5.3. Projektstrukturplan & Projektablaufplan

Dieser Plan (PSP) enthält die Auflistung von Aktivitäten, die hierarchisch geordnet sind, d.h. Haupt- und Teilaufgaben. Hier muss man die sogenannten Schlüsseletappen – zentrale Tätigkeiten, die für den Projekterfolg wichtig sind.

Projektstrukturplan

PROJEKT

Ebene 1

Schlüsseletappe 1 Schlüsseletappe 2 Schlüsseletappe 3

Ebene 2 Ebene 2 Ebene 2

Ebene 3 Ebene 3 Ebene 3

Projektablaufplan (PAP)

So müssen Sie vorgehen:

• jede Tätigkeit, die im Laufe des Projektes anfällt, auf einem Zettel notieren

• die Logik des Projektes auf einem grossen Blatt Papier notieren

• linke Seite mit einem grossen „A“ für „Anfang des Projekts“ und die rechte Seite mit „E“ für „Ende des Projektes“

• Zettel mit der ersten Aufgabe (erster Schlüsseletappe) in die Nähe von „A“ kleben. Nächste Tätigkeit, die daran anknüpft, rechts neben die erste Schlüsseletappe

• Auf diese Weise fortfahren, sich von links nach rechts bewegen, vom Anfang, bis Ende

• die Reihenfolge der Notizzettel durchgehen und Position jedes Zettels überprüfen

• wenn die Reihenfolge logisch ist, die Zettel miteinander ducrh Pfeile verbinden, um die Abhängigkeiten zu verdeutlichen

• überprüfen, ob jeder Zettel einen eingehenden Pfeil als INPUT und einen ausgehenden Pfeil als OUTPUT hat

• nochmals die Logik des Projektes überprüfen, indem man sich rückwärts, vom Endpunkt aus bewegen

• Frage „was muss als letztes gemacht werden?“ und dann „was muss davor getan werden?“. Die Fragen wiederholen, bis man am Anfangspunkt angekommen ist.

PAP basiert auf dem PSP und gibt zusätzlich noch die Abhängigkeiten der Aufgaben voneinander.

5.4. Projektumfeldanalyse

Fragen zur Analyse

• Wer trägt zum Gelingen des Projekts bei?

• Von wem hängt der Projekterfolg ab?

• Wann ist das Projekt ein Erfolg?

• Wann ist das Projekt ein Misserfolg

• Welchen Nutzen hat das Projekt aus der Sich von...?

• Welchen Beitrag muss ... leisten, damit Projekt erfolgreich ist?

• Was braucht er/sie dazu?

• Was hat er/sie davon?

• Wer/was kann Projekt zum Scheitern bringen?

Erstellung einer Umfeldanalyse

• Auflistung aller relevanten Umfelder

• Differenzierung je nach Bedeutung fürs Projekt

• Beschreibung der Beziehung zwischen den Umfeldern und dem Projekt aus der Sicht des jeweiligen Umfelds ( + = gut; - =Bedenken; ?? = ambivalent)

• Entwicklung von Strategien und Massnahmen für diese Umfelder

5.5. Projektbeurteilung

Projektvorschlag

• Zieldefinition

• Zielgruppe

• Abgrenzung (thematisch, zeitlich, organisatorisch)

• Evaluation (wie erkenne ich, dass Projektziel erreicht wurde)

Projektbericht (Dokumentation)

• Aufbau des Projektes

• Teilschritte dokumentieren

• Beginn und Ende vorhanden

• Zeitplan

• Rahmenbedingungen

• Struktur des Berichtes (inhaltliche /organisatorische Ebene)

Evaluation

• Wurde das Projektziel erreicht?

• Welcher Nutzen ist für wen entstanden?

• Schlussfolgerungen

• Welche Projektziele konnten nicht erreicht werden?

• Was hat zu einem Misserfolg beigetragen?

Formales

• Präsentation und Diskussion des Projektes

• Abgabe einer schriftlichen Dokumentation

Fachjargon

Die gebräuchslichsten Ausdrücke:

Aufgabe Arbeit, die von einer Person erledigt wird

Tätigkeit(en) eine Reihe zusammenhängender Arbeiten, die verschiedene Aufgaben enthalten und von einer oder mehreren Personen erledigt werden

Schlüsseletappe eine besondere Tätigkeit, die oft aus einer Anzahl mehrerer Tätigkeikeiten besteht

Abhängigkeit logische Verbindung zwischen Tätigkeiten, bei denen der Input einer Tätigkeitdirekt vom Output einer anderen abhängt

Projektstrukturplan

(PSP) graphische Darstellung aller Tätigkeiten

eines Projekts mit Aufgabenlisten für jede Schlüsseletappe

Projektablaufplan

(PAP) eine Graphik aller Schlüsseletappen eines Projektes, in der ihren Abhängigkeiten dargestellt sind

Ressource Person mit der Verantwortung dafür, daß eine bestimmte Arbeit rechtzeitig erledigt wird

Auftraggeber jemand, der Interesse am Gelingen des Projektes hat: die Kunden, Finanzabteilung, andere Manager etc.

Quellennachweis:

1. Bernstein D. Die Kunst der Präsentation. Campus Verlag. Frankfurt/M. 1992

2. Buzan T. Das Mind-Map Buch.

3. Hierhold E. Sicher präsentieren – wirksam vortragen. Wien. Ueberreuter Verlag, Wien, 1994.

4. Knill M. Natürlich, zuhörerorientiert, inhaltzentriert reden. SVSF Verlag, Hoelstein, 1991.

5. Scheler U. Informationen präsentieren. Gabal Verag. Offenbach, 1995

6. Svantesson I. Mind Mapping und Gedächtnistraining.

7. Vogel U. Erfolgreich lehren. IPZ Consult Halle. Stuttgart, 2002

8. Young T. 30 Minuten zum erfolgreichen Projektmanagement. Gabal Verlag. Offenbach, 1998

9. Zingel. H. Grundzüge des Projektmanagements. 2004.

10. Job Profi. Ihr Begleiter bei Stellensuche und Bewerbung. Bundesanstalt für Arbeit, Nürnberg, 2003.

11. Kleines Lexikon der Gesprächstrategien. Langenscheidt Verlag, 2001.

12. Projektmanagement Lexikon. München, 2005.

13. Markt/Materialien aus der Presse. Goethe-Institut. Ausgabe 17. 2000

14. Markt/Materialien aus der Presse. Goethe-Institut. Ausgabe 29. 2003

15. Markt/Materialien aus der Presse. Goethe-Institut. Ausgaben 30, 32. 2004

Web-links

www.lehrer-online.de/dyn/283348 .htm

www.lehrer-online.de/dyn/358510 .htm

www.mind.map.de

www.mind.map.at

www.projektmagazin.de

www.goethe.de/markt

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