Усі операції, пов’язані з рухом матеріальних цінностей, повинні бути припинені.

Отримані дані під час інвентаризації, вносяться в спеціальні документи — інвентаризаційні описи, в яких зазначають найменування і кількість цінностей. Описи складають окремо по кожній матеріально-відповідальній особі та місцем зберігання і підписуються усіма членами комісії. Після цього, оформлені описи здають до бухгалтерії, де результати інвентаризації зіставляють з обліковими даними у порівняльній відомості.

Унаслідок такого зіставлення може бути виявлено:

відповідність фактичних даних і бухгалтерських записів;

вартісна оцінка фактичного залишку менша від облікового — недостача;

вартісна оцінка фактичного залишку більша від облікового — надлишок;

Виявлені при інвентаризації розбіжності регулюються в наступному порядку:

основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти, інше майно, що виявилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню (узяттю на облік) та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності або збільшення фінансування з подальшим встановленням причин виникнення надлишку і винних у тому осіб;

нестачу цінностей у межах затверджених норм списують за рішенням керівника підприємства на витрати виробництва, обігу або на зменшення фінансування. Норми природного зменшення можна застосовувати лише в разі виявлення фактичних нестач;

понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди;

понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей оформляються протоколом та затверджуються керівником підприємства.