Умови відбору записів

Умовою відбору є вираз, що складається з операторів порівняння й операндів, які використовуються для порівняння. У якості операндів виразу можуть використовуватися: літерали, константи, ідентифікатори (посилання).

Літералом є значення, яке сприймається буквально, а не як значення змінної чи результат обчислення, наприклад, число, рядок, дата.

Константою є значення, що не змінюються, наприклад, True, False, Так, Ні, Null (константи автоматично визначаються в Access).

Ідентифікатор являє собою посилання на значення поля, елемент управління чи властивість. Ідентифікаторами можуть бути імена полів, таблиць, запитів, форм, звітів і т.д. Вони повинні записуватися у квадратних дужках. У багатьох випадках Access робить автоматичну підстановку дужок. Якщо необхідно вказати посилання на поле в конкретній таблиці, формі, звіті, то перед ім'ям поля ставиться ім'я таблиці, також взяте в квадратні дужки і відділене від імені поля знаком оклику. Наприклад, [Ім'я таблиці]![Ім'я поля].

У виразі умови відбору допускається використання операторів порівняння і логічних операторів: =, <, >, <>, Between, In, Like, And, Or, Not, що визначають операцію над одним чи декількома операндами. Якщо вираз в умові відбору не містить оператора, то за замовчуванням використовується оператор =.

Текстові значення у виразі беруться в лапки, якщо вони містять пробіли чи розділові знаки. У противному випадку лапок можна не ставити, вони будуть додані автоматично.

Допускається використання операторів шаблона — зірочка * і знак питання ?.

Оператор Between дозволяє задати інтервал для числового значення. Наприклад,

Between 10 And 100

задає інтервал від 10 до 100.

Оператор In дозволяє виконати перевірку на рівність будь-якому значенню зі списку, що задається в круглих дужках. Наприклад,

In ("Математика", "Інформатика", "Історія")

Оператор Like дозволяє використовувати зразки, що використовують символи шаблона, при пошуку в текстових полях. Наприклад,

Like "Іванов*"

Умови відбору, задані в одному рядку, зв'язуються за допомогою логічної операції "И", задані в різних рядках —  за допомогою логічної операції "ИЛИ". Ці операції можуть бути задані явно у виразі умови відбору за допомогою операторів AND і OR відповідно.

Сформувати умова відбору можна за допомогою “Построителя выражений”. Перейти у вікно “Построитель выражений” можна, натиснувши кнопку “Построить” на панелі інструментів, чи вибравши команду “Построить” в контекстно-залежному меню. Курсор миші повинний бути встановлений в комірці введення умови відбору.

Після уведення виразу в бланк і натискання клавіші Enter Access виконує синтаксичний аналіз виразу і відображає його відповідно до результатів цього аналізу.

Поля що обчислюються

У запиті над полями можуть виконуватися обчислення. Результат обчислення утворить поле, що обчислюється, у таблиці, яка створюється по запиту. При кожнім виконанні запиту виконується обчислення з використанням поточних значень полів.

При обчисленнях можуть використовуватися арифметичні вирази й вбудовані функції Access. Вирази вводяться в бланк запиту в порожню комірку рядка Поле. . У цій комірці після натискання клавіші Enter чи переводу курсору в іншу комірку формується ім'я поля “ВыражениеN”, де N — ціле число, що збільшується на одиницю для кожного нового створеного поля, що обчислюється, в запиті. Ім'я поля, що обчислюється, виводиться перед виразом і відокремлюється від нього двокрапкою. Наприклад,

“Выражение1”: [Ціна]*[Кількість],

де Ціна і Кількість — імена полів.

Ім'я поля, що обчислюється, — “Выражение1”— стає заголовком стовпця в таблиці з результатами виконання запиту. Це ім'я можна змінити.

У Access є вбудовані функції, які можна використовувати в полях, що обчислюються, наприклад, функція Date формує поточну дату; функція DLookup повертає значення конкретного поля з запису зв'язаної таблиці, що не бере участі у запиті; статистичні функції над полями підмножини записів, що обчислюють середнє значення, суму, мінімальне, максимальне значення.

Для полів, що обчислюються, допускається сортування, завдання умов відбору і розрахунок підсумкових значень, як і для будь-яких інших полів.